1.2 Обзор информационных технологий управления

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

* областью функционирования предприятия или организации;

* типом предприятия или организации;

* производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

* принятой моделью управления организацией или предприятием;

* новыми задачами в управлении;

* существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Частью общего управления финансами являются автоматизированные системы управления (АСУ), базирующиеся на использовании экономико-математических методов и электронно-вычислительной техники. Перестройка управления финансами расширяет возможности применения АСУ, повышает качество принимаемых решений по управлению финансами на различных уровнях. При этом АСУ создаются не рядом и не параллельно с действующей системой управления финансами, а как ее органическая часть. Сегодня АСУ становится неотъемлемым элементом структуры финансовых органов, других структур управления финансами, способствует лучшему, более эффективному функционированию финансов.

Реализация мер по активизации финансового механизма и его составных частей невозможно без АСУ. Это особенно необходимо в условиях перехода к рыночным отношениям, когда изменяется характер информации и ее объем. Поскольку система финансовых органов перерабатывает большой поток информации, меняющийся от командной к информационно - аналитической, то возрастание управленческих процессов, несмотря на рост численности управленцев, ведет к тому, что они не успевают своевременно вырабатывать и проводить в жизнь управленческие решения, пользуясь старыми методами и техническими средствами.

При принятии управленческих решений, касающихся финансов, необходимо иметь достоверную информацию об управляемом объекте (прибыли, оборотных средствах, амортизации и другие), тенденциях его развития, влиянии принимаемого решения на перспективу развития этого объекта.

Компетентное управление финансами работниками финансовых органов невозможно без их информационного обслуживания на основе применения автоматизированных систем финансовых расчетов (АСФР), управления финансами (АСУФ). АСУ финансами - это совокупность экономических и математических методов, электронно-вычислительной техники, оргтехники и современных средств связи.

Применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного учета влияния на результаты хозяйственной деятельности и охвата факторов; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами.

Новые возможности анализа обусловлены исключительными возможностями ЭВМ: высокой производительностью, надежностью, простотой обслуживания и эксплуатации, гибкостью и автономностью использования, наличием развитого программного обеспечения, диалоговым режимом работы и др., а также низкой стоимостью расчетов.

Управление финансами подразумевает ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет движения основных и оборотных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности.

Наиболее популярной на российском рынке является корпоративная система управления финансами компании «Инфософт». В данную корпоративную информационную систему входят модули «бухгалтерский учет и отчетность», «технико-экономическое планирование», «анализ финансово-хозяйственной деятельности». Также большой сегмент рынка занимает компания «1C Бухгалтерия».

По теме курсовой работы наибольший интерес вызывает подсистема «Снабжение и закупки» фирмы Инфософт, предназначенная для автоматизации процессов управления материально-техническим снабжением предприятия. Выделяются следующие основные задачи: планирование и учет выполнения снабженческо-закупочных операций, учет остатков и движения материальных ценностей.

В рамках подсистемы осуществляется обработка поступающих заказов-заявок от подразделений на закупку материалов с учетом наличия на складах, производится выбор поставщика материалов, поддерживается ведение договоров с поставщиками, производится распределение и резервирование поступающих материалов по заказам-заявкам от подразделений.

Реализуются различные цепочки бизнес-логики по закупкам материалов и комплектующих под производственную программу и на внутреннее потребление. Отслеживается оплата и сроки поставок по договорам. Составляются и отслеживаются графики поступления товарно-материальных ценностей, графики оплаты договоров и контрактов. Поддерживается ведение цен поставщиков и других характеристик, позволяющих проводить выбор поставщика, осуществляется анализ издержек на закупку.

Осуществляется выполнение следующих функций:

ѕ Расчет потребности предприятия в материальных ценностях (по заявкам подразделений);

ѕ Контроль наличия и страховых запасов материальных ценностей на складах;

ѕ Формирование планов закупок материальных ценностей;

ѕ Возможность определения взаимозаменяемых материалов (прототипов);

ѕ Выбор поставщиков на основе анализа по заданным параметрам (надежность поставок, цена и качество продукции, сроки выполнения заказа);

ѕ Регистрация и учет оплаты счетов (входящих);

ѕ Контроль поставок материальных ценностей;

ѕ Контроль ведения взаиморасчетов с поставщиками;

ѕ Контроллинг движения материалов по различным этапам бизнес -логики (заявлено подразделениями, заказано у поставщиков, принятые поставщиками заказы, оплаченные заказы, заказы в пути, поступившие на склад, зарезервированные за подразделениями и т.п.);

ѕ Установка лимитов отпуска материальных ценностей в подразделения и контроль отпуска по лимитам.

