Создание экономического документа Общие сведения

Анкеты, опросные листы, как и многие другие документы, представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк также называют формой.

Word позволяет создавать формы, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на ПК. Форма представляет собой аналог обычного бумажного бланка, в котором имеются готовая (неизменяемая) текстовая часть и поля, заполняемые различными данными. В форме неизменяемая часть заполняется в виде обычного текста, а для создания заполняемых данными полей предусмотрены так называемые поля формы.

Электронный бланк используется многократно, поэтому его целесообразно создать не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.

Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Он является основной, наиболее важной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде включает общую, предметную и оформительскую части (рис. 14).

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многострочного документа.

Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного документа.

Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессах обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы (анкеты), в которых наименования реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов.

Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.) В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители. Причем в последнем случае, как правило, объединяются в информационные массивы, что упрощает организацию их хранения, передачи и обработки.

Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизитам присущи два свойства, весьма важных с точки зрения их обработки:

• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;

• отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом, значением.

В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. Они выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является экономический показатель.

Существуют два определения этого понятия. В соответствии с первым, принятым в практике учета, статистики, планирования и т.п., под показателем понимается качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным.

Второе, принятое в теории и практике автоматизированной обработки данных, определяет показатель как высказывание, содержащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. Такое высказывание содержит единственное количественное значение, определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации.

Оба определения не противоречат друг другу, просто в первом акцентируется внимание на то, как получен тот или иной показатель, а во втором – какие атрибуты показателя отражают его конкретное смысловое содержание (значение).

Таким образом, экономический показатель, как составная единица информации, включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков.