1.3 Методика розробки програм розвитку підприємств

Програма розвитку підприємства представляє собою планування організацією ефективних шляхів і засобів досягнення цільових орієнтирів економічного розвитку підприємства, на основі реалізації науково-дослідних, виробничих, соціально-економічних, організаційно-господарських, фінансових заходів.

Управлінці підприємства, спочатку розробляють технічне завдання на формування програми розвитку, здійснюють управління виконавцями програми розвитку підприємства, забезпечують ефективне використання коштів, які було виділено на реалізацію програми розвитку підприємства.

На першому етапі розробляється концепція реалізації програми, в якій формулюються основні цілі і завдання, обгрунтовуються етапи і найбільш ефективні напрями її реалізації, а також визначаються необхідні обсяги ресурсів.

Програма затверджується керівником підприємства. Типова структура програми підприємства (організації ) включає:

характеристику проблеми ;

основні цілі і завдання;

систему заходів;

ресурсне забезпечення;

механізм реалізації;

організаційний аспект;

способи управління та контролю за ходом реалізації програми;

оцінку очікуваної ефективності.

Розробці програм передує відбір цілей, що включає обгрунтування необхідності їх вирішення.

Програми повинні містити наступні етапи:

1. Формування цілей і завдань програми.

На даному етапі документально розробляються і затверджуються основні принципи застосування технологій виробництва на підприємстві, формулюються цілі та завдання програми, а також визначаються:

цілі реалізації програми впровадження методів та інструментівдіяльності;

втрати в структурних підрозділах підприємства;

бізнес- процеси підприємства,

їх специфіка та типові позиції виникнення витрат;

методи мотивації персоналу за участь у програмі.

Структура програми складається з таких основних підрозділів:

найменування програми (вказується найменування програми підприємства);

період реалізації проекту (у даному розділі зазначаються найменування, дата початку реалізації і планована дата закінчення реалізації програми);

підстави для виконання програми (вказується документ, на підставі якого прийнято рішення про розробку програми);

мета проекту («дерево цілей»): за програмою визначається генеральна мета, яка обєднує цілі першого, другого і наступних рівнів. При формулюванні цілей необхідно зберігати принцип вимірності.

Результатом робіт на даному етапі є затверджені плани тиражування принципів діяльності в підрозділах підприємства.

2. Організація виконання програми. Даний розділ складається з наступних підрозділів:

- формування команди проекту і робочих груп впровадження основних завдань програми. На цьому етапі визначаються відповідальні особи за реалізацію програми на підприємстві (організації), включаючи:

робочу групу програми (у неї мають бути включені представники всіх підрозділів підприємства, що задіяні у програмі;

оперативні робочі групи структурних підрозділів підприємства (організації), включаючи майстрів ділянок, начальників цехів, технологів, постачальників, економістів, фахівців з якості під керівництвом начальника, заступника начальника, головного інженера структурного підрозділу підприємства.

Результатом робіт є створення організаційної структури управління програмою.

3. Оцінка і вибір обєктів програми.

На даному етапі, якщо це виробниче підприємство, проводиться визначення діючої і планованої номенклатури виробництва, її структури та обсягів.

Початком робіт у кожному структурному підрозділі підприємства повинен бути опис існуючого становища.

Виявлені втрати, їх джерела та можливості їх усунення повинні стати основою для:

побудови карти майбутнього стану потоку створення цінності;

планування заходів щодо переходу від поточного стану до майбутнього.

За результатами оцінки втрат оцінюється пріоритетність впровадження програми розвитку підприємства. Потім визначаються типові проблеми організації та взаємодії, проводяться моніторинг показників процесів реконструкції та аналіз причин виникнення виявлених витрат.

При виборі обєктів необхідно також враховувати психологічну та технічну готовність структурних підрозділів організації до впровадження елементів програми.

Результатом даного етапу є звіт з оцінкою і аналізом витрат, пріоритетність структурних підрозділів підприємства для впровадження програми розвитку, напрямки поліпшення діяльності підприємства.

4. Формування та затвердження регламенту управління програмою, визначення необхідних ресурсів.

На даному етапі проводиться обгрунтування системи заходів, необхідних для досягнення цілей програми, адресність цих заходів, формування календарних планів їх реалізації, регламенту управління програми.

Пріоритетність реалізації заходів визначається за допомогою:

порівняння кількісних показників ефективності;

виміру вкладом у досягнення показників мети;

експертного методу.

В результаті всі заходи виявляються ранжирувані за важливістю щодо конкретних цілей. При розподілі ресурсів в першу чергу забезпечуються ними найбільш важливі заходи, а інші - по мірі знаходження додаткових коштів.

Структуризація програми, визначення підпрограм, окремих проектів і пілотних проектів з визначенням набору першочергових проектів, їх виконання розподіляються по роках реалізації програми з урахуванням значущості для кінцевого результату та наявних ресурсів.

Проводиться також оцінка ресурсів, необхідних для виконання проектів, та визначення можливих джерел фінансування та умов їх надходження (власні / позикові кошти, державна підтримка тощо).

Доцільно організувати на підприємстві навчання менеджерів проектів, програми, підпрограм.

Визначається взаємодія між учасниками програми, форми звітності про виконання програми, повноваження та функціональні обовязків робочих груп.

