2.4 Номенклатура дел, порядок ее ведения. Порядок хранения и сдачи в архив организационно-распорядительной документации

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [3, с. 94]

На предприятии ФКУ ИК-15 существует индивидуальная, т.е. своя конкретная номенклатура дел. Номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В нее должны быть включены все дела и журналы регистрации

Номенклатура дел организации состоит из разделов, содержащих также документацию структурных подразделений.

Первым разделом номенклатуры является канцелярия, далее следуют другие структурные подразделения по степени значимости.

Внутри разделов дела располагают в порядке их важности, последними приводятся журналы регистрации. В номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, поэтому в конце каждого раздела оставляют свободные строки.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Номенклатуру дел рекомендуется пересматривать и корректировать каждый год, утверждать руководителем организации и вводить в действие с 1 января.

Структурные подразделения получают в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры и заводят по ним дела.[4, с. 347]

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации ФКУ ИК-15.