Места возникновения затрат и центры ответственности

09 марта 2010, 09:33

Сергей Шебек, Клуб борцов с затратами

Места возникновения затрат и центры ответственности: квалификация и способы формирования

Определение понятию «место возникновения затрат» можно дать следующее.

Места возникновения затрат - структурные единицы компании, в отношении которых ведется планировании и учет затрат, связанных с их деятельностью.

Для чего необходимо выделить места возникновения затрат?

Все довольно просто. Если мы будем рассматривать предприятие в целом, не разделяя его на отдельные составляющие, то и затраты сможем учитывать только по предприятию в целом. (Так называемым «котловым» методом.) И при таком раскладе мы не сможем выявить – какое подразделение сработало хорошо, а какое не очень хорошо, где конкретно и по чьей конкретно вине возникли потери или перерасход ресурсов. А если все предприятие мы разделим на места возникновения затрат, то сможем деятельность каждого из этих мест «просвечивать рентгеном». Так что руководители этих мест возникновения затрат всегда будут чувствовать себя «под колпаком», не будут расслабляться и допускать разные вольности в работе.

На практике, говоря о местах возникновения затрат (МВЗ), часто используют и еще одно, «смежное» понятие – «центры ответственности (ЦО)». Оба этих понятия используются уже довольно давно. Но при этом нет полной ясности – как эти понятия друг с другом соотносятся.

Некоторые склонны ставить между ними знак равенства. Или, по крайней мере, используют такой формат представления: «МВЗ/ЦО», «МВЗ (ЦО)».

Другие считают, что «ЦО – это всегда что-то более крупное, чем МВЗ».

По мнению третьих, между этими понятиями – пропасть: «МВЗ – отголосок социализма, а ЦО – достояние современных управленческих технологий».

Чтобы «помирить» сторонников разных подходов и разобраться в данных понятиях, мы предлагаем посмотреть на структурные единицы (подразделения) компании с двух точек зрения:

- С точки зрения их «затратности», т.е. «причастности» к использованию ресурсов компании

- С точки зрения бремени их полномочий по использованию ресурсов организации и ответственности за результаты использования ресурсов

Рассматривая структурные единицы с точки зрения их «причастности» к использованию ресурсов мы почти автоматически и выходим на понятие «место возникновения затрат».

Место возникновения затрат - структурная единица, деятельность и само существование которой является причиной использования ресурсов (и, таким образом, возникновения затрат).

(Обратите внимание на слово «существование» в этом определении. Структурная единица может вообще никакую деятельность не вести, а затраты все равно будут возникать. Например, если планово-экономический отдел в полном составе ушел в очередной отпуск. Но при этом равно будет продолжаться потребление ресурсов: начисляться амортизация на занимаемые отделом помещения и закрепленную за ним оргтехнику, потребляться теплоэнергоресурсы и услуги по охране. Поэтому и бездействие, само существование структурной единицы может приводить к возникновению затрат.

А теперь взгляд на структурные единицы под другим углом.

С точки зрения полномочий по использованию ресурсов организации и ответственности за результаты этого использования структурные единицы рассматриваются как центры ответственности. Определение данному понятию буквально таким и будет.

Центр ответственности - структурная единица, наделенная полномочиями по использованию ресурсов организации и несущие ответственность за результаты использования ресурсов.

Таким образом, если сравнить определения «мест возникновения затрат» и «центров ответственности», то станет очевидно, что и места возникновения затрат, и центры ответственности – это структурные единицы, только рассмотренные под разными углами зрения:

- место возникновения затрат – это структурная единица, рассмотренная с точки зрения потребляемых этой структурной единицей ресурсов,

- а центр ответственности – это структурная единица, рассматриваемая с точки зрения прав на использование ресурсов и ответственности за результаты их использования.

(Это – как автомобиль, на который можно смотреть и как на часть имиджа, и как на «статью расходов», и как на источник повышенной опасности, и как на игрушку, и как на достижение цивилизации. Все зависит от того, под каким углом предмет рассматривается.)

Какой же вывод напрашивается? Получается, что между этими двумя понятиями следует поставить знак равенства.

Приходилось встречаться с таким мнением о соотношении мест возникновения затрат и центров ответственности:

«Место возникновения затрат – это структурная единица, а центр ответственности – это руководитель этой структурной единицы».

Звучит вполне логично и убедительно. Но ведь ответственность может быть и коллективной. Если вознаграждение всех (всех!!) работников цеха зависит от того, как цех исполнил «Бюджет доходов и расходов», то что это означает? Только то, что все сотрудники цеха несут ответственность за экономические результаты его работы.

Что такое места возникновения затрат и центры ответственности – мы выяснили. А как собственно выделять в компании необходимые МВЗ/ЦО?

Можно назвать следующие основные способы выделения мест возникновения затрат:

- Организационный

Данный способ предполагает, что места возникновения затрат выделяются на основе существующей организационной структуры (цеха, отделы, дивизионы, департаменты, управления и т.д.)

