Зовнішньоекономічна діяльність підприємства
1.2 Особливості організації та структури зовнішньоекономічної діяльності
Організація зовнішньоекономічної діяльності - це дуже складна і клопітка робота. Вона вимагає уважного опрацювання таких питань як конюнктура ринку, потенціальні покупці і продавці, встановлення ділових контактів з ними, проведених переговорів, підписання угод і т.д. [3, с. 41]
Тому, для ефективного управління ЗЕД на рівні підприємства, необхідна адекватна до умов його роботи структура управління. Слово "структура" означає каркас, основу. Будь-яке підприємство має відповідний каркас, що повязує всі його підрозділи, служби, органи.
Розрізняють:
- організаційно-виробничу структуру;
- структуру управління;
- організаційну структуру підприємства.
На будь-якому підприємстві є системи, які управляють і якими управляють. До першої відносяться органи, служби, апарат управління. До іншої - виробничі підрозділи (цехи, ділянки, відділи).
Організаційно-виробнича структура відображає побудову системи, якою управляють, а структура управління - побудову системи, яка управляє, при цьому організаційна структура підприємства - відображає побудову і взаємозвязок обох даних систем.
Таким чином, структура управління ЗЕД відображає побудову системи управління в даній сфері, тобто органи, служби, апарат, що здійснює управління ЗЕД.
Апарат управління будується з урахуванням необхідного оновлення ланок (по горизонталі) і ступенів чи рівнів управління (по вертикалі). Ланка управління - це структурний підрозділ чи окремі спеціалісти, які виконують відповідні функції управління.
Організаційна структура управління ЗЕД як складова частина внутріфірмового управління визначається, насамперед, загальною стратегією підприємства, а також стратегією зовнішньоекономічної діяльності як її складової. Загальноприйнято вважати стратегію засобом виживання фірми шляхом адаптування до середовища, а структуру - конструкцією, що її підтримує. Ланки ланцюга "середовище - стратегія - структура" взаємоповязані і взаємозумовлені. Якщо вони не відповідають одне одному, то під загрозу ставиться саме існування фірми [6, с. 18].
Організаційна структура управління ЗЕД визначається тією метою і завданнями, які вона покликана вирішувати. ЇЇ мета - максимізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління зовнішньоекономічної діяльності, як і внутріфірмового управління, повинна постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і сфері управління. Її форми і методи не можуть залишатися незмінними.
Перед підприємствами - субєктами ЗЕД завжди стоять два важливих питання:
1. Як сформувати найбільш сприйнятливу і ефективну оргструктуру управління?
2. Як керувати нею, щоб досягти поставленої мети? На формування організаційної структури управління зовнішньоекономічної діяльності значний вплив здійснюють такі фактори:
- розмір фірми;
- значення і характер зарубіжної діяльності;
- ступінь диверсифікації і складність продукції, що випускається;
- характер експортної і виробленої на іноземних підприємствах продукції;
- специфіка ринків приймаючих країн і рівень конкуренції на них та ін.
Організаційні форми управління зовнішньоекономічної діяльності на виробничих підприємствах в Україні багато в чому індивідуалізовані. Разом з тим можна виділити деякі загальні риси.
На виробничих підприємствах, що приймають активну участь у зовнішньоекономічній діяльності, зовнішньоекономічний апарат в даний час існує в основному в двох формах:
1. Відділу зовнішньоекономічних звязків (ВЗЕЗ) в рамках діючого апарату управління.
2. Зовнішньоторгової фірми (ЗТФ).
Відділ зовнішньоекономічних звязків (ВЗЕЗ) не являється самостійним структурним підрозділом підприємства. Він являє собою частину апарату управління. Його головне завдання полягає в управлінні зовнішньоекономічної діяльності як елементом єдиної цілісної системи внутріфірмового управління. Цей відділ не займається безпосередньо транспортуванням вантажів, митними процедурами і т. д. Він створюється, як правило, для планування, організації і координації ЗЕД (хоч на практиці зустрічаються й інші варіанти) [3, с. 43].
Головними завданнями ВЗЕЗ підприємства можуть бути:
1. Участь в розробці стратегії ЗЕД підприємства.
2. Сприяння розвитку ЗЕД підприємства з метою прискорення його соціально-економічного розвитку.
3.Управління експортним потенціалом підприємства, постійне його зміцнення й розвиток.
4.Забезпечення виконання зобовязань, що випливають з договорів та угод із зарубіжними партнерами.
5.Вивчення конюнктури іноземних ринків, збір і накопичення відповідної інформації.
6. Організація експортно-імпортних операцій, забезпечення їх ефективності.
7. Здійснення рекламної діяльності.
8. Організація протокольних заходів та ін. [5, с. 31].
Відповідно до завдань визначаються функції ВЗЕЗ і формується оргструктура управління. ВЗЕЗ зазвичай очолює начальник відділу. Відділ складається із ланок (груп, секторів, бюро і спеціалістів).
Кожен із секторів (груп) має свої конкретні завдання і виконує відповідні функції.
Наприклад, комерційний сектор повинен забезпечувати: виконання зобовязань по міжнародних контрактах і угодах, участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів; організацію поставок згідно контракту і контроль за їх виконанням; перегляд-рекламацій по експорту й імпорту та ін.
