3.1 Значення та основні завдання інформаційного забезпечення управління торговельною діяльністю.

Сучасні системи менеджменту, крім уже відомих ресурсів -фінансових, трудових, матеріальних та нематеріальних - додатково включають найбільш динамічний ресурс - інформацію. Характерно, що саме інформація здатна створити найбільш вагомі конкурентні переваги. Як і всякий ресурс, інформація потребує відповідного забезпечення. Інформаційне забезпечення - це сукупність інформаційних ресурсів (банку даних), методів і прийомів збору, обробки, накопичення, інтерпретації, передавання інформації, що використовується в діяльності підприємства. Інформаційне забезпечення слід розглядати як один із важливих видів забезпечення системи управління. Пояснюється це тим, що інформаційне забезпечення є фундаментом, на якому будується управлінська діяльність будь-якого підприємства.

Традиційною інформаційною системою, яка надає інформацію для управління торговельним підприємством, є бухгалтерський облік, побудова якого залежить від специфіки технологічного циклу, а отже - функцій діяльності (рис. 1.2). Місце бухгалтерського обліку в системі інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства наведено на рис. 1.3.

Система бухгалтерського обліку дозволяє створювати інформацію про такі важливі економічні показники торговельного підприємства як товарообіг (виручку від реалізації), витрати торговельної діяльності (у тому числі адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати), що дозволяє визначити фінансовий результат діяльності підприємства. Приклад інформаційної моделі формування доходів і витрат операційної діяльності на прикладі підприємств ресторанного господарства наведено на рис. 1.4.

Важливим економічним показником, який характеризує діяльність торговельного підприємства й впливає на фінансові результати та фінансовий стан діяльності підприємства, є обсяг товарообігу в цілому та за сегментами ринку. Під товарообігом розуміють реалізацію товарів і надання платних торговельних послуг покупцям для задоволення особистих потреб в обмін на грошові кошти, або іншим підприємствам - для подальшої переробки чи продажу. Товарообіг як економічний показник на рівні підприємства є фактором формування ресурсного потенціалу підприємства та економічною передумовою отримання необхідного обсягу доходу та прибутку.

До основних чинників, які підлягають регулюванню та впливають на обсяг і структуру товарообігу підприємства, належать: ресурсне забезпечення, рівень організації торговельної діяльності, умови здійснення торговельного процесу та стан комерційної роботи.

Важливим чинником, який впливає на обсяг реалізації та потребує ефективного управління, є величина товарних запасів. Товарний запас - це маса товарів, призначена для наступного продажу, що знаходиться у сфері обігу в процесі переміщення від виробництва до споживача.

Рис. 1.2. Схема технологічного циклу підприємства роздрібної торгівлі

Основними об'єктами обліку, які потребують вимірювання, при цьому є: товари в дорозі від виробника до підприємств оптової торгівлі, товарні запаси на складах оптової торгівлі та інших збутових посередників, товари в дорозі від оптової до роздрібної ланки торгівлі, запаси підприємств роздрібної торгівлі (на складах і в торговельному залі).

Рис. 1.3. Система інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства

Збільшенню товарообігу передує велика робота по формуванню ключової інформації для прийняття рішень щодо: розмірів та структури партій при закупівлі товарів, вибору найвигідніших постачальників та видів товарів, вибору асортиментної структури товарообігу, прискорення оборотності товарних запасів, підвищення прибутковості товарів, що реалізуються, формування оптимальної націнки та ціни товарів, вибору систем оплати праці у процесі збуту товарів, вибору найвигідніших покупців та сегментів ринку тощо.

В умовах ринкових відносин відбувається переорієнтація виключно на попит, тому постає завдання визначення максимального обсягу реалізації товарів у кожному сегменті споживчого ринку. Менеджерам, приймаючи рішення, необхідно враховувати зовнішню інформацію: обсяги та структуру споживчого ринку й споживчих товарів, стан конкуренції на даному сегменті товарного ринку, державне регулювання торговельної діяльності, загальну макроеконо-мічну ситуацію в країні. Ця та інша інформація створюється в управлінському обліку для формування інформації з метою прийняття менеджерами усіх рівнів ефективних управлінських рішень у процесі діяльності торговельного підприємства.

