7.3. Попереджувальна роботи служби безпеки підприємства

Служба безпеки: попереджувальна робота з персоналом

До категорій працівників, які мають доступ до комерційної (в тому числі конфіденційної) інформації, і що можуть бути потенційними джерелами її розголошення, або інших неправомірних дій, відносяться перш за все, працівники бухгалтерії, касири, особи, які мають право розпорядження печатками, бланками, працівники комп'ютерних підрозділів .

У практиці роботи з персоналом працівники служби безпеки повинні перевіряти не тільки зберігання співробітниками комерційної таємниці, а й ставлення їх до своїх службових обов'язків, акуратність у поводженні з документами, зайвий «інтерес» до роботи інших підрозділів.

Для працівників служби безпеки індикаторами у виявленні конкретних працівників, що здійснюють розголошення конфіденційної інформації, що займаються розкраданням грошей, або вчиняють інші неправомірні дії, які загрожують економічному становищу фірми, є наступні:

- раптовий активний інтерес до конфіденційної інформації, діяльності інших підрозділів;

- зміна поведінки працівника в спілкуванні з колегами, у розмовах, поява невпевненості, страху;

- різке збільшення витрат працівника, придбання дорогих товарів, нерухомості та ін;

Потенційними правопорушниками є співробітники:

1) мають значні матеріальні труднощі;

2) мають схильність до азартних ігор;

3) схильні до пияцтва, наркотичної залежності;

4) мають важко хворих близьких родичів;

5) часто міняють місце роботи;

6) психічно неврівноважені.

Для підтримки високого рівня захищеності економічних інтересів фірми службі безпеки доцільно проводити перевірки осіб, які можуть, користуючись своїм службовим становищем, представляти загрози безпеці. Наведемо деякі способи таких перевірок.

Перший.Особі, відповідальній за отримання в банку грошових сум, умисного вкладається в пачку зайва купюра. Якщо особа не реагує на дані дії, то з цього можуть бути зроблені наступні висновки:

1. Дана особа недбало ставиться до своїх обов'язків.

2. Дана особа умисно привласнює гроші.

В обох випадках є підстави сумніватися в особистих, або ділових якостях особи, що перевіряється.

Другий.Перевірка виконання виконавчо-розпорядчих функцій відповідальною особою. Працівникові, має право розпоряджатися печатками, штампами. Сторонньою особою йому пропонується за винагороду проштампувати чисті аркуші паперу. У разі згоди - довіра до такої особи втрачається і воно звільняється від посади.

Третій.Для банків. Перевіряється особа, що обслуговує клієнтів у банку, яка має право доступу до інформації за рахунком і видає довідки про наявність коштів на рахунках клієнтів. Один з клієнтів (на прохання працівників служби безпеки) пропонує видати йому довідку про наявність значної суми грошей у нього на рахунку, хоча насправді ця сума невелика, обіцяючи при цьому пристойну винагороду. Як правило, у виписці по рахунку до суми дописується один або два нулі. Зрозуміло, що фіктивна довідка необхідна клієнтові для введення в оману контрагентів. У разі згоди працівника банку можна зробити висновок про його неправомірне поведінці.

Взагалі ж керівництву підприємницької фірми необхідно проводити таку внутрішню політику, щоб мінімізувати кількість незадоволених працівників (службовим становищем, оплатою праці тощо) і особливо старатися зберігати хороші відносини з звільняються працівниками. У цьому випадку ймовірність витоку інформації буде знижена.

Служба безпеки та перевірка контрагентів

Найважливішою функцією служби безпеки є всебічна перевірка контрагентів.

Причини, які знижують надійність контрагента і можуть з'явитися підставами для відмови від підписання договору з ним:

1) відсутність у фірми власного приміщення (фірма орендує приміщення, причому недавно);

2) відсутність працівників, у штаті – лише одні керівники;

3) відсутність руху коштів по рахунку;

4) фірма обслуговується в ненадійному банку;

5) фірма невчасно розраховується з бюджетом, банками, зриває строки поставки і т.п.

6) фірма зареєстрована в офшорній зоні;

7) розбіжність юридичної адреси фірми і фактичного місцезнаходження, прописка керівника фірми в іншому регіоні;

8) негативна інформація про керівника фірми.

Слід уважно проаналізувати установчі та інші документи контрагента, бажано також провести їх експертизу. Криміналістична експертиза документів проводиться перш за все на предмет встановлення їх автентичності та відсутності ознак підробки, таких як:

- підчистки;

- дописки;

- додрукування (інший шрифт, інтервал, колір тощо);

- підробки печаток і штампів;

- підробки підписів.

Обов'язковою умовою ефективної системи економічної безпеки є формування власної картотеки клієнтів з розбивкою по мірі їх надійності, а також участь у формуванні регіональних та загальноукраїнських банків даних, використання їх інформації про контрагентів.