У регламенті управління програмою визначаються:

структура , склад і календарний план виконання робіт по програмі;

регламентується взаємодія робочих груп програми;

порядок виконання і приймання робіт програми;

порядок звітності про виконання програми (проміжні, підсумкові звіти);

порядок коригування програми;

ресурсне забезпечення виконання програми (трудові ресурси, обладнання, бюджети);

інші аспекти виконання програми.

Результатом даного етапу є прийнятий регламент управління програмою.

5. Формування і реалізація програми.

Метою даного етапу є впровадження програми розвитку підприємства, а також:

обробка організаційних механізмів таких , як формування робочих груп і команд впровадження, вибір показників і постановка цілей, досягнення яких буде відслідковуватися в ході виконання робіт;

створення навичок впровадження та напрацювання практичного досвіду в застосуванні інструментів впровадження програми розвитку.

Результатом даного етапу є визначення ресурсів для реалізації проекту, перелік впроваджуваних інструментів, параметри вирівнювання виробничих потоків, технологічне планування, інструкції, перелік додаткового оснащення та обладнання, рекомендації щодо організації та планування виробництва, рекомендації з організації робочих місць, тощо.

6. Навчання персоналу робочих груп.

На даному етапі проходить навчання персоналу робочих груп принципам, методам, інструментам нової програми розвитку підприємства, стратегії діяльності.

Цей етап дозволить більш ефективно впроваджувати програму розвитку на рівні керівництва ( центрального апарату), та для підтримки впровадження методів та інструментів у вибраних департаментах з метою скорочення часу впровадження та підвищення ефективності впровадження, а також в цілому для підвищення ефективності робіт та отримання більшої віддачі (найкращих результатів).

Навчання має проводитися за відповідним робочим групам і зачіпати питання впровадження розробленої програми розвитку підприємства.

7. Контроль і приймання робіт .

Необхідно здійснювати поза програмний контроль за ходом і результатом виконання програми, щоб своєчасно внести до неї корективи, проводити приймання кожного закінченого проекту, підсистеми, кожної черги програми, зіставляючи отримані результати з заданими цілями і проектом.

На даному етапі виконується проведення аудитів проектів, спрямованих на виявлення відповідності вимогам, що предявляються до проектів, і планової документації проекту для прийняття своєчасних і обгрунтованих управлінських рішень щодо реалізації проектів та управління ними.

У ході виконання робіт може бути розроблений стандарт за якістю встановлює вимоги до оцінки і аудиту проектів в ході їх реалізації, сприяє прийняттю рішень по проекту в частині здійснення коригувальних та запобіжних дій за проектом, переходу на наступні етапи / фази проекту, припинення / призупинення проекту та інші.

Стандарт з якості повинен визначати:

вимоги до кваліфікації і навичкам аудиторів проектів;

порядок планування аудитів проектів;

порядок ідентифікації контрольних точок (точок проведення оцінки) проекту;

порядок визначення критеріїв оцінки проекту по контрольних точках;

порядок збору, систематизації та підготовки вхідних даних для проведення аудиту та оцінки проекту;

вимоги до аналізу вхідних даних;

порядок оцінки проекту за обраними критеріями для даної контрольної точки;

порядок документування результатів аудитів проектів та їх подання керівництву;

ідентифікацію причин і факторів, що вплинули на отримання негативних результатів;

коригувальні дії , виконання яких дозволить усунути або компенсувати негативний результат і продовжити реалізацію проекту.

Результатом даного етапу є аудиторський звіт про виконання програми підприємства.

8. Оцінка ефекту від реалізації програми розвитку.

Метою даного етапу є забезпечення уніфікованої кількісної оцінки і можливості оцінки економічного ефекту впровадження програми розвитку підприємства.

У ході виконання етапу повинен бути розроблений алгоритм розрахунку і оцінки ефекту від впровадження програми у звітному періоді , у тому числі:

оцінки фактичного (за звітний період) і потенційного (на період до трьох років) ефекту , заснованої на розроблених методиках оцінки та аналізу витрат в структурних підрозділах підприємства;

оцінки фактичної (за звітний період) і планованої (на період до трьох років) ефективності впровадження програми, заснованої на співвідношенні ефекту і витрат на впровадження основних положень розробленої програми розвитку підприємства.

Для цілей оцінки ефективності програми повинен бути передбачений алгоритм обліку витрат на реалізацію програми.

Повинна бути передбачена як загальна оцінка ефективності програми, так і деталізація оцінки ефективності по окремих структурних підрозділах підприємства.

Для цілей виконання етапу необхідно встановити єдині форми звітності структурних підрозділів підприємства ( організації) про хід впровадження програми розвитку. Приблизний склад звітності включає:

звіт про виконання заходів програми , запланованих на звітний період;

оцінку витрат в структурному підрозділі підприємства ( організації ) на початок звітного періоду;

оцінку витрат в структурному підрозділі підприємства (організації) на кінець звітного періоду;

оцінку ефекту від впровадження програми розвитку в натуральних, обємних, а також у грошових показниках;

оцінку витрат на реалізацію заходів програми в структурному підрозділі підприємства (організації);

методичні матеріали (нормативні документи, методики, схеми, форми, навчальні матеріали тощо) - для розміщення в базі типових рішень;

Результатом даного етапу є затверджена оцінка економічного ефекту впровадження програми розвитку підприємства і звіти про результати впровадження програми.

Розділ 2