6.3. Организация документооборота.

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учёте организации, включающий их составление или получение от других организаций, принятие к учёту, систематизацию и передачу в архив.

Документооборот включает в себя следующие этапы:

- составление первичных учётных документов по совершённым хозяйственным операциям;

- перенос сведений из первичных учётных документов в учётные регистры;

- систематизацию переносимых сведений путём отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учёта;

- составление бухгалтерской отчётности организации по окончании отчётного периода на основании данных учётных регистров;

- составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;

- обработку и систематизацию всех документов для последующей сдачи в архив.

Перечень первичных учётных документов, сроки составления, представления и обработки первичных учётных документов, сроки систематизации регистрации учётных данных, а также сроки прохождения других стадий учётного процесса устанавливается графиком документооборота.

График документооборота устанавливается главным бухгалтером. На главного бухгалтера и сотрудников бухгалтерии возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учётной политике организации.

Правильно составленный график документооборота создаёт условия:

- для улучшения качества всей учётной работы организации;

- для рационального распределения должностных обязанностей между работниками;

- для усиления контрольных функций бухгалтерии;

- для своевременного составления бухгалтерской отчётности и т.д.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых работниками, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Примерный график документооборота должен содержать следующий перечень работ:

- порядок создания документов (устанавливаются ответственные за выписку, оформление и исполнение тех или иных документов, сроки их исполнения и количество экземпляров);

- порядок проверки документов ( устанавливаются ответственные за представление документов к проверке, порядок и срок их представления, а также ответственные за проверку представленных документов);

- порядок обработки документов (устанавливаются исполнители и сроки исполнения);

- порядок передачи документов в архив (устанавливаются исполнители и сроки передачи документов в архив).

Первичные учётные документы, учётные регистры, бухгалтерские балансы и отчёты подлежат обязательной передаче в архив.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учёта и другие документы учётной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для соответствия бухгалтерской отчётности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель организации. За сохранность первичных учётных документов, учётных регистров, бухгалтерских балансов и отчётов, а также за их оформление и передачу в архив несёт ответственность главный бухгалтер.

ТЕМА № 7 «ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ»