Пример создания шаблона счета

Товарный счет оформляется на бланке, в состав которого входят обычные текстовые и числовые данные (название поставщика и получателя, информация о банках, номер счета, дата, подписи) и данные, представленные в составе таблицы (№, наименование, единица измерения, количество, цена за единицу, сумма, итоговая сумма) (рис. 25). Для создания бланка товарного счета и оформления конкретных товарных счетов удобно использовать таблицы Word. В них можно помещать разнообразную текстовую и числовую информацию, кроме того, выполнять вычисления итоговых сумм.

Поставщик

Банк поставщика

Получатель

Банк получателя

наряд

заказ СЧЕТ № от

Дополнения:

Сумма прописью:

Подписи:

Рис. 25. Пример бланка «Счет»

Рассмотрим возможный вариант создания шаблона документ, представленного на рис. 25.

1. Создание текстовой части бланка:

• создать новый пустой документ на основе шаблона Обычный;

• вызвать команду Файл - Параметры страницы и задать формат страницы А4 и поля: верхнее и нижнее - 2см, левое - 3см, правое - 1см;

• вести и отформатировать текстовую часть бланка;

• поочередно напротив каждой из строк «Поставщик:», «Банк поставщика:», «Получатель:», «Банк получателя:», «наряд», «заказ», «СЧЕТ №» и «Дополнения:» добавить поля формы с помощью панели инструментов «Формы» (технология создания полей форм см. стр. 26);

• дату, размещаемую справа от строки «СЧЕТ №», вставить как поле, задав команду Вставка - Поле, выбрать категорию Дата и время , из списка полей выбрать Date;

2. Создание табличной части бланка:

• поместить курсор в место расположения таблицы;

• задать команду Таблица - Вставить таблицу;

• задать 6 столбцов и 12 строк (число строк фиксировано, а число строк выбрано согласно приведенному бланку);

• задать выравнивание текста и данных в ячейках таблицы по центру;

• задать границы таблицы;

• ввести и отформатировать текст в верхней строке таблицы, в левом столбце таблицы и нижних трех строках таблицы;

• в столбцы, соответствующие «Наименованию», «Ед. изм.», «Кол-во», «Цена» ввести поля формы с помощью панели инструментов «Формы». Рекомендуется в столбце «Ед. изм.» применить поле со списком; в столбце «Кол-во» – числовой тип поля. В столбце «Сумма» ввести формулу. Общий вид формулы: Сумма = Кол–во*Цена, тогда для первой строки она будет иметь вид: =d2*e2;

• в трех снизу ячейках крайнего правого столбца ввести формулы:

формула для подсчеты ИТОГО =SUM(f2:f9);

формула для подсчета НДС =PRODUCT(f10;0,2);

формула для подсчета ВСЕГО =SUM(f9;f10)

• в соответствии с требованиями к документу в строке «Сумма прописью» должно расшифровываться (в виде текста) значение ячейки ВСЕГО (в нашем случае это адрес f11). Для этого необходимо сделать закладку на ячейку f11 (команда меню Вставка – Закладка, в поле ИМЯ ЗАКЛАДКИ ввести имя, например, «Результат»). В строку «Сумма прописью» ввести { FORMTEXT { =Результат } \* CardText }.

Созданный бланк товарного счета полезно сохранить как шаблон документа.