7.2. Информационные технологии

Эффективную деятельность предпринимателя в книжном деле невозможно представить без использования современных информационных технологий сбора, обработки и передачи информации.

В нашем пособии мы не будем рассматривать технологии, используемые в обработке текстов и подготовке оригинал-макетов, в других производственных издательских процессах допечатной подготовки, реализуемых с помощью компьютеров и относящихся вместе с соответствующими типографскими процессами к информационным технологиям обеспечения технологических процессов.

Под информационными технологиями будем понимать комплекс вычислительных процессов, персональных компьютеров и средств электронной связи, объединенных в компьютерную сеть и составляющих информационную базу управления фирмы. Отличительная особенность применения информационных технологий – принятие управляющего решения и его реализация непосредственно программными модулями, т.е. включение сети в контур управления.

Для информационного обеспечения внутрифирменных процессов организуется локальная компьютерная сеть, состоящая из первичных регистраторов (сканеров) операций по приему, перемещению и продаже книжных товаров; компьютеров, подготавливающих и формирующих приходно-расходные документы (накладные, счета-фактуры, спецификации, ценники); специализированных компьютеров (серверов), накапливающих информацию о проведенных коммерческих операциях и предоставляющих доступ к ней для анализа и обобщения.

В качестве примера рассмотрим локальную сеть Торгового дома «Библио-Глобус» и принципы ее действия. Источником для компьютерной регистрации коммерческих операций является нанесенный типографским способом на каждую поступающую книгу штриховой код (штрихкод), в котором в виде комбинации линий и промежутков между ними закодирован индивидуальный идентификатор издания – ISBN. Другим источником регистрации служит приходная электронная накладная, поступающая на дискете вместе с товаром и содержащая в согласованном формате накладную на пришедшую партию книг. Приемка товара, данные о котором уже поступили в электронном виде, производится с помощью сканера, считывающего штрихкод и подсоединенного к компьютеру. Все данные о поступившем товаре (наименование, количество, цена) сопоставляются с данными электронной накладной, которая в свою очередь сравнивается с заказом, хранящимся на сервере.

Вся информация о принятом товаре переносится на сервер «товарная база», составляется его библиографическое описание, которое поступает в базу данных «библиография». Расчет количества книг, необходимых в торговом зале, производится посредством специальной программы исходя из заданного стандарта и порога наличия и остатков конкретной книги в торговом зале.

Перед поступлением в торговый зал товар проходит предпродажную подготовку (ППП) на складе либо у поставщика.

Предпродажная подготовка на складе перед отправкой книги в торговый зал по запросу с сервера на специализированном принтере штрих-кодирования производится выдача на печать этикетки (ценника) с штрихкодом и розничной ценой на книгу. Последняя рассчитывается автоматически при формировании заказа менеджером на компьютере. Склад удален от магазина на значительное расстояние и связан с сервером магазина линиями волоконно-оптической связи, благодаря которой локальная сеть магазина имеет выход на локальную сеть склада.

После принятия по количеству и номенклатуре товарная партия, пришедшая со склада, в сопровождении внутренней электронной накладной доставляется в торговый зал. Расстановка в зале осуществляется в соответствии с кодом рубрики классификатора, присваиваемой при составлении библиографического описания. Код задает зону продажи книги (стеллаж, полка). Покупатель, выбравший книгу для покупки, производит оплату покупки через кассу. Кассир считывает с помощью сканера этикетку, на электронной кассе высвечивается розничная цена, кассир принимает деньги и пробивает чек. Все кассы торгового зала соединены с кассовым сервером по специальной схеме.

Информация о продажах хранится на кассовых серверах и с определенной периодичностью передается на главный сервер. С последнего забирается информация о новых поступлениях товара для обновления кассовой базы данных.

Информационные технологии, применяемые для организации технологических процессов в рабочей среде фирмы, дают предпринимателю возможность перехода к электронному бизнесу. «Бизнес со скоростью мысли» основан на информации о предлагаемых книгах, ходе продаж книг определенного поставщика в магазине, регулярных платежах за проданные книги и поставках литературы по стандартам поставки («автозаказ» и «автодозаказ»). Для осуществления такой системы магазин и поставщик помимо договора поставки заключают между собой договор об информационном обмене, который предусматривает определенные требования к форматам обмена информацией, стандартам обмена и регулярности обмена информацией.

