6.2 Особенности регистрации кадровых документов
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98). Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, его как бы еще не существует и учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочную работу по документам. В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроль за сроками их исполнения и информационно-справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении доложен быть перечень нерегистрируемых документов, который разрабатывается службой делопроизводства и утверждается руководителем. К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, печатные издания и др.
Документы должны регистрироваться один раз: входящие - в день получения, исходящие – в день отправки. Внутренние регистрируются в день подписания или утверждения.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает незначительное количество документов. Однако журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа. При журнальной системе невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале.
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Карточки подвижны, их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.
Для регистрации кадровых документов необходимо использовать журнальную форму регистрации (даже в тех случаях, когда используются специальные программы). Только журнальная форма регистрации может выручить работодателя при возникновении трудового спора, когда бывает необходимо доказать, что приказ был создан именно в тот день, который указан в графе «Дата составления», а не задним числом. Страницы должны быть пронумерованы (любым способом кроме карандаша), прошиты и опечатаны. В графе «Дата составления» указывается дата подписания приказа.
Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых документов и дальнейшего формирования этих документов в дело. Согласно п. 3.5. Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации.
Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому должны иметь различные регистрационные индексы и формироваться в разные дела. Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация. Например: к порядковым номерам приказов о приеме, переводе, увольнении добавляется буква «к», для приказов о командировании – «км», о предоставлении отпусков - «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т.д. В случаях ведения учетной формы, в которую вносятся сведения о кадровых приказах, составленных по разным вопросам (с учетом сроков хранения), можно порекомендовать следующие формы журнала регистрации приказов.
Все организации должны вести обязательно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Чтобы не возиться с сургучом, можно скрепить книгу пломбой. Правда, набор для нее также придется прикупить, но возможно, он пригодится фирме и для других целей.