Анализ и реинжиниринг бизнес-процесса – производство и продажа мебели на заказ

курсовая работа

6. Анализ существующего бизнеса и выявление проблем

Организационная структура мебельной фирмы «GRAND» функциональная, т.к. она состоит из множества подразделений выполняющих определенную функцию. Подразделения, подчиненные заместителю директора по производству, пронизывают сильные горизонтальные связи, т.к. данным подразделениям приходится поочередно взаимодействовать в бизнес-процессе. Таким образом, образуется две проблемы: заказ исполняется довольно долго, и стоимость продукции высокая (Рисунок 6.1).

Первая проблема вызвана, проявлением бюрократии в самом негативном ее смысле. Сотрудникам приходится постоянно курсировать по отделам, своим ходом, выполняя свои функции в бизнес-процессе.

Вторая проблема вызвана, массивностью организационной структуры с большим штатом работников. Из-за этого цена конечного продукта высокая.

При обращении клиента, оформление заказа занимает продолжительное время, вся проблема заключается в том, что менеджер по работе с клиентами собственноручно заполняет бланк заказа. Так же стоит отметить, что у клиента нет выбора способов оплаты заказа, он может лишь заплатить по факту заказа.

Таблица 6.1 Оценка шагов бизнес-процесса

Шаги прецедента

УЦ/НУЦ действие

Возможность

удаления

Стоимость

Клиент обращается к менеджеру для оформления заказа на изготовление мебели

НУЦ

Нет

Низкая

Менеджер предоставляет клиенту каталог возможных эскизов изделий

НУЦ

Нет

Низкая

Клиент выбирает подходящий эскиз

НУЦ

Нет

Низкая

Клиент выказывает свой выбор и пожелания

НУЦ

Нет

Низкая

Менеджер объясняет условия и сроки

НУЦ

Нет

Низкая

Клиент оплачивает заказ

НУЦ

Нет

Низкая

Менеджер печатает чек

НУЦ

Да

Низкая

Менеджер отдает клиенту чек

НУЦ

Нет

Низкая

Менеджер формирует бланк заказа

УЦ

Нет

Низкая

Менеджер относит бланк заказа проектировщику в проектный отдел

НУЦ

Да

Низкая

Проектировщик принимает бланк заказа

НУЦ

Да

Низкая

Проектировщик разрабатывает проект

УЦ

Нет

Средняя

Проектировщик оценивает проект

НУЦ

Нет

Средняя

Проектировщик формирует заявку на материалы

НУЦ

Да

Низкая

Проектировщик передает оператору автоматизированного учета заявку на материалы

НУЦ

Да

Низкая

Оператор автоматизированного учета принимает заявку на материалы

НУЦ

Да

Низкая

Оператор автоматизированного учета сверяет наличие необходимых материалов с имеющимися материалами

НУЦ

Нет

Средняя

Материально-ответственный кладовщик заказывает необходимые материалы у поставщиков

УЦ

Нет

Средняя

Доставка материалов

УЦ

Нет

Средняя

Прием материалов

НУЦ

Нет

Средняя

Подписывает счет-фактуру

НУЦ

Нет

Низкая

Сообщение о наличии материалов на складе

НУЦ

Да

Низкая

Передача проекта изделия сборщику

НУЦ

Нет

Низкая

Сборщик мебели получает и изучает проект изделия

НУЦ

Нет

Низкая

Сборщик изготавливает изделие

УЦ

Нет

Высокая

Сборщик зовет проектировщика для контроля качества изделия

НУЦ

Нет

Низкая

Контроль качества изделия

УЦ

Нет

Низкая

Проектировщик говорит оценку качества изделия

НУЦ

Нет

Низкая

Исправление дефектов в готовом изделии

УЦ

Нет

Высокая

Передача бланка заказа и готового изделия водителю-экспедитору

НУЦ

Да

Низкая

Передача готового изделия

УЦ

Нет

Средняя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 6.1 Диаграмма Ганта для существующего бизнес-процесса

7. Визуализация образа нового бизнес- процесса

Эвристические правила представляют собой рекомендации, какими должны быть новые, перепроектированные бизнес-процессы, на каких принципах они должны быть основаны, чтобы обеспечить резкое скачкообразное улучшение показателей. Перечислим эвристические правила реконструкции бизнеса:

1. Несколько работ объединяются в одну (горизонтальное сжатие процесса).

2. Исполнители принимают самостоятельные решения (вертикальное сжатие процесса).

3. Шаги процесса выполняются в естественном порядке.

4. Процессы имеют различные варианты исполнения.

5. Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно.

6. Уменьшение проверок и управляющих воздействий.

7. Минимизация согласований.

8. Уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта.

9. Преобладает смешанный централизованный / децентрализованный подход.

Рассмотрим вышеперечисленные эвристические правила реконструкции бизнеса, применительно к рассматриваемому бизнес-процессу:

1. В данном бизнес-процессе возможно объединить два прецедента «Проектировка» и «Изготовление».

2. Полномочия по исполнению и контролю проекта будут переданы менеджеру проекта. Менеджером проекта будет один из проектировщиков, вследствие чего будет сокращен штат сотрудников, и менеджер будет максимально близко приближен к исполнителям, что позволяет принимать им эффективные решения.

3. Шаги процесса итак выполняются в естественном порядке.

4. Процессы имеют различные варианты исполнения. Данное правило применимо в процессе оформления заказа, где клиент выбирает эскиз по каталогу или приносит свой готовый эскиз. Целесообразно предоставить клиенту возможность вносить коррективы в имеющиеся у менеджера эскизы, это позволит разнообразить имеющийся каталог эскизов и наиболее полно удовлетворять потребности клиентов. Из нововведений необходимо разнообразить способы оплаты заказа. Кроме оплаты на месте, будет возможно оформить договор рассрочки.

5. Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно. Вместо проектного отдела и сборочного цеха, будут сформированы три проектных отдела, где будет исполняться заказ. Таким образом, протяженность горизонтальных связей уменьшится.

6. Уменьшение проверок и управляющих воздействий. Контроль качества в процессе производства удалить невозможно, в силу потребности повышения качества продукции, и чтобы не допустить брак в продажу, что может отразиться на имидже фирмы. Выходом из данной ситуации будут являться проектные отделы, где проектировщик - менеджер проекта осуществляет проектирование, управление исполнением и контроль проекта.

7. Минимизация согласований станет возможна при введении матричной организационной структуры, где отвечать за исполнение заказа будет менеджер проекта, который будет обеспечивать единую точку контакта.

8. Изначально преобладает централизованный подход, но будет сделан шаг к децентрализации.

Итак, подведем итоги применения вышеописанных эвристических правил к рассматриваемому бизнес-процессу по пунктам:

1. Создание сайта фирмы и внедрение информационной системы;

2. Изменение организационной структуры с функциональной на матричную;

3. Устранение отдела доставки и передача функции доставки в аутсорсинг;

4. Сокращение штата сотрудников;

5. Введение нового способа оплаты заказа «Рассрочка».

Улучшение всех вышеперечисленных метрик повлечет за собой, в целом, улучшение бизнес-процесса.

Делись добром ;)