Екологічний сектор покликаний забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства; аналіз ефективності експортно-імпортних операцій; контроль за виконанням плану; валютний контроль і т.д.
Сектор маркетингу як провідна служба підприємства вивчає конюнктуру світових товарних ринків, приймає участь у визначенні цін на експортну продукцію, в розробці і здійсненні рекламних заходів, аналізі конкурентів, можливостей руху товару і т. ін. Завдання науково-технічного сектору: вивчати діючі на світовому ринку технічні вимоги до товару; аналізувати технічний рівень і якість продукції, її конкурентоздатність; брати участь в розробці пропозицій по оновленню виробництва, випуску нової продукції; забезпечувати технічне обслуговування експортної продукції та ін.
Протокольний сектор готує і організовує протокольнізаходи, виконує доручення керівництва фірми по зустрічах, прийому і проводах представників зарубіжних фірм, які прибули на підприємство з візитом.
На практиці організаційна структура управління ЗЕД підприємства може бути побудована трохи інакше.
Організаційні принципи побудови управління ЗТФ залежить від її завдань і функцій, зображених в уставі.
Основними завданнями ЗТФ, як правило, являються:
1. Планування, організація і регулювання зовнішньоторгових угод.
2. Збільшення обєму експорту і вдосконалення його структури.
3. Підвищення ефективності імпортних закупок у відповідності до стратегії підприємства.
4. Підвищення конкурентоздатності продукції за кордоном, сприяння покращенню її якості.
5. Вивчення конюнктури товарних світових ринків і виявлення критеріїв та вимог, які ставляться до конкурентоздатності товарів.
6. Вивчення діяльності конкурентів, їх сильних і слабких сторін.
7. Організація післяпродажного обслуговування за кордоном.
8. здійснення рекламних заходів з метою розширення експорту.
9. Забезпечення правового захисту зовнішньоекономічних інтересів підприємства.
10. 10.Участь разом з іншими підрозділами в організації транспортування і збереження продукції.
11. Участь в купівлі-продажу патентів і ліцензій, "ноу-хау".
12. Участь в здійсненні протокольних заходів і т. д.
Вирішення цих та інших завдань, що стоять перед ЗТФ, визначає її функції і організаційну структуру управління.
Директор ЗТФ, як правило, підлягає директору підприємства чи його заступнику по зовнішньоекономічних звязках [6, с. 20].
Основними функціональними підрозділами ЗТФ являється маркетингова і оперативно-комерційна служба. Також створюються служби, що забезпечують обслуговування ЗЕД фірми: планово-економічних розрахунків, валютно-фінансових операцій, обліку і звітності, юридичних та інженерно-технічних питань.
Кожна із даних служб виконує відповідні функції. В компетенцію маркетингової служби входять:
- участь фірми в розробці стратегії і планів ЗЕД підприємства;
- вивчення ринків збуту і можливостей виходу на них;
- забезпечення реклами і руху товару;
- підготовка конкурентних матеріалів і конкурентного листа, необхідних для формування базисних умов контракту;
- прогнозування конюнктури товарних ринків і динаміки цін;
- аналіз ефективності експортно-імпортних операцій і окремих угод;
- збирання, накопичення і обробка необхідної інформації;
- методичне забезпечення роботи по вивченню зовнішніх ринків і вимог до якості продукції;
- забезпечення участі фірми у виставках, ярмарках, аукціонах, торгах та ін.
Функціями оперативно-комерційної служби являються:
- проведення переговорів з іноземними фірмами;
- підготовка комерційних розрахунків по базисних і валютно-фінансових умовах контракту;
- організація поставок (перевезення, страхування зовнішньоторгових вантажів) відповідно до контракту і контроль за їх виконанням;
- забезпечення технічного і гарантійного обслуговування експортної та імпортної продукції;
- перегляд рекламацій по експорту й імпорту;
- ведення комерційної переписки з іноземними фірмами та ін.
В міру розвитку ЗТФ виконання технічних і підготовчих операцій, які здійснюють комерційні й допоміжні підрозділи, може бути централізоване шляхом створення спеціалізованих служб, наприклад, копіювально-розмножувального бюро, бюро переказів, відділу автоматизованої обробки даних, групи комерційних розрахунків та ін. [5, с. 34]
Для того, щоб визначити чи варто створювати ЗТФ в складі підприємства-субєкта ЗЕД необхідно співставити затрати підприємства при відсутності власної такої фірми і витрати на її утримання. При цьому треба мати на увазі, що ефект діяльності ЗТФ буде видно тільки після 1-2 років її роботи.
Провідною галуззю матеріального виробництва є сільськогосподарське виробництво. Ця галузь має важливе значення у вирішенні питань постачання продуктів харчування для населення та сировини для легкої та харчової промисловості.
Значними темпами в останні роки розвиваються підприємства, що займаються виготовленням засобів виробництва, хімічних добрив, комбікормів. У нових економічних умовах господарювання вони мають значний потенціал ефективного здійснення експортно-імпортних операцій. Тому вивчення та планомірна організація структури зовнішньоекономічної діяльності таких підприємств є важливим кроком на сучасному етапі.