6.1 Этапы движения кадровых документов при их составлении и оформлении

Совокупность процедур, обеспечивающих прохождение документа в организации, называется документооборотом. Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения составляет содержание понятия «организация работы с документами».

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении при том условии, что у этих данных общий источник и общий преемник. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан (предложения, заявления, жалобы).

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. На практике широко распространена внутренняя переписка. Она оформляется докладными и объяснительными записками, справками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения. Различают этапы обработки каждого из указанных потоков.

Этапы обработки входящих документов:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- передача на исполнение;

- контроль исполнения.

Этапы обработки исходящих документов включают:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

- отправку документа.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят стадии обработки исходящих документов, на этапе их получения структурными подразделениями фирмы - входящих. Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.