6.1.Значение документов. Требования к первичным учётным документам.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется один из элементов метода бухгалтерского учёта - документация.

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, её первичного контроля. Каждая операция в момент её совершения оформляется документом и является первым этапом учёта.

Документ – представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Значение бухгалтерских документов в финансово – хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учётных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведётся повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учётных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учёте.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между физическими и юридическими лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Первичный учётный документ по совершённой хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учёту при соблюдении ряда нормативно установленных требований: