Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры или сам руководитель (п. 1.6 Положения). Контролирующая функция (вторая подпись) обычно доверяется второму лицу - главному бухгалтеру, бухгалтеру или иному работнику, назначенному приказом или распоряжением. При отсутствии бухгалтера это может делать и сам руководитель, особенно если он ведет кассу сам (п. 2.1 и 2.2 Положения).

Кассиру устанавливается должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. Ранее Порядок требовал после назначения кассира под роспись ознакомить его с Порядком.

Если кассиров несколько, назначается старший (п. 1.6 Положения).

У назначенного кассира должны быть штампы с текстом, подтверждающим проведение кассовой операции, например, для проставления на корешке приходного ордера. Должны быть у него и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу денег.

По-прежнему приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193. Отметим, что журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (п. 21 Порядка) в Положении не упоминаются.

В пункте 1.10 Положения указано, что кассовые операции могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Кассовые документы могут оформляться вручную или распечатываться на компьютере. Если кассовая книга ведется в электронном виде, то следует обеспечить сохранность ее данных на электронном носителе, и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных (п. 2.5 Положения).

В течение дня факт передачи денег между кассиром и старшим кассиром фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, бывшая форма КО-5, теперь называемая 0310005 (п. 2.4 Положения). При компьютерном ведении лист книги может распечатываться и подписываться кассирами, либо подписываться ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).