2.4 Носители исходной информации

В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: промежуточные и первичные документы.

Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.

Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей.

При проектировании форм первичных документов следует учитывать требование ГОСТа 6.13.2-75 на систему первичной учетной документации. Формуляр на систему первичной учетной документации состоит из 3 частей:

А) общая или заголовочная. В этой части размещаются реквизиты действующие на весь документ и включает в себя зоны:

1 зона- зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 зона- зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 зона- зона наименования и значения документа;

4 зона-зона наименования и номера документа, реквизитов-признаков, постоянных для документа или группы документов.

Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.

Б) предметная или содержательная; В этой части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается 5 зона - зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты - основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.

В) оформительская. В оформительской части располагается

6 зона - зона подписей и печати. Здесь содержатся подписи лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

В спроектированной форме первичного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель, обводятся утолщенной линией.

Таблица 7

Эскиз промежуточного документа

Распределения номеров животных по телятницам

Подпись__________

Таблица 8

Эскиз первичного документа

Ведомость учёта взвешивания животных

Подпись ______________