Классификация целей организации

Критерии классификации	Группы целей
Период установления	Стратегические Тактические	Оперативные
Содержание	Экономические Организационные Научные	Социальные Технические Политические
Структурные	Маркетинговые Инновационные Кадровые	Производственные Финансовые Административные
Среда	Внутренние	Внешние
Приоритетность	Особо приоритетные Приоритетные	Прочие
Измеримость	Количественные	Качественные
Повторяемость	Постоянные (повторяющиеся)	Разовые
Иерархия	Цели организации	Цели подразделений
Стадии жизненного цикла	Проектирование и создание объекта Рост объекта	Зрелость объекта Завершение жизнен­ного цикла объекта

Открытые и закрытые системы

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспе­чивается с помощью системного подхода. Система — это набор взаи­мосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком поряд­ке, который позволяет воспроизвести целое.Уникальной характерис­тикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения ча­стей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализиро­ванные функции. Каждая часть организации выполняет свои опреде­ленные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой систе­ме осуществляется интеграция. Для этого используются такие средст­ва, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюде­ние, правила, процедуры, курс действий.

Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхси­стемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей пред­мета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой сис­темывозникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживае­мой. Ее главная характеристика заключается в том, что она сущест­венно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной сис­темой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая ор­ганизационная система имеет малую применяемость.

Открытая системапредполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и людские ресур­сы из внешней среды. Они зависят от внешних клиентов и заказчи­ков, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействую­щие с внешней средой, открывают депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания раз­вития, выплаты дивидендов и уплаты налогов. На рис. 3.1 представле­на промышленная организация как открытая система. На входе сис­темы — поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологи­ческий процесс организуется для переработки сырья в конечный про­дукт. Конечный продукт, в свою очередь, продается заказчику Финан­совые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правитель­ство — все являются частью внешней среды.

Рис. 3.1 Промышленная организация

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тя­готеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными слова­ми, рост открытой системы сопровождается повышением уровня спе­циализации ее элементов и усложнением структуры, нередким рас­ширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его диф­ференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специа­лизированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материа­лов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуют­ся новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и пре­образуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. Открытые сис­темы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окруже­ния. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько ат­рибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 3.2. Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характе­ра. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функ­ционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в об­щую работу и эффективная помощь работникам в достижении постав­ленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внеш­ней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно ре­агировать на воздействия внешней среды.

Рис. 3.2Внешняя среда организации

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают инфор­мацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению неже­лательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной свя­зью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпус­каемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и рас­пределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей. Это не означа­ет, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельнос­ти. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживаю­щим, фактором является то, какие лица будут работать в организа­ции, какие роли они будут выполнять (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Роли в организации

Понятие ролей	Группировка ролей
Определение основных обязанностей или областей деятельности Определение свободы действий или полномочий Обеспечение информацией и другим инструментарием	Межличностные роли (главный руководи­тель, лидер, связующее звено) Информационные роли (приемник инфор­мации, распространитель информации, представитель) Роли, связанные с принятием решений (предприниматель, устраняющий наруше­ния; распределитель ресурсов, ведущий переговоры)

Поведение членов организации может рассматриваться как ее вну­тренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, могу­щие изменить ее положение. Чтобы все элементы организации дейст­вовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники уволь­няются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресур­сы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаи­модействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис. 3.3.

Рис. 3.3 Внутренняя среда организации

Для организации характерен циклический характер функциони­рования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, долж­ны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабо­чих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Отметим, что организационные системы предрасположены к со­кращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней среды, она может со временем сокра­щаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негатив­ной энтропией, т. е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что при­ток ресурсов извне превышает их отток из системы. Приток ресурсов для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена ресурсами, в результате чего достигается относительно стабиль­ное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный при­ток новых ресурсов в систему и их постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает ресурсы в выходную продукцию, она оказы­вается тем не менее способной поддерживать себя в течение опреде­ленного времени. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выхо­дящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие под­системы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требуется для производства продукции.

С ростом организации ее высшие руководители вынуждены все в большей мере передавать полномочия по выработке решений ниже­стоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выра­ботки решений руководители высшего уровня переходят к управле­нию процессами выработки решения. В результате увеличение разме­ров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа — руководители высшего уровня — обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т. е. процесса, с помо­щью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня, ее основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются согласования двух, часто кон­фликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему Напротив, действия по приспособляемости систе­мы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориенти­рована на обеспечение стабильности системы путем покупки, техни­ческого обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия со­средоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабиль­ные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но нестабильных, т. е. неэффек­тивных, организациях.

Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходи­мо рассматривать разнообразные формы и способы решения возни­кающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» вы­ход, приводящий к быстрым результатам.