3. Организационная структура организации

Рисунок 1- Организационная структура предприятия

Организационная структура ООО "ЭлКо" относится к линейному- функциональному типу. Данная структура предполагает специализацию управленческого процесса по функциональным подсистемам организации -бухгалтерия, проектно-сметная служба, служба электромонтажа и т. д. За конечный результат в целом организации отвечает линейный руководитель - директор, задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в его достижение. Он принимает все важные решения, координирует и контролирует действия всех подразделений.

Достоинства данной организационной структуры заключаться в том, что процесс управления разделен по функциям, простота организационной структуры. Недостатком данной структуры является то, что из-за высокой формализации, которая свойственна данному виду структуры, возникают сложности и замедление передачи информации, что приводит к снижению скорости принятия решений. Объем работы директора и его резко увеличивается из-за необходимости согласования действий разных функциональных служб. Так же есть нарушение принцип единоначатия. Электромонтажники в зависимости от вида выполняемых работ, могут подчиняться как мастеру электромонтажного участка, так и начальнику участка охранно-пожарной сигнализации. Так же недостатком структуры ООО "ЭлКо", на мой взгляд, является ее не полная проработанность. Для данной организации больше подходит проектная организационная структура, так как по характеру деятельности данной организации - постоянно реализуются проекты разной направленности.

Организационная структура компании направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями компании, распределение между ними прав и обязанностей. Организационная структура управления ООО "ЭлКо" - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленных перед ними целей. Содержание функций организации управления предусматривает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определенной по каждому виду деятельности: компетенции, т.е. возможности или границ действий и принятия решений, полномочий, т.е. прав на принятие решений; т.е. меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных в компании установлен перечень и профессиональный состав персонала и создана система информационного обеспечения. В компании сформированы уровни управления или так называемые звенья по уровню управления и система связей между ними. Звеном системы управления рассматривается обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему и масштабу полномочий управления. В качестве звена на предприятии выступает должность. Состав звеньев в системе управления разнообразен.

Создание подразделений в управлении компании путем группировок производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства в деятельности компании.

Организационная структура управления данного предприятия не отличается большим разнообразием и определяется многими объективными факторами и условиями. К ним можно отнести, в частности, размеры производственной деятельности фирмы - малая; сфера деятельности - оказание услуг, ориентация в основном на местный рынок; масштабы деятельности - дочерних предприятий не имеет. Структура управления данного предприятия является в меру централизованной и децентрализованной. Директор руководит предприятием, дает направления работы и координирует деятельность персонала. Персонал, в свою очередь, руководствуясь задачами, которые перед ним стоят, самостоятельно выполняют их теми средствам и методами, которые считают необходимыми.

Предприятие возглавляет директор. Он руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - руководителям производственных единиц, а также функциональных и производственных подразделений. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

Так же хочется определить должностные обязанности помощника директора:

Ведение кадрового делопроизводства:

Оформление приема и увольнения работников

Составление сметной документации

Ведение делопроизводства предприятия.

Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации.

2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для директора.

3. Разрабатывает договора предприятия

Архивирование бухгалтерской и иной документации

4. Принимает телефонные звонки.

5. Осуществляет контроль за расходами организации. Контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью.

7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, оформляет и осуществляет все платежи организации.

10. Организует приемку и учет расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы предприятия.

11. Обеспечивает хранение расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

14. Организует:

- встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

- прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

- материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

4. Штатное расписание

кадровый финансовый налоговый сбытовой

В штатном расписании ООО "ЭлКо" указываются: должность, штатная численность, тарифная ставка и фонд оплаты труда. Штатное расписание представлено в таблице 1.

На начало декабря общая численность персонала составляла 13 человек. Среднесписочная численность за 2008г. составила 11 человек.

Таблица 1- Штатное расписание

Из данного штатного расписания хорошо видно, что не все штатные единицы заняты. Необходимо произвести оптимизацию штатного расписания, упразднения "избыточных" штатных единиц. Также необходимо произвести оптимизацию численности персонала. В связи с небольшим объемом бух. учета главного бухгалтера необходимо вывести из состава организации, и перепоручить ведение бухгалтерского учета специализированной организацией.

5. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия

Данное предприятие находиться на упрощенной системе налогообложения (доходы). Анализ финансово-экономической деятельности предприятия будет производиться на основе:

1. Декларация по единому налогу;

2. Книга учета дохода и расхода;

3. Оборотно -сальдовая ведомость по счетам :51, ,60,62, 70;

4. Отчет по основным средствам.

Отчет по основным средствам представляет собой таблицу с наименование основных средств, их начальной и остаточной стоимости (Таблица 2).

Таблица 2- Отчет по основным средствам за 2008г.

Стоимость основных средств за 2008г. увеличилась практически в 2 раза. Это связано с приобретением части отдельно стоящего здания по ул. Автотранспортной 43.

ООО "ЭлКо" самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Выполнение работ и предоставление услуг осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым Обществом самостоятельно. Оценивая масштабы деятельности компании, его можно отнести к разряду малых, судя по объемам оказания услуг. Основной доход компании складывается от пусконаладочных и электромонтажных работ. Валовая реализация в 2008 году составила 23 миллиона рублей.

За 2008 год приход денежных средств и их расход по месяцам был неравномерен. Данные показатели представлены на рисунке 2.

Рисунок 2-Динамика дохода и расхода по месяцам 2008 г.

Из выше представленной диаграммы хорошо видно, что поступления в основном приходятся на летние месяцы. Это связано с тем, что основные виды работ носят сезонный характер. Резкие скачки в доходе связаны с окончанием "масштабных" заказов. Первый пик приходиться на март, второй на май, третий на сентябрь. Снижение дохода в осенние и зимние месяцы 2008 г. традиционны для данной организации и усугублены финансовым кризисом 2008г. Финансирование полученных заказов было приостановлено на неопределенный срок, также были заморожены выплаты по уже выполненным работам. По этому в конце года наметилась тенденция к убытку. Необходимо сменить существующую систему налогообложения УСН 6% на УСН 15% доходы за вычетом расходов. Данное мероприятие необходимо для оптимизации налогообложения в условиях резкого снижения выручки в условиях финансового кризиса 2008г.

Таблица 3- Финансовые показатели ООО "ЭлКо" за 2008г.

Можно сделать вывод об общем ухудшении финансовых показателей из-за кризиса в металлургической отрасли в 2008г. Необходимо сменить существующую систему налогообложения УСН 6% на УСН 15% доходы за вычетом расходов. Данное мероприятие необходимо для оптимизации налогообложения в условиях резкого снижения выручки в условиях финансового кризиса 2008г. Также для подержания предприятия "на плаву" необходимо сменить рынок сбыта с металлургической направленности на рынок строительства жилья.

Система антикризисных мер в ООО "ЭлКо"

В условиях кризиса на данном предприятии необходимо произвести следующие изменения

Кадры:

· Оптимизация численности персонала -упразднения должности бугалтера, дилигирование части полномочий бухгалтера помошнику директора.

· Сокращения оклада на 30 % всем сотрудникам

Финансы:

· Оптимизация налогообложения -переход от УСН доходы на УСН доходы минус расходы

· В связи с увеличением дебиторской задолженностью, требовать предоплату в размере не менее 50% от предполагаемого объема работ

Стратегия:

Переход на новый рынок строительства жилых зданий