3.3.Характеристика программных средств

В настоящее время информация об общественном движении на территории Иркутской области хранится в отдельных текстовых файлах, многие из которых содержат большой объём информации, что затрудняет работу с данными . Часто ограничения по памяти системы не позволяют работать с такими объёмами данных. По этой причине целесообразен переход к использованию СУБД.

Система управления базами данных существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объёмов хранящейся в многочисленных таблицах информации.

При разработке базы данных «НКО» предпочтение было отдано системе управления базами данных Microsoft Access.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных , а также для управления ими при работе с большими объёмами информации .

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД , предоставляет дополнительные возможности по разработке работающих с базами данных приложений ,которые функционируют в среде Windows и соответствуют многим потребностям по управлению данными. Используя запросы , можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию . Можно создавать формы для ввода , просмотра и обновления данных , использовать Microsoft Access для создания различных по сложности отчётов . Формы и отчёты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса , так что в большинстве случаев формат , условия на значения и некоторые другие характеристики данных указываются только один раз .

К числу наиболее удобных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера , которые можно использовать для создания таблиц , запросов , различных типов форм и отчётов , выбрав с помощью мыши нужные опции . Для полной автоматизации приложения с помощью макросов можно легко связать данные с формами и отчётами .

Средства Access позволяют создавать приложения , работающие не только с базой данных Access , ни и с другими наиболее распространёнными форматами данных . Приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Paradox , Btrieve, FoxPro и любой базой данных , поддерживающей ODBC .

При заполнении базы данных «НКО» информацию о зарегистрированных общественных организациях можно импортировать из базы данных Paradox отдела юстиции Иркутской области.

Также можно легко импортировать данные из текстовых файлов , документов текстовых процессоров и электронных таблиц ( и экспортировать данные в них ).