Внутрішній аудит

Для забезпечення економічної безпеки підприємницької діяльності та протидії внутрішнім і зовнішнім загрозам найважливіше значення належить контролю фінансово-господарських операцій, бухгалтерської та іншої документації фірми. У цих цілях керівництво підприємницької фірми і служба економічної безпеки може використовувати аудиторські перевірки.

Аудит– це діяльність з перевірки та контролю, аналізу та оцінки фінансового стану фірми. В найбільш широкому розумінні аудит є різновидом підприємницької діяльності, що здійснюється на платній основі.

Розрізняється зовнішній і внутрішній аудит.

Зовнішній аудитздійснюється зовнішніми незалежними аудиторами, аудиторськими фірмами, які, відповідно до вітчизняного законодавства, на основі замовлень (договорів) з організаціями виробляють аудиторські перевірки. Ініціаторами в цьому випадку можуть бути державні органи – Національний Банк України, податкові інспекції, судові інстанції, або різні, в тому числі недержавні організації. Результати перевірок оформлюються актами, аудиторськими висновками.

Внутрішній аудитздійснюється фахівцями самої фірми (підприємства). Внутрішній аудит є ефективним інструментом системи забезпечення економічної безпеки підприємницької діяльності, оскільки дозволяє попереджати негативні тенденції у фінансово-господарській діяльності фірми, розкривати наявні порушення і своєчасно вживати заходів щодо їх ліквідації. Якщо результати зовнішньої аудиторської перевірки можуть призвести до певних санкцій проти перевіряється підприємницької фірми і стають надбанням гласності, то результати внутрішнього аудиту є конфіденційною інформацією і не підлягають відкритому доступу. Як правило, відповідальність аудиторів за розголошення конфіденційної інформації (комерційної таємниці) передбачається в договорі. За її розголошення аудитор може нести як дисциплінарну, так і матеріальну відповідальність.

Аудиторські перевіркив залежності від етапу господарської діяльності можуть бути:

1. Попередніми– проводяться до початку проведення господарських операцій), і спрямовані на попередження незаконних та економічно недоцільних господарських операцій. Попередній контроль необхідний при укладенні господарських договорів, визначенні напрямів використання ресурсів, для розробки схем, проектів, бізнес-планів та ін

2. Поточними– виробляються безпосередньо в період здійснення господарських операцій і необхідні для своєчасного виявлення порушень законодавства, спотворення бухгалтерських даних, розрахунків і оперативного реагування на ці дії.

3. Подальшими– здійснюються після проведення господарських операцій з метою загальної оцінки достовірності звітних даних, виявлення недоліків і порушень, розробки заходів щодо їх усунення.

Аудиторський контроль може бути документальний, фактичний і змішаний. Документальний контрользаснований на перевірці різних документів – первинних і зведених бухгалтерських документів, планів та звітів підрозділів і служб, договорів і т.д.Фактичний контрольпроводиться з метою встановлення фактичної наявності грошових коштів і цінних паперів в касі, товарно-матеріальних цінностей на складах, достовірності дебіторських і кредиторських заборгованостей фірми.Змішаний контрольпередбачає одночасну документальну і фактичну перевірку.

У практиці аудиторських перевірок можуть використовуватися різні методи і прийоми їх проведення:

- інвентаризація;

- лабораторний аналіз;

- експертна оцінка;

- очне опитування;

- читання документів;

- рахункова перевірка;

- зіставлення (звірка) документів;

- письмовий запит;

- економічний аналіз.

Предметами аудиторської перевірки мають бути перш за все:

1) достовірність відображення фінансово-господарських операцій в бухгалтерському обліку;

2) касові і банківські операції;

3) розрахункові і кредитні операції;

4) розрахунки з бюджетом, позабюджетними фондами та фондами соціального страхування та забезпечення;

5) основні фонди, нематеріальні активи та довгострокові фінансові вкладення;

6) матеріальні цінності;

7) витрати на виробництво і реалізацію продукції;

8) фонди і резерви;

9) фінансові результати діяльності фірми (прибуток, збитки).

Для проведення аудиторських перевірок створюється спеціальна комісія. Керівник фірми спільно зі службою економічної безпеки визначають її членів з числа найбільш надійних і кваліфікованих працівників фірми. У необхідних випадках можуть залучатися і зовнішні фахівці. Результати роботи комісії оформляються довідкою аудиторської перевірки, в якій зазначаються об'єкти перевірки, зазначені порушення та недоліки, і перелік рекомендацій по їх подоланню. Дана довідка складається у мінімальній кількості екземплярів і надається лише з дозволу керівника фірми.

В даний час у всьому світі керівники фірм все частіше схиляються до створення служби внутрішньофірмового аудиту, оскільки набагато дешевше запобігти правопорушенням власними силами, ніж потім боротися з їх наслідками.