Совершенствование управления расходами предприятия

дипломная работа

1.1 Понятие управления расходами

На предприятии с традиционной системой управления, оставшейся от плановой экономики, какими являются практически все Российские предприятия, не используется слово "управление" в сочетании со словом "расходы", что соответствует реальному положению дел. Термин "управление" предполагает наличие механизма, обеспечивающего возможность правильного определения плановых значений, точного определения текущих фактических значений, возможность оперативного влияния на процесс формирования фактических значений управляемых показателей [23, с.8].

Управление расходами - это область управленческой деятельности, как средство достижения предприятием высокого экономического результата. Специфика этой деятельности в том, что соединяются часто независимые друг от друга знания о работе предприятия, взаимосвязь и влияние на «конечный результат - работа предприятия - прибыль» [23, с.8].

Управление расходами - это не минимизация затрат, что может привести к сокращению производства, а более эффективное использование ресурсов компании, их экономия и максимизация отдачи от них на всех этапах производственного процесса. Постановка процесса управления расходами в компании заключается в признании затрат, их учете, группировке и разнесении и представления их в виде, удобном для дальнейшего анализа и принятия управленческих решений.

Считается, что управление расходами - это обязанность экономической службы предприятия, которая осуществляет нормирование, планирование и контроль расходов. Однако, это самое глубокое заблуждение. Экономическая служба должна консолидировать данные, проверять их, но в формировании себестоимости принимают участие абсолютно все подразделения предприятия и планирование расходов, ответственность за их величину должна быть переложена, разделена на руководителей подразделений предприятия. Сокращение расходов должно осуществляться теми людьми, кто за них отвечает и в тех подразделениях, где эти расходы возникают.

Предметом управления расходами являются расходы предприятия во всем их многообразии. Объектом управления расходами являются собственно расходы организации, процесс их формирования и снижения. Субъектом управления расходами выступают руководители и специалисты организации и производственных подразделений, т. е. управляющая система.

Особенности расходов как предмета управления:

- Динамизм. Они находятся в постоянном движении, изменении; их рассмотрение в статике весьма условно и не отражает реальной жизни;

- Многообразие, которое обусловливает многообразие способов, приемов и методов управления расходами;

- Трудность измерения, учета и оценки - абсолютно точных методов измерения и учета расходов не существует;

- Сложность и противоречивость влияния на экономический результат. Например, повысить прибыль организации можно за счет снижения текущих расходов на производство, что обеспечивается повышением капитальных вложений в технику и технологию; высокая прибыль при производстве продукции может быть значительно снижена расходами на ее утилизацию и т.п.

Цель управления расходами - это построение внутреннего экономического учета доходов и расходов по предприятию и в разрезе подразделений, что позволит выявить реальный финансовый результат работы предприятия, не искаженный бухгалтерскими проводками.

Важнейшими задачами управления расходами являются:

- повышение эффективности деятельности предприятия;

- определение расходов по основным функциям управления;

- расчет расходов по отдельным структурным подразделениям и предприятию в целом;

- расчёт расходов на единицу продукции (работ, услуг) - калькулирование себестоимости продукции;

- подготовка информационной базы, позволяющей оценивать расходы при выборе и принятии хозяйственных решений;

- выявление технических способов и средств контроля и измерения расходов;

- поиск резервов снижения расходов на всех этапах производственного процесса и во всех производственных подразделениях предприятия;

- выбор методов нормирования расходов;

- приведение анализа расходов с целью принятия управленческих решений по совершенствованию производственных процессов, формированию ассортиментной и ценовой политики, оптимизации загрузки производственных мощностей, выбору вариантов инвестирования, прогнозированию объёмов производства и сбыта продукции [21, с.234].

Все вышеперечисленные задачи управления расходами должны решаться в комплексе - только такой поход принесет плоды и будет способствовать резкому росту эффективности работы предприятия.

