9.1. Роль учётных регистров в бухгалтерском учёте.

Сведения о совершённых хозяйственных операциях , содержащиеся в принятых к учёту первичных учётных документах и отражённые с помощью бухгалтерских проводок на соответствующих счетах бухгалтерского учёта, должны систематизироваться, записываться и накапливаться в учётных регистрах бухгалтерского учёта. Эти сведения называются учётными данными, а их совокупность – учётной информацией.

В учётных регистрах хранится вся учётная информация, которая служит основой для составления бухгалтерской отчётности организации, а также может быть использована для целей управления организацией.

Учётные регистры представляют собой документы в виде специальных табличных форм, приспособленных для регистрации, группировки и обобщения данных бухгалтерского учёта о наличии хозяйственных средств и операциях с ними.

Хозяйственные операции должны отражаться в учётных регистрах бухгалтерского учёта в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учёта. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учёта обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Учётные регистры имеют различные формы и могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации.

Примерами различных форм бухгалтерских книг является кассовая книга, Главная книга и др. Примерами различных форм бухгалтерских карточек являются карточки учёта материалов, инвентарные карточки учёта объектов основных средств, карточка учёта нематериальных активов и др.

Формы регистров бухгалтерского учёта разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учёта, или федеральными органами исполнительной власти.

Регистры бухгалтерского учёта при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчётности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За её разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи в учётных регистрах должны быть краткими, чёткими, ясными, разборчивыми, без помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учётные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учёта расчётов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчётными лицами и т.д. При этом способе дебетовые и кредитовые обороты отражаются по одной позиции (линии), что даёт возможность выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность. В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Такая запись даёт возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учётных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчёта учётные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.