Управління комерційною діяльністю оптово-роздрібного підприємства "Прод-Трейд"

курсовая работа

1.3 Закупівельна робота на підприємстві

Закупівельна робота є основною комерційною діяльністю в торгівлі. З неї і починається комерційна робота. Необхідно мати товар, щоб продати його покупцеві і отримати прибуток. Виходячи з основної функції товарного обігу, коли відбувається зміна форм вартості, можна зробити висновок, що комерційна робота починається в торгівлі з закупівлі товарів з метою подальшого їх продажу.

Основне завдання закупівельної роботи - вигідне придбання товару з метою задоволення споживчого попиту. Закупівельна робота є однією з найбільш відповідальних функцій торгових підприємств. Правильно організовані оптові закупівлі сприяють задоволенню споживчого попиту. Вони дозволяють зменшити імовірність комерційного ризику, повязаного з відсутністю збуту товарів.

Здійснення закупівель - найбільша область контролю грошових коштів, з якою має справу більшість керівників підприємств.

Діяльність з організації та управління закупівлями спрямована на те, щоб компанія отримала необхідні за якістю та кількістю сировину, матеріали, товари і послуги у потрібний час у потрібному місці, від надійного постачальника, своєчасно виконує свої зобовязання, з хорошим сервісом (як до здійснення продажу , так і після неї) і за вигідною ціною.

Управління закупівлями - діяльність, в результаті якої фірма купує необхідні товари і послуги. Процес закупівлі є на підприємстві організоване придбання продукції для подальшої переробки або для перепродажу. Придбана для промислових підприємств продукція в основному - це матеріальні ресурси, необхідні для виробництва, а для торговельних компаній - готова продукція для наступного продажу[9, с. 450].

Закупівельна робота дає можливість сформувати оптимальний асортимент товарів торгових підприємств, впливати на виробників товарів. Саме закупівлі забезпечують ефективну роботу торгового підприємства.

Управління закупівлями в значній мірі впливає на конкурентоспроможність компанії. Якщо ця функція закупівель не виконується, то компанія не отримає сировини або готової продукції до потрібного терміну, потрібної якості і за ціною, яка збереже вартість кінцевої продукції конкурентоспроможною і контрольованою.

Відділ закупівель є функціонально відокремленим підрозділом фірми і вхідною ланкою в логістичній системі, тому йому необхідно встановлювати певні взаємовідносини з іншими структурними підрозділами компанії для раціональної організації логістичного процесу. Основні функції відділу закупівель:

1. Визначення потреби в матеріальних ресурсах. Для цього відділ закупівель отримує інформацію від відділу маркетингу, виробничого відділу, служби логістики, операційно-аналітичного відділу. Розрахунок коштів на придбання матеріальних ресурсів. Для розрахунків необхідні дані з бухгалтерії та фінансового відділу про наявність вільних оборотних коштів.

2. Пошук, аналіз даних, вибір постачальників. Це важлива функція відділу закупівель включає ретельне дослідження ринку постачальників з цікавої продукції, пошук найбільш кваліфікованих постачальників, надання необхідних послуг до і після продажу. У результаті аналізу вибираються найбільш прийнятні постачальники. Визначення умов поставки та оплати: переговори з постачальниками, на яких обговорюються умови доставки, форми оплати, можливість отримання відстрочок платежу і т.д.

3. Укладання договорів та контроль виконання. Дана функція відділу закупівель виконується при тісній співпраці з юридичним відділом, так як важливо в договорі дотримати всі інтереси компанії. Дії у випадку порушень умов поставки. Санкції щодо постачальника, що порушив умови поставки, можуть мати різний характер: від простого попередження або дрібного штрафу аж до розірвання договору з ним.

4. Отримання матеріальних ресурсів. Обробка вхідних потоків матеріальних ресурсів, ідентифікація продукції, уточнення кількості, підготовка звітів і переміщення сировини до місця його використання і зберігання.

5. Перевірка доставленої продукції та підтвердження якості. Перевірка і підтвердження того, що сировина, що надходить, матеріал та послуги відповідають вимогам, тобто відповідають договору та сертифікації.

Для ефективного функціонування відділ закупівель повинен мати повноваження на прийняття рішень при здійсненні закупівель у наступних областях:

- Вибір постачальника. Відділ закупівель повинен мати досвід у визначенні того, хто виробляє потрібну продукцію і як аналізувати надійність постачальника.