При рассмотрении управления расходами как процесса, выделяют следующие этапы:

- планирование и прогнозирование расходов (прогнозные расчет себестоимости, составление калькуляции, сметы расходов);

- организация управления расходами (устанавливает, кто, в какие сроки, с использованием какой информации и документов, какими способами управляет расходами; определяются центры возникновения расходов и центры ответственности; разрабатывается иерархическая система линейных и функциональных связей менеджеров и специалистов, связанных с управлением расходами);

- непосредственно учет расходов (бухгалтерский, управленческий учет, мониторинг центров возникновения расходов);

- анализ и контроль расходов и производственных инвестиций с целью выработки управленческих решений по оптимизации расходов, связанных с производственно - коммерческой деятельностью предприятия (сравнение фактических расходов с запланированным уровнем, определение отклонений и принятие оперативных мер по ликвидации расхождений, факторный анализ);

- принятие управленческих решений, относительно эффективности системы управления расходами на предприятии;

- соответствующий документооборот.

- Принципы управления расходами на предприятии являются:

- методическое единство на разных уровнях управления расходами;

- управление расходами на всех стадиях жизненного цикла изделия - от создания до утилизации;

- органичное сочетание снижения расходов с высоким качеством продукции (работ, услуг);

- направленность на недопущение излишних расходов;

- взаимозаменяемость ресурсов;

- широкое внедрение эффективных методов снижения расходов;

- совершенствование информационного обеспечения о величине расходов;

- повышение заинтересованности производственных подразделений предприятия в снижении расходов.

Соблюдение всех принципов системы управления расходами создает базу для экономической конкурентоспособности предприятия в условиях рыночной экономики.

Основными функциями системы управления расходами являются прогнозирование и планирование, учет, контроль (мониторинг), координация и регулирование, а также анализ расходов.

Планирование расходов может быть перспективным - на стадии долгосрочного планирования и текущим - на стадии краткосрочного планирования. Если точность долгосрочного планирования расходов невелика и подвержена влиянию инвестиционного процесса, поведения конкурентов, политики государства в области экономического управления организациями, а иногда и форс-мажорных обстоятельств, то краткосрочные планы расходов отражают нужды ближайшего будущего и более точно определяются годовыми и квартальными расчетами.

Организация - важнейший элемент эффективного управления расходами. Она устанавливает, кто, в какие сроки, с использованием какой информации и документов, какими способами управляет расходами в предпринимательской структуре. Определяются центры возникновения расходов и центры ответственности. Разрабатывается иерархическая система линейных и функциональных связей менеджеров и специалистов, связанных с управлением расходами. Эта схема должна быть совместима с организационно-производственной структурой предприятия [30, с.17].

Координация, взаимозаменяемость и регулирование расходов (нормативный метод) - это сравнение фактических расходов с запланированным уровнем, определение отклонений и принятие оперативных мер по ликвидации расхождений. Своевременная координация и регулирование затрат позволяют предприятия избежать серьезного срыва в выполнении запланированного экономического результата деятельности.

Учет как элемент управления расходами необходим для подготовки информации при принятии правильных решений. В рыночной экономике принято разделение учета на два вида: производственный и финансовый.

Производственный учет, как правило, отождествляется с учетом расходов на производство и калькулированием себестоимости продукции. В своем развитии производственный учет трансформировался в управленческий учет, который является активным инструментом управления предприятием. Производственный учет ориентируется на методику отражения расходов на производство, а управленческий - на анализ ситуации, принятие решений, изучение запросов потребителей информации, анализ отклонений от стандартных расходов. В системе управления учета подготавливается информация для руководства внутри организации с целью помочь им принять правильное решение.

Финансовый учет призван предоставлять информацию пользователям вне предприятия и предполагает сравнение расходов с доходами для определения прибыли.

Функция контроля в системе управления расходами обеспечивает обратную связь для сравнения запланированных и фактических затрат. Эффективность контроля связана с корректирующими управленческими действиями, направленными на приведение фактических расходов в соответствие с запланированными или уточнение планов, если они не могут быть выполнены из-за объективно изменившихся производственных условий.

