7.3. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации.

Как правило, процесс инвентаризации состоит из следующих основных этапов:

- подготовка к инвентаризации;

- проведение инвентаризации;

- оформление результатов инвентаризации и их анализ;

- проведение контрольных проверок результатов проведённой инвентаризации;

- отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации и утверждаются в виде приложения к приказу об учётной политике организации.

Как правило, данный порядок определяет количество плановых инвентаризаций в отчётном году, сроки их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств организации, проверяемых в ходе каждой инвентаризации.

Исключением из данного порядка являются законодательно установленные случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

Установлено, что проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Правила проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые должны применяться с учётом постановления Госкомстата России от 19.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации», которым утверждены действующие унифицированные формы первичной учётной документации по учёту результатов инвентаризации и указания по их применению и заполнению.

На этапе подготовки инвентаризации в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организации должна создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.д.). Также в неё могут входить представители службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.

Персональный состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации.

При отсутствии хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

До начала проверки инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием «до инвентаризации на «_» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учётным данным.

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица дают расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение имущества или доверенности на получение имущества.

На этапе проведения инвентаризации определяется фактическое наличие имущества путём его подсчёта, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

На этапе оформления результатов инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления инвентаризационных документов.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учётными данными.

В сличительных ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учёта и данным инвентаризационных описей. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта законодательно регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

- недостача и порча имущества в пределах установленных законодательством норм естественной убыли относятся на затраты производства или издержки обращения;

- недостача и порча имущества сверх установленных норм естественной убыли относятся на счёт виновных лиц по распоряжению руководителя организации или по решению суда.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризации, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчёте.

Тема № 8 «Оценка хозяйственных средств и калькуляция себестоимости продукции»