5. Основы организации компьютерной обработки экономической информации

Применение ЭВМ повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет сокращения сроков проведе­ния анализа; более полного охвата влияния факторов на ре­зультаты хозяйственной деятельности; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами.

ЭВМ становится неотъемлемой частью рабочего места эко­номиста, и его труд приобретает характер автоматизирован­ного труда.

В настоящее время все предприятия испытывают насто­ятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив раз­вития, комплексной оценкой эффективности применения раз­личных форм хозяйствования, своевременной выработкой опе­ративных управленческих решений. В связи с этим автомати­зация экономического анализа на базе ЭВМ становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значе­ния качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей современных ЭВМ, особенностями настоящего периода развития экономики.

Методика экономического анализа, ориентированная на применение ЭВМ, должна удовлетворять требованиям систем­ности, комплексности, оперативности, точности, прогрессив­ности, динамичности. Только на основе выполнения этих тре­бований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенап­равленное повышение эффективности хозяйственной деятель­ности по результатам анализа.

Существенное значение для автоматизации на базе ЭВМ имеет формализованное описание задач анализа исходя из единых принципов построения условных обозначений показа­телей. В чем необходимость формализации задач анализа хозяйственной деятельности?

Во-первых, формализация задач облегчает их последу­ющую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.

Во-вторых, формализация задач четко высвечивает дейст­вительную потребность в исходных данных для анализа.

В-третьих, формализация устраняет дублирование анали­тических задач, облегчает группировку их в блоки для одно­временной обработки.

В-четвертых, формализованная задача анализа становится непосредственным объектом экономико-математического мо­делирования, что существенно повышает глубину аналитичес­кого исследования хозяйственной деятельности. Эти объектив­ные предпосылки к росту ожидаемого эффекта от формализа­ции задач анализа постоянно питают интерес аналитика и под­талкивают его к использованию математической символики.

Экономический анализ поднялся на новую ступень в связи с применением для обработки экономической информации персональных ЭВМ (ПЭВМ). Новые возможности, открывши­еся для анализа, обусловлены исключительными особенностя­ми ПЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность, простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличие развитого про­граммного обеспечения, диалоговый режим работы и др. При­менение ПЭВМ позволяет реально повысить производитель­ность труда экономиста, бухгалтера, плановика и других спе­циалистов за счет децентрализации процесса автоматизиро­ванной обработки экономической информации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных зна­ний с преимуществами электронной обработки информации.

Наиболее эффективной организационной формой исполь­зования ПЭВМ является создание на их базе автоматизиро­ванных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плано­виков и т. д. В стране широким фронтом ведутся .работы по созданию АРМ бухгалтера, АРМ плановика и других специ­алистов. Имеется также некоторый опыт создания АРМ ана­литика. Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально ориентированную малую вычис­лительную систему, предназначенную для автоматизации ра­бот по анализу хозяйственной деятельности. Техническую базу АРМ аналитика составляют персональные ЭВМ отечествен­ного и зарубежного производства.

На первых порах АРМ аналитика технологически функци­онирует в автономном режиме с использованием локальных баз данных. Наиболее эффективной формой функционирова­ния АРМ является соединение их в единую вычислительную сеть аналитического обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.

Опыт проектирования АРМ аналитика и других систем по­зволяет обобщить требования к их функционированию: свое­временное удовлетворение вычислительных и информацион­ных потребностей экономиста при проведении анализа хозяй­ственной деятельности; минимальное время ответа на анали­тические запросы; возможность представления выходной ин­формации в табличной и графической форме; возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображе­ния конечного результата; повторение процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета; возможность работы в составе вычислительной сети; простота освоения приемов работы на АРМ и взаимодействия системы человек-машина.

Согласованную работу всех устройств ПЭВМ и их взаимо­действие с человеком обеспечивает программное обеспечение АРМ аналитика. В составе программного обеспечения (ПО) выделяют общее программное обеспечение (ОПО) и функци­ональное программное обеспечение (ФПО). Базовыми прог­раммными средствами при создании ФПО АРМ аналитика (а также и других АРМ) являются программные средства для подготовки текстов (текстовые редакторы или текстовые про­цессоры), программные средства для подготовки табличных документов (табличные процессоры или электронные ведомо­сти), программные средства для автоматизации работ по соз­данию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов (системы управления база­ми данных или СУБД). Большое распространение на практике получили интегрированные пакеты ФПО, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор, СУБД, а также конкретный командный файл настройки ПО на конк­ретный вид (режим) обработки информации. Это позволяет организовать работу экономиста на АРМ в режиме «меню» с максимальным учетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку чисел, текстов и графиков, а также другой деловой информации.

АРМ аналитика на базе ПЭВМ является технико-техноло­гическим средством освоения стратегических информацион­ных ресурсов предприятия, обусловливающих его способность к успешному развитию. АРМ аналитика позволяет перевести данные о работе предприятия из пассивной в активную форму, преобразовать их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию в повышение эффектив­ности производства.