- Метод ціноутворення. Визначення загальної вартості закупівлі для формування ціни та умов договору. Це одна з основних експертних областей діяльності відділу закупівель. Тут повинно мати місце для маневру, якщо необхідно досягти мінімальних цін і загальної вартості закупівель матеріальних ресурсів.

- Сертифікація.

- Контроль над контактами з постачальниками.

Відділ закупівель повинен підтримувати взаємини з потенційними постачальниками. Якщо працівники компанії (виробничого відділу) будуть безпосередньо самі працювати з постачальниками без повідомлення відділу закупівель, то це буде сприяти здійсненню продажів «з чорного ходу», коли потенційний постачальник буде впливати на специфікацію готової продукції таким чином, що він стане єдиним джерелом постачання. Якщо технічному персоналу постачальника необхідно безпосередньо зустрітися з інженерами фірми-покупця, то відділ закупівель організовує такі зустрічі.

Завдання функції постачання можна описати кількома способами. По-перше, цю діяльність можна розглядати в двох планах: функціональному як уникнути проблем і стратегічному як розширення можливостей.

1. Закупівлі у функціональному плані - щоденні операції, традиційно повязані з закупівлями і спрямовані на уникнення дефіциту, відсутності матеріальних ресурсів або готового продукту. Відсутність товару - необхідної кількості та якості, його несвоєчасна доставка можуть створити проблему у кінцевого споживача продукції або послуги. Це настільки очевидно, що відсутність претензій, ймовірно, може служити показником хорошого постачання. Складність полягає в тому, що деякі компанії ніколи нічого більшого від функції постачання не очікують, тому нічого більшого в цьому плані і не отримують.

2. Стратегічна сторона постачання - цілий процес управління закупівлями, його звязки і взаємодії з іншими функціями компанії, зовнішнім постачанням, потреб і запитів кінцевого споживача. Потенціал стратегічної сфери закупівель великий. Його розвиток і використання залежить як від знань про такий потенціал у керівництва компанії, так і від здатності ефективно розподіляти корпоративні ресурси. Обовязок тих, хто уповноважений управляти функцією постачання - всюди знаходити стратегічні можливості і залучати до них увагу вищого виконавчого керівництва компанії.

Метою закупівель є придбання товарів потрібної якості в потрібній кількості за встановленою заздалегідь ціною в конкретне джерело і в потрібний час. Такий спрощений підхід виправданий при прийнятті ключових рішень: що купити, які якість і ціна прийнятні, де краще всього придбати необхідний товар, а також - в який саме момент це слід робити.

Цілі відділу закупівель будь-якої виробничої або торговельної фірми:

- Купувати товар за найбільш вигідною ціною;

- Підтримувати високу оборотність товарних запасів;

- Гарантувати доставку товарів на фірму;

- Купувати товар найкращої якості;

- Взаємодіяти тільки з надійними постачальниками;

- Витягувати максимальну вигоду для фірми (наприклад, за рахунок знижок);

- Співпрацювати з іншими підрозділами фірми;

- Вносити свій внесок у досягнення корпоративних цілей і підтримання логістичної стратегії;

- Знижувати частку витрат на закупівлі в загальних логістичних витратах;

- Вести ефективний автоматизований облік придбаних товарів та підтримувати інші інформаційні системи компанії;

- Розвивати і стимулювати діяльність і підвищувати кваліфікацію менеджерів, зайнятих у постачанні і закупівлю.

Пріоритети досягнення кожної мети визначаються самою компанією залежно від її економічного становища. Наприклад, фірма, що стоїть на межі банкрутства, швидше зосередитися на досягненні першої мети з наведеного вище списку, ніж стане піклуватися про навчання персоналу. У моменти товарного дефіциту фірми в першу чергу будуть дбати про те, щоб гарантувати постачання, а в періоди насичення товарного ринку особливо важливим стає підтримку товарообігу компанії на достатньому рівні при мінімізації вкладень в товарні запаси.

Основні цілі діяльності в області організації і управління закупівлями:

1. Оптимальні терміни постачання матеріальних ресурсів, готової продукції та надання послуг. Запізнення в закупівлях може зірвати виробничий графік, що спричинить за собою великі накладні витрати, а закуплені раніше наміченого терміну матеріали лягають додатковим тягарем на оборотні фонди та складські приміщення підприємства.