Анализ расходов является элементом функции контроля в системе управления расходами. Он предшествует управленческим хозяйственным решениям и действиям, обосновывает и подготавливает их. Анализ позволяет оценить эффективность использования всех ресурсов предприятием, выявить резервы снижения расходов на производство, подготовить материалы для принятия рациональных управленческих решений [32, с.56].

Стимулирование - это воздействие на участников производства, побуждающее их соблюдать установленные планом расходы и находить возможности их снижения. Для мотивации таких действий используются как материальные, так и моральные стимулы. Нельзя прибегать к наказанию при увеличении расходов. В этом случае работники будут оспаривать величину планируемых расходов, стремясь к установлению их более высокого уровня. Достижение основной цели предприятия - получение максимально возможной прибыли за счет снижения расходов - станет трудновыполнимой задачей.

Механизм реализации функций управленческого контроля можно представить в виде трех основных блоков:

1. Организационная структура осуществления управленческого контроля;

2. Мотивационные аспекты управленческого контроля;

3. Информационные потоки в системе управленческого контроля.

Система управленческого контроля функционирует в рамках существующей организационной структуры предприятия. Выделяют следующие основные типы организационных структур:

- линейно-функциональная (управленческий контроль осуществляется «по вертикали»: вышестоящий менеджер контролирует деятельность нижестоящего менеджера; такая система характеризуется высокой степенью централизации управления и контроля всех сторон деятельности предприятия);

- дивизиональная (менеджер дивизиона осуществляет контроль текущей деятельности своего дивизиона, и прежде всего - контроль выручки, расходов, прибыли; центральный аппарат контролирует лишь основные показатели деятельности дивизиона, прежде всего - прибыль и рентабельность капиталовложений, кроме того, централизованным остается контроль выполнения стратегических решений и проведения единой политики в рамках организации);

- матричная (функциональные отделы - это центры расходов, а проекты - центры инвестиций; соответственно, менеджеры функциональных отделов осуществляют контроль качества выполняемых работ, контроль эффективности использования ресурсов, а также контроль расходов своих отделов).

Чаще всего на практике встречается линейно-функциональная организационная структура. В рамках такой структуры линейные подразделения занимаются основной деятельностью по выпуску продукции, а специализированные функциональные подразделения оказывают услуги основным.

Для создания эффективной системы управленческого контроля расходов помимо организационной структуры необходимо учитывать и психологические аспекты, прежде всего - мотивацию [30, с.199].

Система эффективного управленческого контроля с учетом мотивационных факторов должна отражать следующие моменты:

1. Цели, сформулированные в рамках системы управленческого контроля расходов, должны быть достижимы.

2. Необходимо как можно шире привлекать сотрудников низшего и среднего звена к постановке целей, разработке планов и анализу их исполнения: это позволяет сотруднику более полно реализовать свои возможности, быть более самостоятельными и одновременно почувствовать себя частью организации.

3. Цели, задачи, процедуры и результаты контроля управления расходами должны быть гласными, чтобы каждый сотрудник знал, чего от него требуют, и по каким принципам будет оцениваться его деятельность.

Информация имеет огромную ценность в системе управления расходами, как и в любой системе управления. Она обеспечивает нормальную работу предприятия в целом, включая нормальное функционирование системы управленческого контроля. Поэтому в целях оптимизации работы предприятия необходимо уделять внимание оптимизации системы информационных потоков.

Информация должна обладать следующими свойствами:

- своевременностью, т.е. информация по расходам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

- достоверностью;

- релевантностью, т.е. информация должна помогать принимать решения;

- полезностью (эффект от использования информации должен перекрывать расходы на ее получение);

- полнотой;

- понятностью;

- регулярностью поступления.

Таким образом, информация, которая обладает вышеперечисленными свойствами, имеет ценность и пригодна для влияния на управление расходами.

Делись добром ;)