Анализ и реинжиниринг бизнес-процесса – производство и продажа мебели на заказ
10. Построение прецедентной модели нового бизнес-процесса
«Продажа заказного продукта», является основным прецедентом, который отражает весь бизнес-процесс перепроектированной организации. В данный прецедент входят еще два различных по своей сути бизнес-процесса: «Оформление заказа», «Исполнение проекта». Субъектами окружения исследуемого бизнес-процесса являются «Заказчик», «Поставщики», «Служба доставки». «Заказчик» физическое или юридическое лицо, обращающееся в салон-мастерскую с целью сделать заказ на изготовление мебели. «Поставщики» - субъекты, с которыми взаимодействует бизнес, и которые осуществляют поставку материалов и фурнитуры. «Служба доставки» выполняет функцию доставки заказа клиенту. На рисунке 10.1 представлена диаграмма вариантов использования, которая отображает взаимодействие бизнес-процесса с окружением (прецедентов с акторами).
Рисунок 10.1 Диаграмма вариантов использования нового бизнес-процесса
Следующий шаг в построении прецедентной модели - описание прецедента последовательностью шагов. Данное описание называется потоком событий.
Бизнес-процесс «Продажа мебели на заказ» является общим и исследуемым, он включает в себя поток событий и два обособленных прецедента, каждый из которых будет рассмотрен более подробно.
Поток событий прецедента «Продажа заказного продукта» (Рисунок 10.2):
1. Клиент обращается в отдел по работе с клиентами с целью заказать мебель, начинается выполнение прецедента «Оформление заказа».
2. Если клиент отказывается от условий, то бизнес-процесс прерывается, если клиент соглашается, то он заказывает необходимую ему мебель.
3. Проектная группа осуществляет проектирование, изготовление и контроль качества заказанной мебели, данный бизнес процесс отражает прецедент «Исполнение проекта».
4. Отдел по работе с клиентами заказывает доставку продукта.
5. Отдел по работе с клиентами оповещает клиента о доставке.
6. Служба доставки осуществляет погрузку и доставку изделия покупателю.
Рисунок 10.2 Поток событий прецедента «Продажа заказного продукта»
Далее будет рассмотрен поток событий бизнес-процесса, обособленный в отдельный прецедент «Оформление заказа», при котором происходит взаимодействия клиента с менеджером по работе с клиентами.
Поток событий прецедента «Оформление заказа» (Рисунок 10.3):
1. Клиент приходит в отдел по работе с клиентами и обращается к одному из менеджеров по работе с клиентами, с целью оформить заказ на изготовление мебели.
2. Менеджер предоставляет клиенту каталог возможных эскизов и дизайнов мебели. Клиент выбирает изделие.
3. В процессе общения выясняются дополнительные пожелания клиента, которые менеджер учитывает и примечает.
4. Менеджер объясняет клиенту условия оплаты мебели.
5. Далее возможны два варианта: Клиент отказывается и на этом текущий бизнес-процесс прерывается; Клиент сразу полностью оплачивает заказ, и ему выдается чек об оплате; Клиент оформляет договор рассрочки, и ему выдается второй экземпляр договора
6. Если бизнес-процесс не был прерван, то менеджер формирует бланк заказа, в котором указывает личную информацию клиента, выбранный тип изделия, дополнительные пожелания клиента.
7. Далее менеджер при помощи информационной системы заносит электронную версию бланка заказа в базу данных в проектный отдел, на этом поток событий данного прецедента заканчивается.
Рисунок 10.3 Поток событий прецедента «Оформление заказа»
Вторым в последовательности событий бизнес-процесса «Продажа мебели на заказ» является прецедент «Исполнение проекта», в котором описан процесс проектирования заказанной мебели. В данном бизнес процессе взаимодействуют два отдела: проектный отдел и отдел материально-технического снабжения.
Поток событий прецедента «Исполнение проекта» (Рисунок 10.4):
1. Один из проектировщиков принимает бланк заказа от менеджера по работе с клиентами.
2. Проектировщик начинает разрабатывать проект изделия, и в процессе учитывает пожелания клиента. Одновременно проектировщик оценивает материальные затраты на изготовление мебели.
3. Проектировщик передает заявку на необходимые материалы материально-ответственному кладовщику при помощи информационной системы.
5. Материально-ответственный кладовщик сверяет по базе данных наличие необходимых материалов.
6. Если необходимые материалы отсутствуют, то материально-ответственный кладовщик заказывает необходимые материалы у поставщиков, по факту доставки он их принимает и подписывает счет-фактуру.
7. После доставки, или если материалы были в наличии, материально-ответственный кладовщик отправляет сообщение о наличии необходимых материалов проектной группе.
8. Проектировщик передает готовый проект подчиненным ему мебельным мастерам.
9. Мебельные мастера (Сборщики) приступают к изготовлению заказанного продукта.
10. После сборки изделия, менеджер проекта проверяет изделие на качество, если изделие не качественное, сборщики исправляют выявленные дефекты.
11. Менеджер проекта отправляет сообщение в отдел по работе с клиентами сообщение об исполнении проекта. Для этого он использует информационную систему.
На этом последовательность заканчивается.
Рисунок 10.4 Поток событий прецедента «Исполнение проекта»
Таким образом, прецедентная модель нового бизнес-процесса «Продажа заказного продукта» построена.