- По направлениям бизнеса или продуктам

В соответствии с данным способом может быть выделено, например, место возникновения затрат «Основное производство», как совокупность подразделений, непосредственно участвующих в производстве основных продуктов организации. Или, например, место возникновения затрат «туристический бизнес», как объединение подразделений и отдельных работников «причастных» к данному направлению деятельности. Или место возникновения затрат «дивизион продуктов категории А», включающее всех, кто занят разработкой, производством, продвижением и сбытом данных продуктов

- Пространственный или географический

Например, может быть выделено место возникновения затрат «Северный дивизион», объединяющее производственные, торговые и сервисные организации какого-нибудь холдинга, расположенные на североевропейской части России. Или, например, место возникновения затрат «Филиал в городе N»

- Технологический или процессный

В соответствии с данным способом, места возникновения затрат «привязываются» к процессу (не обязательно производственному) или участвующим в этом процессе средствам труда. Например, на складе могут быть выделены места возникновения затрат «участок погрузки» и «участок разгрузки». Соответственно, одно место возникновения затрат занято в технологическом процессе погрузки продуктов, другой – разгрузки продуктов. Или пример «привязки» к оборудованию - место возникновения затрат «линия окраски»

- Проектный

Предполагается, что выделенное место возникновения затрат «работает» на каком-либо проекте, осуществляемом организацией. Например, место возникновения затрат «строительство объекта D» включает всех, причастных к данному строительному проекту. А место возникновения затрат «проведение рекламной компании», объединяет сотрудников участвующих в рекламной компании.

Конечно же, представленные способы не являются взаимоисключающими и между ними нельзя провести строгую границу. Очень часто в отношении одного места возникновения затрат могут быть использованы несколько способов выделения.

Например, выделено место возникновения затрат «дивизион продуктов А». При этом на предприятии существует соответствующая организационная единица – дивизион. Таким образом, при выделении данного места возникновения затрат использовано два признака одновременно – организационный (дивизион) и продуктовый (продукт А). А можно сказать и так, что сама организационная единица была сформирована по продуктовому признаку.

Другой пример. Выделено место возникновения затрат «проект подготовки конструкторско-технологической документации для производства продукта Р». При этом для реализации проекта сформирована временная организационная единица – рабочая группа. Таким образом, для данного места возникновения затрат использованы сразу три способа выделения:

- Организационный (рабочая группа)

- Проектный (проект подготовки)

- Продуктовый (для продукта Р»)

Впрочем, из приведенных примеров вовсе не следует, что места возникновения затрат всегда будут соответствовать структурным единицам, закрепленным в организационной структуре. И в этом смысле можно говорить о «виртуальных» местах возникновения затрат. Конечно же, выделяют такие места возникновения затрат не от склонности к мистификации, а для решения каких-либо управленческих задач.

Например, возникла потребность оценить трудоемкость и «затратность» работ, связанных с заготовлением материалов. Для этого выделяется «виртуальная» «сквозная бригада», объединяющая сотрудников различных подразделений, «причастных» к приобретению, доставке и складированию материалов. При том, что каждый из участников этой «сквозной бригады» продолжает трудиться в своем родном подразделении, все возникшие в результате его деятельности затраты будут начисляться на это «виртуальное» место возникновения затрат.

Следует сказать и о возможности существования такого варианта - одна структурная единица (или ее часть) относится к нескольким местам возникновения затрат. Например, структурная единица «конструкторский отдел» может быть «представлена» одновременно в нескольких местах возникновения затрат:

- В месте возникновения затрат с одноименным названием («конструкторский отдел»)

- В месте возникновения затрат «дивизион продуктов В», где несколько сотрудников конструкторского отдела «на постоянной основе» курируют конструкторскую документацию на данную группу продуктов

- В месте возникновения затрат «проект реконструкции линии ламинирования», где сотрудники конструкторского отдела ведут проектирование нестандартного оборудования для реконструируемой производственной линии

Следует еще сказать о классификации мест возникновения затрат и центров ответственности с точки зрения их места в «затратной цепочке». В соответствии с этой классификацией можно выделить:

- «Первичные» места возникновения затрат, которые создают ресурсы для других мест возникновения затрат. Например, цех теплоснабжения производит горячую воду и пар для других структурных единиц

- «Вторичные» места возникновения затрат, которые потребляют ресурсы от других структурных единиц. Таким образом, каждый потребитель рассмотренного выше цеха теплоснабжения является «вторичным» местом возникновения затрат

Резюме:

1. Повышение эффективности предприятия и снижение затрат невозможны без выделения мест возникновения затрат/центров ответственности.

2. Чтобы не погрязнуть в ненужных спорах, просто примите, что место возникновения затрат и центр ответственности – это одно и то же.

3. Выделяя у себя в компании места возникновения затрат помните, что некоторые из них могут быть «виртуальными», а некоторые создаваться только на определенный промежуток времени.