2.3 Учет выдачи заработной платы. Учет депонированной заработной платы

Обычно выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях).

В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных (не денежных) формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Доля заработной платы, выплачиваемой в не денежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.

Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других Предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается.

В этом случае необходимо учитывать постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2, касающееся тех обстоятельств, на которые будут обращать внимание суды, а также трудовые инспекции при рассмотрении обоснованности выплаты зарплаты в не денежной форме.

И наконец, при выплате работнику заработной платы в натуральной форме должны быть соблюдены требования разумности и справедливости в отношении стоимости товаров, передаваемых ему в качестве оплаты труда, т е. их стоимость, во всяком случае не должна превышать уровень рыночных цен, сложившихся для этих товаров в данной местности в период начисления выплат.

В последнее время все меньше организаций выдают своим сотрудникам заработную плату из кассы предприятия, предпочитая перечислять ее на банковские карточки.

Выдача заработной платы безналичным путем имеет массу преимуществ. Например, это позволяет организации больше не беспокоиться об инкассации наличных средств, о содержании в кассе крупных денежных сумм и упрощает работу бухгалтера или кассира.

На практике применяются три вида перечисления зарплаты:

1) на счета работников, предназначенные для расчета пластиковыми картами;

2) на текущие счета физических лиц;

3) на счета работников по специально открытым для них вкладам в банках.

Чаще всего организации используют два первых варианта: первый - для выплаты заработной платы сотрудникам организации, второй - для перечисления оплаты подрядчикам.

Механизм перечисления заработной платы на специальный карточный счет регулируют прежде всего нормы Гражданского кодекса РФ (главы 45 «Банковский счет», 46 «Расчеты»), Трудового кодекса РФ, а также положения Банка России от 01.04.2003 № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации».

Безналичный способ выплаты заработной платы с использованием банковских карт может применяться организацией только с согласия работников. Для этого от них должны поступить заявления с просьбой перечислять заработную плату на определенный банковский счет (абз. 3 ст. 136 ТК РФ).

После этого организация выбирает банк-эмитент (это может быть банк, в котором у организации уже открыт расчетный счет, но может быть и другой банк), определенный тип и вид пластиковой карты (расчетная или кредитная), определяет целесообразность установки банкомата на территории организации и т.п.

Расчетная карта - банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора между эмитентом и клиентом распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денег.

Кредитная же карта - это банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора с эмитентом осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.

В настоящее время организации все чаще открывают своим сотрудникам кредитные карты.

Если у организации есть расчетный счет в банке-эмитенте, то деньги на счета работников, открытые в этом же банке, перечисляются непосредственно с него. Зарплата всех работников перечисляется на карточные счета одним платежным поручением (п. 1.1.15 Положения Банка России № 222-П).

Платежное поручение заполняется следующим образом. В поле «Получатель» нужно указать наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета сотрудников. В поле «Сумма» следует записать общую сумму, которая подлежит перечислению. Поле «Назначение платежа» можно заполнить так: «Перечисление заработной платы за август 2008 г., реестр № от... (дата)».

Образец реестра обычно выдает банк-эмитент (п. 1.1.15 Положения Банка России № 222-П). Реестр прикладывается к платежному поручению.

Сам реестр должен быть подписан лицами, имеющими право подписи расчетных документов, и заверен печатью организации. Он представляется в банк как в бумажном виде в двух экземплярах, так и в виде электронного файла в формате, согласованном с банком и представляющем собой копию реестра.

В подтверждение того, что денежные средства перечислены на карточные счета, банк выдает организации выписку и возвращает один экземпляр реестра с отметкой о перечислении, что служит документальным подтверждением факта погашения задолженности перед работниками за соответствующий период.

Организация должна удержать все предусмотренные законодательством налоги и страховые взносы с заработной платы работников до момента представления в банк документов на зачисление денежных средств на карточки.

В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ все российские организации, от которых или в результате отношений, с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.

НДФЛ рассчитывается обычно по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ), при этом сумма налога удерживается организацией - налоговым агентом непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.

На основании п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

В связи с этим одновременно с платежным поручением на перечисление заработной платы на карточные счета организация должна представить в банк платежное поручение на уплату в бюджет НДФЛ.

Денежное вознаграждение за проделанную работу выдается в рублях. В соответствии с трудовым договором может устанавливаться иные формы. Однако следует помнить о том, что выдача заработной платы должна быть на 80% в денежном выражении.

