Пример создания серийного письма

Требуется разослать письмо клиентам. Текст письма следующий: «Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.05.2003г.».

Список рассылки:

1. 664000, Иркутск, Советская,12, директору ЗАО «Строительные материалы», Сидорову Андрею Петровичу;

2. 664043, Иркутск, Пролетарская,15, зам. директора ООО «Интел», Сорокиной Татьяне Петровне;

3. 664003, Иркутск, Волжская, 34, ген. директору ЗАО «Автомобилист», директору, Иванову Петру Сергеевичу.

Пусть набран текст письма (рис. 5).

Научно - исследовательский институт

Информатизации Бизнеса

г. Ангарск,

ул. Солнечная. 23

16.11.2020

Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.05.2003 г.

Начальник информационного отдела

В. Кислов

Рис. 5. Текст письма для основного документа

Технология создания основного документа.

• Выбрать команду Сервис – Слияние.

• Нажать кнопку Создать и указать требуемый тип основного документа.

• Нажать кнопку Активное окно. В результате активный документ будет преобразован в основной документ.

Технология создания источника данных (см. табл. 1).

• Выбрать команду Сервис - Слияние (если открыто диалоговое окно «Слияние», то пропустить эту команду).

• Нажать кнопку Получить данные.

• Выбрать команду Создать источник данных.

• В открывшемся окне диалога отредактировать состав и последовательность имен полей в списке.

• Нажать OK.

• Задать имя файла для сохранения источника данных и нажать OK.

• В открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Правка источника данных. В результате откроется окно «Форма данных».

• Заполнить поля данными для нужного числа записей созданного источника данных. По окончании ввода данных в поля очередной записи следует нажать кнопку Добавить.

• Нажать кнопку OK для возврата в окно редактирования основного документа.

Таблица 1

Технология подготовки основного документа к слиянию заключается в том, что в основной документ вставляются имена полей источника данных с использованием панели инструментов «СЛИЯНИЕ» (рис. 6).

Для каждого вставляемого поля слияния выполнить следующее:

• поместить курсор в место вставки поля слияния;

• нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов «СЛИЯНИЕ»;

• на появившейся панели со списком имен полей выбрать имя вставляемого поля. Поле слияния вставляется в документ во встречных кавычках «».

Подготовленный таким образом основной документ готов к выполнению слияния с источником данных.

НИИ «Должность»

Информатизации Бизнеса «Организация»

г. Ангарск, «Фамилия»

ул. Солнечная. 23 ____________________

16.11.2020 «Адрес1»

«Имя»

Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.12.2000г.

Начальник информационного отдела

В. Кислов

Рис. 6. Вид основного документа с полями слияния

Технология слияния основного документа и данных из присоединенного источника данных.

• Задать команду Сервис – Слияние.

• Нажать кнопку Объединить.

• В списке НАЗНАЧЕНИЕ выбрать значение Новый документ.

• Нажать кнопку Проверка, выбрать подходящее положение переключателя, например, Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере обнаружения, и нажать OK.

• В поле ДИАПАЗОН ЗАПИСЕЙ задать диапазон номеров объединяемых записей.

• Нажать кнопку Объединить.

В результате произойдет формирование составного документа.