В рамках АРМ аналитика весь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, базы зна­ний и программных средств. Базы данных представляют собой фактографические данные о хозяйственной деятельности. Ин­теллектуальной оболочкой их полезного прочтения являются базы знаний — методы и методика анализа. Программные средства образуют инструмент автоматизированного исполне­ния аналитических задач для информационного обслуживания хозяйственной деятельности.

Принципиальная схема организации аналитической деяте­льности в условиях функционирования АРМ аналитика пред­ставлена на рис. 4.1. Что характерно для организации анализа в условиях АРМ?

Во-первых, сохранение целостности анализа при условии децентрализованной обработки информации. В теории анали­за хозяйственной деятельности уже много сделано для дос­тижения системности, функциональной, технической, методи­ческой и информационной совместимости составных частей анализа в единое целое. Благодаря этому достигаются объекти­вность анализа и его достоверность. В условиях децентрализо­ванной обработки информации целостность анализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точ­ки зрения его системных свойств. Поэтому можно, говорить о том, что развитой сети распределенных баз данных соответ­ствуют система распределенных задач хозяйственной деятель­ности, отдельные задачи АХД, промежуточные результаты и т.д.; как бы важны они ни были, должны проходить через призму общей системы комплексного анализа, реализующей все частные задачи.

Рис. 1. Принципиальная схема организации компьютерного анализа

Во-вторых, соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения. Централизация обработки ин­формации в мощных ВЦ, характерная для АСУ старших поко­лений, привела к «отчуждению» информации от непосредст­венного пользователя. Самые необходимые справочные и нор­мативные данные, плановые и отчетные показатели после пе­реноса их на машинные носители исчезали в анналах ВЦ, оперативный доступ к ним ограничивался. Практически пользова­тель не мог воздействовать на ход расчетов, на методику анализа и обобщения. В конечном счете это сказывалось на ухудшении качества принимаемых решений.

В условиях АРМ аналитические задачи решаются непосред­ственно самим пользователем на своем рабочем месте. Анали­тик ведет личный контроль над всеми стадиями процесса об­работки аналитической информации, имеет возможность оце­нить полученные результаты, грамотно использовать их для обоснования управленческих решений, удовлетворения разнооб­разных информационных потребностей управляющей системы.

В-третьих, повышение оперативности и действенности ана­лиза. В условиях АРМ анализ непосредственно следует за уче­том, а также выполняется в ходе хозяйственного учета. АРМ аналитика превращает подсистему аналитического обеспечения управления хозяйственной деятельностью в постоянно дейст­вующий фактор повышения эффективности производства за счет активизации всего информационного фонда предприятия.

Наиболее эффективный путь использования ПЭВМ в ана­лизе хозяйственной деятельности — это создание на предпри­ятиях автоматизированных рабочих мест (АРМ) аналитика.

При проектировании и создании АРМ аналитика первооче­редными факторами, которые необходимо учитывать, являют­ся: тенденции развития хозяйственной деятельности и управле­ния ею; содержание и структура аналитических задач; опыт автоматизации экономического анализа на ЭВМ предшеству­ющих поколений.

Комплекс программных средств для АРМ аналитика (ППП АХД) разрабатывается как программное приложение к типо­вой методике анализа хозяйственной деятельности.

Функциональное назначение комплекса — выполнение в ав­томатизированном режиме полного набора взаимосвязанных аналитических расчетов по итогам хозяйственной деятельно­сти промышленного предприятия за год, квартал, месяц. Ре­зультатом работы ППП АХД является получение на ПЭВМ машинограмм, которые характеризуют деятельность предпри­ятия по выполнению плана и повышению эффективности про­изводства, динамику показателей за ряд периодов, степень влияния на обобщающие показатели деятельности различных факторов. Таблицы позволяют дать сравнительную оценку работы предприятия и имеющихся резервов.

ППП АХД представляет собой совокупность программ обработки аналитических таблиц по методике комплексного анализа хозяйственной деятельности предприятия. Задачи ана­лиза сгруппированы в десяти разделах:

1. Комплексный обзор обобщающих показателей хозяй­ственной деятельности.

2. Анализ организационно-технического уровня производ­ства и качества продукции.

3. Анализ объема продукции.

4. Анализ использования основных фондов и работы обо­рудования.

5. Анализ использования материальных ресурсов.

6. Анализ использования труда и заработной платы.

7. Анализ себестоимости продукции.

8. Анализ прибыли и рентабельности.

9. Анализ финансового состояния.

10. Комплексная оценка хозяйственной деятельности.

Работа с ППП осуществляется в режиме диалога.

Пользователь имеет возможность легко переходить от од­ного раздела методики к другому и от одной задачи анализа к другой задаче внутри раздела. Для облегчения выбора для каждой задачи анализа составлена краткая характеристика о цели и назначении, периодичности решения, источниках ин­формации и др.

Пользователь имеет возможность обратиться к этой ин­формации перед решением задачи.

Эксплуатация комплекса предусматривает достижение сле­дующих целей:

- снижение трудоемкости и стоимости аналитического про­цесса;

• сокращение сроков обработки аналитических данных, по­вышение их качества и достоверности;

• создание условий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;

• обеспечение директивных сроков представления установ­ленных результатов анализа;

• повышение гибкости и управление аналитическим про­цессом;

• совершенствование организации труда аналитических ра­ботников.