З огляду на це актуальним завданням бухгалтерського обліку є ідентифікація інформації як ресурсу, його розвиток і ефективне використання для управління торговельним підприємством в умовах Динамічності, мінливості і невизначеності зовнішнього середовища.

У нових економічних умовах, суттєвою характеристикою якого є стабільність, підприємства вимушені постійно змінювати концепції розвитку з метою найкращого пристосування до зовнішнього середовища та досягнення конкурентних переваг. Відсутність відповідного механізму пристосування до реалій зовнішнього середовища, включаючи систему обліку, призведе підприємства рано чи пізно до банкрутства.

Проблеми в управлінні торговельними підприємствами є причиною недосконалості інформаційної системи, важливою складовою якої є вітчизняний облік, досі не пристосований до вирішення сучасних економічних проблем.

Вже сьогодні управлінці не обмежуються традиційними моделями, а все більше звертаються до інформації, яка має нефінансовий характер. Для менеджерів немає особливого значення, в якій системі виникла інформація, значно важливіше, щоб вона була своєчасно одержаною та корисною для прийняття оптимальних управлінських рішень. Використання показників нефінансового характеру пояснюється намаганням розширити власне облікові вимірювальні системи, що дозволяє пристосувати інформаційну базу для прийняття управлінських рішень. Тому в останні роки стратегічний управлінський облік набуває все більшого поширення, в систему якого включаються показники нефінансового характеру та зовнішня інформація.

До нефінансових показників, призначених для ефективного управління торговельним підприємством, відносяться: якість задоволення споживчого попиту, ступінь задоволення потреб споживачів, кількість постійних споживачів, наявність рекламацій, завершеність покупки, лояльність споживачів тощо.

Система обліку, як інформаційна система, включає збір, обробку, інтерпретацію, зберігання та передачу інформації для прийняття управлінських рішень як зовнішніми, так і внутрішніми користувачами.

До зовнішніх користувачів відносяться: потенційні покупці товарів і послуг; конкуренти; законодавчі, виконавчі та судові органи влади, організації, які регламентують, регулюють і контролюють діяльність торговельного підприємства ззовні; постачальники; потенційні інвестори, які надають в кредит грошові кошти; партнери по бізнесу, які на умовах угод реалізують частину функцій торговельно-технологічного процесу (транспортування, охорони, надання інформаційних послуг); трудові ресурси - люди, які наймаються на роботу в організацію; посередники - фізичні особи і організації, які надають послуги по налагодженню зв'язків торговельного підприємства з іншими суб'єктами зовнішнього середовища (дилери).

Внутрішніми користувачами облікової інформації є керівники різних рівнів управління.

Враховуючи, що діяльність торговельного підприємства на Ринку спрямована на досягнення його стратегічних цілей та тактичних завдань, облік перетворюється в специфічний інструмент для досягнення його стратегічних цілей та тактичних завдань. Для цього потрібно навчитись трансформувати інформацію в основний ключовий ресурс, сутність якого міститься в здатності найкращим чином об'єднати усі ресурси, що використовуються на торговельному підприємстві та забезпечити найвагоміші конкурентні переваги для власного бізнесу.

Головною передумовою ефективного управління торговельним підприємством є наявність корисної та своєчасної інформації для прийняття оптимальних управлінських рішень. Стосовно діяльності торговельної організації, інформацію можна розглядати як відповідним чином оброблені дані про факти, які представляють інтерес для організації (підрозділу) і складають основу прийняття відповідного рішення. Обробка - це процес трансформації даних в інформацію на основі різноманітних методів та приведення до форми, зрозумілої та зручної для використання.

За допомогою інформації реалізуються прямі та зворотні зв'язки між суб'єктом, об'єктом та іншими елементами системи управління й середовищем діяльності, що є підставою характеризувати інформацію як важливий та ключовий засіб управління. Інформацію, яка формується в системі управлінського обліку та є базою для прийняття управлінських рішень, можна охарактеризувати як важливу складову механізму прийняття управлінських рішень, а отже всієї системи управління.