2. Оптимальний розмір партії поставки, тобто дотримання точної відповідності між обсягом поставок і потребами в них. Надлишок або недостатній обсяг продукції, що поставляється негативно впливає на баланс оборотних фондів і стійкість випуску продукції і, крім того, може викликати додаткові витрати при відновленні оптимального балансу.

3. Підтримка і підвищення якості. Продукція, матеріали або послуги повинні поставлятися необхідного рівня якості; інакше кінцевий продукт не буде відповідати прийнятим вимогам, що призведе до зростання логістичних витрат. Витрати на доведення якості до стандартного рівня можуть бути дуже значними. Необхідно постійно підвищувати якість постачання і забезпечувати конкурентоспроможність товарів і послуг на світовому рівні, що вимагає уваги до якості закуповуваних матеріалів.

4. Пошук і закупівля товарів і послуг за мінімальними цінами. Це завдання особливо актуальне для російських підприємств, так як закупівельна діяльність вимагає великого обсягу оборотних коштів, а, як показує досвід, нестача саме оборотних засобів є однією з головних проблем російського бізнесу. Прибуток, отриманий завдяки закупівлям за нижчими цінами або за рахунок зниження загальних логістичних витрат, може бути дуже вагомою.

5. Пошук або розвиток компетентних постачальників. Успіх функції відділу закупівель в кінцевому підсумку залежить від здатності відділу знаходити постачальників і розвивати відносини з ними, аналізувати їх можливості, вибрати відповідного постачальника і потім працювати з ним, постійно удосконалюючи спільну діяльність. Працівник, який відповідає за вибір постачальника, повинен проводити ретельний пошук та аналіз можливих постачальників, причому аналіз бажано проводити за кількома критеріями, наприклад, за якістю пропонованої продукції, можливості своєчасної доставки, ціною, сервісу і т.д. Також важливим критерієм є оцінка ризику при здійсненні закупівель.

6. Підвищення конкурентоспроможності компанії. Основні завдання дослідження ринку закупівель полягають у регулярному зборі й оцінці інформації з метою визначення місткості ринку і створення передумов для оптимізації закупівель. Поштовхом до проведення дослідження може стати інтерес до визначення розмірів витрат, змін у власній програмі дистрибюції, впровадження досягнень технічного прогресу, підвищення частки фірми на ринку, конкуренції, надійності постачальників, обсягом пропозиції в майбутньому і т.д. [12.с. 678]

Контроль та аналіз логістичної функції закупівель компанії повинен здійснюватися у відповідності з поставленими цілями і завданнями з управління закупками в аспекті загальної логістичної системи фірми. Традиційно такий аналіз включає:

- Аналіз умов закупівель та ринку постачальників;

- Контроль бюджету закупівель;

- Аналіз фінансової діяльності;

- Контроль та аналіз якості продукції, що закуповується;

- Контроль та аналіз процедур доставки матеріальних ресурсів і готової продукції;

- Аналіз системи прогнозування потреби і т.д.

Необхідно регулярно спостерігати за станом ринку постачальників основних видів матеріальних ресурсів. Це забезпечує фірму-покупця інформацією про можливості закупівлі необхідних товарів в залежності від коливань ринкових цін. Ймовірний дефіцит основних видів матеріальних ресурсів може призвести до збоїв виробничого процесу, зростання витрат і зниження прибутку. Однак завчасна інформація про можливі перебої в поставках матеріальних ресурсів дозволяє підготуватися до них заздалегідь і не допустити відхилень від графіка виробництва. Так, у разі можливого зростання цін покупець може заздалегідь закупити велику кількість необхідної сировини, отримавши при цьому значні знижки.

Аналіз динаміки оборотних коштів, повязаних із закупівлею товару допомагає визначити політику фірми щодо поповнення запасів, а також змінити в разі необхідності логістичну стратегію закупівель.

Фінансовий аналіз дозволяє проводити порівняльну оцінку фактичних витрат на закупівельну діяльність з обсягом коштів, передбачених для цієї цілі бюджетом.

Виходячи з вищевикладеного можна сказати, що процес закупівель для підприємства, що займається оптовою або роздрібною торгівлею, є найбільш важливим фактором для ефективної роботи компанії.

Делись добром ;)