Договор о поставке может предусматривать в этом случае, какая из сторон осуществляет предпродажную подготовку и дополнительные расчеты за предпродажную подготовку.

Возможны два оперативных коммерческих процесса между поставщиком и получателем:

• по схеме предложение, заказ, поставки;

• реализация, автодозаказ, повторная поставка.

Первая схема:

Основные действия:

1. Поставщик формирует предложение в виде электронного прайс-листа согласованного формата;

2. Поставщик посылает предложение по электронной почте (возможны и другие варианты электронного обмена данными);

3. Менеджер розничной фирмы анализирует предложение;

4. Менеджер розничной фирмы производит отбор и утверждает заказ, назначает стандарты поставки, по установленному алгоритму назначается розничная цена;

5. Заказанные наименования поступают в электронную базу данных книготорговой фирмы;

6. Поставщик получает заказ наименований для поставки;

7. Заказ поступает в базу данных поставщика;

8. Поставщик формирует и поставляет заказ.

Вторая схема:

1. Менеджер (администратор) получателя обращается к базе данных и формирует дозаказ в соответствии с величиной остатков, расходимостью и стандартами поставки;

2. Дозаказ пересылается по электронной почте поставщику;

3. Поставщик получает дозаказ;

4. Менеджер поставщика анализирует дозаказ в соответствии с остатками на его складе;

5. Менеджер поставщика фиксирует дозаказ в базе данных и передает его на свой склад;

6. Менеджер получателя получает утвержденный дозаказ;

7. Дозаказ фиксируется в базе данных менеджера получателя;

8. Поставщик осуществляет поставку дозаказа.

Перспективным вариантом реализации второй схемы является доступ поставщика непосредственно к тому сегменту базы данных покупателя, который содержит сведения об остатках поставленных им наименований и самостоятельное формирование дозаказа.

Преимущества автозаказа и автодозаказа:

• минимизация объема складских операций получателя в связи с переходом к поставкам в торговый зал;

• оперативное реагирование на спрос;

• динамическое регулирование объема поставок в соответствии со спросом;

• минимизация товарных запасов торгового зала;

• ускорение оборачиваемости товарных запасов и расчетов за проданные товары.

Недостатки связаны с неразработанностью алгоритмов формирования пороговых значений заказа, низкой дисциплиной формирования дозаказа, неурегулированностью вопросов о предпродажной подготовке и их стоимости; отсутствием общеотраслевых стандартов электронного обмена. Опыт ТД «Библио-Глобус» показывает, что при кропотливой работе с поставщиками, взаимном доверии и желании сотрудничать эти вопросы разрешимы, и стороны получают взаимовыгодное коммерческое сотрудничество.

Проектирование информационных технологий коммерческих процессов поставок невозможно без использования подходов и методов логистики.

Разработка и внедрение информационных технологий потребовали больших капитальных вложений, которые вполне окупились, так как без существенного увеличения численности персонала ускорилось движение запасов, с 1996 г. количество наименований, находящихся в продаже, увеличилось в три раза, что соответствующим образом сказалось на массе и проценте прибыли. Подтвердился важнейший принцип управления: чем больше информации у фирмы, тем меньше она рискует, принимая на ее основе решения.

Внедрение информационных технологий и логистических методов управления материальными и информационными потоками должно полностью охватить коммерческие бизнес-связи между большинством субъектов книжного рынка, так как эффективное взаимодействие партнеров по книжному бизнесу основано на едином информационном пространстве. В свою очередь единое информационное пространство требует выработки правил информационного обмена данными, общих принципов, обеспечивающих совместимость внутрифирменных технологий, т.е. создания единой информационной платформы книжного дела.

Информационная платформа предназначена для объединения информационных ресурсов в единое информационное пространство. Можно указать на следующие выгоды и возможности от использования подобной информационной технологии.