Выплата зарплаты через кассу может производиться как за счет выручки, так и быть снята с расчетного счета. Если выбирается второй вариант необходимо в чеке указать цель - выдача заработной платы. Полученные денежные средства оформляются приходным кассовым ордером, а выплаты расходными кассовыми ордерами, это стандартные формы для ведения бухгалтерского учета. Подписывать их должен руководитель (директор организации, главный бухгалтер) и кассир, или лицо, его замещающее.

В настоящее время центральный банк больше не устанавливает лимит денежной суммы в кассе, это делает руководитель. Кроме того, выдача заработной платы через кассу может проводиться в течение 5 дней, а не трех, как это было раньше. В эти дни возможны переизбытки кассового лимита.

Перед выплатой заработной платы кассир должен проверить следующие пункты в поступивших документах:

1) Суммы денежных средств прописью и цифрами должны быть одинаковыми.

2) Должны присутствовать подписи главного бухгалтера и руководителя.

3) Правильность заполнения документов и отраженной в них информации.

4) Соответствие ФИО при выдаче денежных средств данных указанных в паспорте и в платежных документах.

Выдача заработной платы из кассы работником (кассиром) идет в следующем порядке:

1) Отсчитать необходимую денежную сумму для выдачи работнику;

2) Дать расписаться в зарплатной ведомости работнику;

3) Произвести совместный просчет денежной суммы с работником;

4) Отдать заработную плату работнику.

На общую сумму ведомости делается расходный кассовый ордер. Можно производить выплаты и без ведомости, в этом случае на каждого из работников составляется расходный кассовый ордер.

Если по истечении 3 дней деньги работником не были получены в зарплатной ведомости, напротив его фамилии ставится оттиск «депонировано». Далее просчитывается итог выданной суммы по ведомости, и эта сумма ставится в графу «выдано». Остаток денежной суммы с фамилиями работников отдается на сверку бухгалтеру, после чего депонированная заработная плата зачисляется обратно на расчетный счет.

Депонированная заработная плата - это оплата труда, которую сотрудники по каким-то причинам не смогли получить вовремя, т.е. в течение срока выплаты заработка, установленного в организации. Этот срок, в который может быть превышен лимит кассы, устанавливается в количестве трех дней с момента получения денег в банке.

Если сотрудник не получил заработную плату вовремя, она депонируется. От того, получил работник заработок из кассы, или же он получил депонированную зарплату, расчет зарплатных налогов и взносов не влияет, поскольку все расчеты ведутся в момент начисления заработка (п. 1.4 Положения Банка России № 373-П от 12.10.2011).

Если работник не получил зарплату в указанный срок, он имеет право получить ее в любое время. Для этого ему необходимо обратиться в бухгалтерию Депонированную зарплату компания может выдать работнику в любой день, а не тянуть до следующих сроков выплаты заработка.

Бывают ситуации, когда денег в кассе нет или их невозможно получить в банке в срочном порядке. Во избежание споров с работником, срок выдачи выплат депонированной зарплаты лучше закрепить в локальных актах организации (трудовом договоре, положении об оплате труда, коллективном договоре и пр.).

При получении денег в кассу для выплаты заработка работникам, организация может превысить лимит в кассе лишь в течение трех дней с момента их получения с расчетного счета. Если работник в этот срок не получил заработную плату, она депонируется. При этом ведомость на выплату заработной платы закрывается.

Сотрудник может обратиться в кассу на получение данной суммы. Действия кассира:

1) Кассир может сообщить об этом бухгалтеру, и он включит эту сумму в планируемую для заявки на получение денег из кассы.

2) Кассир подает заявку, полученную от работника в письменной форме, и передает ее секретарю. Секретарь по всем правилам регистрирует входящий документ в журнале регистрации входящей документации, ставит отметку о получении на заявлении работника, затем передает его главному бухгалтеру.

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру, если в кассе есть необходимая сумма. Депонированный заработок может быть выдан в день выдачи заработной платы, при условии, что это оговорено положениями об оплате труда и пр.

Списание задолженности перед работником по депонированной зарплате.

При возникновении депонированной зарплаты, в организации образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником. Если работник так и не обратился за выплатой заработка, то списание задолженности производится по истечении срока исковой давности. Долг перед работником учитывается в составе доходов организации в сумме, в которой его отразили на счетах бухгалтерского учета.

Срок давности для задолженности по депонированной зарплате рассчитывается на общих основаниях и считается равным три года (ст. 196 ГК РФ). По окончании этого срока сумма долга учитывается в сумме внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ).