Введение

В качестве носителей исходной информации на предприятиях используются преимущественно обычные первичные документы. Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как размещена в них информация. На практике применяют анкетный, зональный, табличный (табельный) и комбинированный принципы построения формы документов.

При проектировании первичной документации на предприятии обычно не приходится заново создавать формы документов. Работа сводится к пересмотру действующих форм, их упрощению и замене нескольких однородных форм одной, более рациональной и удобной для автоматизированной обработки.

Можно рекомендовать следующее примерное размещение реквизитов в документе: постоянные, справочно-группировочные и переменные (количественные), расценочные и итоговые. Расценочные и количественные показатели располагаются рядом для удобства вычислительной обработки. Во всех документах по одному разделу учета (например, документы по учету труда и заработной платы, материалов и др.) должно быть унифицированное расположение одинаковых реквизитов. Это облегчает последующую обработку таких документов и составление отчетных сводок.

При разработке документа вначале определяется необходимый минимальный состав реквизитов, далее выбирают форму построения и формат документа.

Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т.е. с разработкой порядка прохождения документа по всем инстанциям и исполнителям, начиная с момента поступления на предприятие и кончая моментом сдачи его в архив. Путь прохождения документа может быть разделен на три этапа: выписка документа, обработка документа, сдача в архив. Движение каждой формы массовых документов внутри организации целесообразно изобразить в виде схемы документооборота с указанием конкретных исполнителей и операций обработки.

Во вторую часть практикума вошли примеры и задания подготовки типовых и оригинальных документов, наиболее часто используемых в практической деятельности: подготовка служебного серийного письма, создание анкеты (опросного листа), разработка платежного документа.