Организация производственно-хозяйственной деятельности предприятия ОАО "Верхнемамонское ХПП"
3.1 Информационная поддержка процесса принятия решений
Информационный поток - направленное движение в пространстве и времени, оформленных в виде документов сведений от источников информации к ее получателю.
Материальное воплощение информационного потока может быть в виде документов, машинных носителей и электрических сигналов, передаваемых по каналам связи.
На предприятии различают три основных потока документации:
-документы, поступающие из других организаций (входящие);
-документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
-документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
1. первичную обработку;
2. предварительное рассмотрение;
3. регистрацию;
4. рассмотрение руководством;
5. передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления представлена на предприятии самостоятельным структурным подразделением - отделом кадров (секретарь).
Отдел кадров (секретарь) принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:
1. направляемые на рассмотрение руководителю организации;
2. направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Внутренние документы предприятия создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения. Оригинал документа подшивается в дело.
Генеральный директор и все высшее руководство в процессе управления занимаются тем, что планируют решения, стимулируют выполнение решений и так далее. Принятие решений и коммуникации тесно взаимосвязаны. Коммуникации - это обмен информацией, на основе которой руководитель принимает эффективные управленческие решения и доводит принятые решения до работников предприятия.
Хозяйственная деятельность ОАО «Верхнемамонское ХПП» основывается на полученной первичной и вторичной информации. Первичная информация появляется у предприятия в результате взаимодействия с потребителями товаров (услуг), покупателями. Ее источниками служат анкеты, опросы, интервью. Вторичная информация необходима для составления финансового, инвестиционного, организационного и других планов предприятия. К непостоянной вторичной информации относятся совещания, выставки, законы, акты, указы Президента; к узкопрофильной вторичной информации относят бухгалтерские и финансовые отчеты предприятий, отчеты руководителей предприятий.
ОАО «Верхнемамонское ХПП» пользуется разнообразными средствами для коммуникаций составляющими для своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями предприятие общается с помощью рекламы и других программ продвижения товара на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное значение ХПП уделяет созданию определенного образа. Предприятию приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты.
К коммуникациям внутри предприятия относятся межуровневые коммуникации (перемещение информации в рамках вертикальных коммуникаций), а также по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки).
Предприятие состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководитель должен добиваться чтобы подразделения работали совместно, продвигая предприятие в нужном направлении.
На предприятии используются такие программы как Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Excel. Средствами связи с внешней средой являются Internet, факсимильная связь, телефонная линия.