1.3 Принципи оптимізації управління запасами в комерційній діяльності торгово-посередницьких підприємств

В розвинених країнах управління товарними запасами базується на використанні потужних інформаційних технологій, що дозволяють практично щодня спостерігати їхній стан і динаміку, автоматично здійснювати розміщення замовлень через компютерну мережу і поповнювати запаси до оптимального рівня. Найбільш розповсюджені системи управління запасами, що засновані на використанні моделі EOQ, засобу червоної лінії, двохсекторного засобу. В останній час отримав розповсюдження метод управління запасами по принципу Just-In-Time. При цьому повнота і вірогідність інформаційної бази забезпечується за рахунок автоматизації обліку і використання міжнародної системи кодування товарів.

Загальний принцип, на якому засновані всі системи управління запасами - це взаємозвязок вхідних і вихідних параметрів, що зазначені на схемі рис 1.3.

Рис.1.3. Система управління запасами [13]

Такі системи створюються для найбільш ефективного рішення наступних проблем:

- Реальної оцінки поточного стану запасів;

- Встановлення необхідних термінів розміщення замовлень;

- Визначення доцільного обсягу партії товарів, що замовляється;

- Визначення необхідного обсягу страхових запасів;

- Оцінка витрат управління запасами і засобів їх мінімізації.

Перша проблема вирішується шляхом використання систем контролю рівня запасів, що забезпечують управлінські потреби оперативною інформацією про динаміку їхньої реалізації і поточного стану.

Системи контролю рівня запасів

Існуючі системи контролю рівня запасів варіюють від найбільш простих до достатньо складних в залежності від розміру підприємства, політики і технології менеджменту, обсягу, видів і інших особливостей запасів.

Однім з розповсюджених виглядів систем контролю рівня запасів є системи, засновані на застосуванні засобу червоної лінії. Суть засобу полягає в фіксації граничного кордону, нижче якого рівень запасів не повинен опускатися. При досягненні цього кордону відбувається автоматичне розміщення нового замовлення.

Другий тип систем контролю заснований на використанні двохсекторного засобу, в відповідності з яким запаси для зберігання містяться в двох секторах - робітничому і резервному. Коли запаси робітничого сектора вичерпані, включаються два процесу - поповнюється робітничий сектор за рахунок резервного, і розміщається нове замовлення.

Широке розповсюдження в розвинених країнах отримав класифікаційний підхід до управління запасами (ABC system). Його ідея полягає в використанні класифікації запасів і виділенні трьох груп - А, В, і С, в залежності від ступеня впливу даного виду запасів на зростання товарообороту підприємства. До групи А відносять запаси, реалізація яких вносить найбільший вклад в обсяг товарообороту в грошовому вираженні. До цієї групи відносяться запаси, що забезпечують 70% обсягу реалізації. Як правило, це найбільш дорогі товари, і їхня питома вага в обсязі запасів в натуральному вираженні не перевищує 10%. Запаси цього вигляду вимагають особливої уваги менеджерів і використання кількісних засобів і моделей для оптимізації прийняття рішень. До групи В відносять запаси середнього рівня важливості, що забезпечують 20% обсягу реалізації підприємства. Їхня питома вага в натуральному вираженні, як правило, складає біля 20%. Вибір засобів управління запасами групи В повинен бути заснований на зіставленні витрат на управління і економічного ефекту від їхнього використання. Товарні запаси, реалізація яких має незначний вклад в обсяг товарообороту, порядку 10%, відносять до групи С. Достатньо часто вони складають значну частину в обсязі запасів в натуральному вираженні, - біля 70%. До управління запасами групи С недоцільно застосовувати складні кількісні методи управління, бо при цьому, витрати на управління можуть бути більше економічного ефекту від їхнього використання. Принцип класифікації запасів на групи за їх важливістю для підприємства наведений в таблиці 1.2.

Таблиця 1.2

Класифікація запасів (АВС system) [15]

Відносно новим підходом до управління запасами, є принцип управління Just-In-Time ("просто вчасно"). Цей підхід вперше був використаний японськими корпораціями, а після цього знайшов розповсюдження в всьому світі. Основна ідея полягає в тому, що запаси практичні не створюються, а процес доставки товарів постачальниками жорстко погоджений з технологічним процесом на підприємстві. В нинішній час такий підхід ефективно використовується компаніями Toyota, General Motors і багатьма іншими. Замовлення розміщуються з інтервалом 3-4 години і негайно реалізуються постачальниками. Ця система дозволяє отримати значний економічний ефект за рахунок доведення витрат зберігання до нуля. Однак, високий рівень вимог до точності функціонування системи постачань і ризик можливих помилок, що призведуть до порушенню технології, не дозволяє використати цей підхід в країнах з нерозвинутою інформаційною і комунікаційною інфраструктурою.

Управління більшістю торговельних компаній розвинених країн заснова-не на використанні компютерної технології. Системи управління включають автоматизовану систему обліку запасів і розміщення замовлень у постачальни-ків. Рух кожної одиниці товарів, з допомогою магнітного штрихового кодуван-ня, відбивається в базі даних, що охоплює інформацію по всій торговій мережі компанії. Система управління базами даних дозволяє постійно оновлювати інформацію про стан запасів, при досягненні крапки замовлення, автоматично розміщувати замовлення через компютерну мережу і враховувати інформацію про поповнення запасів. При цьому, інформація про реалізацію товарів надто-дить в систему управління товарними запасами, дебіторською заборгованістю і грошовими засобами і обробляється на основі вбудованого в систему модель-ного інструментарію.

Базова модель оптимального рівня запасів.

Ідея використання базової моделі EOQ (Economic Ordering Quantity), тобто, моделі оптимального рівня запасів, полягає в визначенні такого рівня запасів, підтримання якого мінімізує сукупні витрати на управління ними. При цьому, сукупні витрати розбиваються на три однорідні групи: витрати зберігання, витрати, повязані з формуванням запасів і витрати, що виникають внаслідок недоліку товарних запасів. В таблиці 3 більш детально подана ця класифікація, а також вплив, який здійснює збільшення рівня запасів на поведінку витрат кожної групи.

Зростання рівня запасів супроводжується збільшенням витрат зберігання в прямопропорційній залежності (пряма А на рис.1.4), бо росте обсяг капіталу, імобілізованого в запаси, складські витрати, витрати, повязані з старінням і псуванням товарів.

Рис.1.4. Залежність рівня витрат від обсягу товарних запасів.

На другу і третю групу витрат збільшення рівня запасів справляє протилежну дію і веде до їхнього зниження за рахунок ефекту економії від масштабу діяльності, використання оптових знижок постачальників, відвертання дефіциту товарних запасів і зниження рівня обслуговування клієнтів при коливаннях попиту. При цьому, темпи зниження витрат зменшуються з зростанням рівня запасів. Закон зменшення витрат управління запасами, які відносяться до другої і третьої групи, описується кривої гіперболічного вигляду (крива В на рис. 1.4).