2.2 Работа в реестре

Для передачи документов в бухгалтерию используются реестры документов. Они находятся в подсистеме «Документы и файлы». Первичные документы, такие как накладные и акты выполненных работ передаются при помощи «Реестра документов (акты, счета, накладные)». Другие документы, такие как договоры, письма, извещения и пр. передаются при помощи «Реестра документов (прочие)». (рис.8)

Рис.8. Выбор реестров документов.

Поля в реестре:

v Поля «Не принято» и «Описание ошибки» доступны только бухгалтеру. Заполнение поля «Описание ошибки» предполагает то, что документ не принят.

v Поле «Проект» обязательно к заполнению для всех пользователей.

v Поле «Корреспондент» заполняется наименованием контрагента, указанного в первичном документе

v Поля «Номер акта», «Дата акта», «Номер накладной», «Дата накладной», «Номер с/ф», «Дата с/ф» - номера первичных документов, входящих в комплект первички. Поле «Сумма» - стоимость (в т.ч. НДС) указанная в первичном документе.

v Поле «Сумма не сданных документов» - разница между общей суммой заявок по данному контрагенту, организации и проекту и суммой документов, переданных в бухгалтерию по реестру.

v Поле «Внутренний документ» - ссылка на внутренний документ, автоматически создаваемый при проведении реестра.

После создания реестра и заполнения всех полей, необходимо распечатать реестр, заполнить дату передачи, поставить подпись, сформировать по нему комплект документов к передаче и отнести/отправить в бухгалтерию.

Бухгалтер получает комплект документов с реестром. Открывает его электронную форму. Бухгалтер проверяет правильность заполнения документа, обозначает наличие ошибок и описывает их. Каждый пользователь может в любой момент времени ознакомиться с перечнем документов, в которых он является ответственным и которые содержат ошибку. (рис.9)

Рис.9. Реестр документов (вид для бухгалтера)

менеджмент качество дебиторский тендерный