Достоинствами программного модуля являются:

ѕ Возможность настройки на условия предприятия любого типа, произвольные цепочки бизнес - логики;

ѕ Возможность количественного учета в произвольном количестве соизмеримых и двух несоизмеримых единицах измерения;

ѕ Работа в едином нормативно-справочном и документарном пространстве с другими программными модулями (планирование производственных ресурсов, бухгалтерский учет);

ѕ Возможность быстрого создания простейших экранных форм, связанных с плановой, планово-учетной и учетной информацией.

Сегодня возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации.

Рассмотрим систему автоматизации бизнес-процессов Workflow, стандартизацией в области Workflow занимается компания Workflow Management Coalition. Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил. Workflow - в дословном переводе с английского означает поток работ /операций.

«Поток работ - это упорядоченное во времени множество заданий, которые получают сотрудники и которые обрабатываются ими вручную или с помощью средств автоматизации, но в той последовательности и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса» - такое определение дает Международная коалиция Workflow.

По сути своей workflow это технология эффективного управления и мониторинга процессов деятельности, которые называют бизнес-процессами предприятия. Бизнес-процесс - это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу предприятия в рамках организационной функциональной или процессной структуры управления предприятием.

Бизнес-процесс обычно связан с операционными задачами и бизнес-отношениями, например, процесс обработки заявки клиента или процесс разработки нового изделия. Процесс может полностью осуществляться в пределах одного организационного подразделения, охватывать несколько подразделений в рамках организации или даже несколько различных организаций, как, например, в системе отношений «клиент-поставщик». Фактически бизнес-процесс объединяет (интегрирует) поток работ или функций, людей и оборудование (ресурсы), информацию, необходимую для принятия решений (знания), а также правила (управление) выполнения этих функций.

Соответственно системы workflow призваны автоматизировать бизнес-процессы и, следовательно, управлять ими. В этом их первоочередная задача.Таким образом, системы workflow автоматизируют процессы, а не функции. Появление соответствующего программного обеспечения workflow - это реакция рынка ИКТ на внедрение новых принципов в управление предприятиями и изменение системы управления от функционально-ориентированной в направлении процессной ориентации.

При процессном подходе менеджмент предприятий основное внимание уделяет именно правилам и взаимодействиям участников процесса, так как эти аспекты являются основными факторами потерь при функционально-ориентированной системе управления. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса привели к идее создания систем класса workflow.

Кроме Workflow, существуют еще технологии Groupware и системы управления документами (СУД). Необходимо понимать, что это не одно и то же. СУД - это самое узкое из приведенных понятий, которое подразумевает управление только документами, а это еще не все процессы компании. Основное отличие СУД от Workflow - в большей ориентированности на документ. Практически все СУД содержат большое количество функций для работы с документами, которые есть далеко не во всех системах Workflow. Например, поиск документа по ключевым словам. В системах Workflow документ является лишь одним из объектов в процессе. Существуют системы Workflow, обладающие полным функционалом систем управления документооборотом. Одной из характерных черт систем автоматизации Workflow является графический построитель процессов.

Под Groupware понимают системы организации групповой работы. Это более широкое понятие, чем Workflow. Системы Groupware могут включать в себя Workflow как составную часть. При этом термин Groupware -наименее определенная категория, и такие системы могут включать различный функционал, в общем отражающий организацию групповую работы.

Относительно недавно, с начала 90-х годов прошлого века на Российском рынке появились интегрированные информационные системы управления промышленными предприятиями. Основным назначением ERP систем является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому Enterprise Resources Planning systems - Системы Планирования Ресурсов Предприятия в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем: Управление финансами; Управление материальными потоками; Управление производством; Управление проектами; Управление сервисным обслуживанием; Управление качеством; Управление персоналом.

Приведенная последовательность функциональных подсистем не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами: областью функционирования и типом предприятия, принятой моделью управления, новыми задачами в управлении, существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Для четкого и слаженного функционирования крупных предприятий и организаций основная часть инструментальных средств автоматизированной информационной технологии может быть построена в виде информационной модели, отражающей экономические процессы в корпоративных системах управления.

Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на организации общего информационного пространства и корпоративного автоматизированного хранилища данных. Цель и характер деятельности предприятий и организаций определяют его информационную систему и автоматизацию его информационной технологии, а также вид обрабатываемого и проводимого информационного продукта, на основе которого принимаются оптимальные управленческие решения.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования ИТ в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий, основанных на программно-аппаратном комплексе информационной технологии.