30. Гибкая и жесткая смета расходов. Анализ выполнения бюджета по жесткой и гибкой смете расходов.

В организации управленческого анализа и принятия управленческих решений большое значение имеет сметное планирование и анализ исполнения сметы (мониторинг).

Основные задачи сметного планирования сводятся к определению будущей цели, показателей продаж и к поступлению средств.

Сметное планирование – это только часть процесса составления бизнес-плана, с помощью которого менеджер определяет, какой станет в будущем деятельность фирмы, компании в зависимости от ожидаемой экономической, конкурентной, технической и правовой среды.

Наиболее важные подходы финансового прогнозирования можно разбить на три категории:

а) прогнозные финансовые документы;

б) денежный бюджет;

в) бюджет текущей деятельности.

1. Прогнозные финансовые документы представляют собой предсказание того, какой станет финансовая отчетность в будущем.

2. Денежный бюджет – это подробный прогноз движения (притока и оттока) денежных средств. Денежный бюджет – это весьма специфическое средство для ежегодного или еженедельного планирования, представляет собой движение денег. При этом концентрируется внимание исключительно на сфере получения и расходования денежных потоков. При подготовке денежного бюджета намечается временной график получения и расходования денег. Такой график показывает период за периодом чистое влияние прогнозируемой активности на остаток денежных средств. Выбор временного графика зависит от периода фирмы и условий ее коммерческой деятельности.

3. Бюджет текущей деятельности – это подробный прогноз структуры доходов и расходов по подразделениям. Бюджет текущей деятельности является внутренним документом и связан с организационной структурой компании и с системой показателей, по которым оценивается ее деятельность.

Этот бюджет включает смету продаж и производственную смету. Смета продаж разрабатывается с целью показать прогнозируемую долю каждой единицы продукции в общей прибыли фирмы.

Производственная смета показывает затраты на производство планируемого объема продукции.

При составлении сметы продаж определяется прогноз уровня продаж в разрезе отдельных товаров в натуральном выражении в разбивке по регионам, представительствам. Далее оценивается уровень цен на каждый вид продукции. Цены зависят от трех факторов: условий ценообразования, конкурентной среды и эффективности затрат на производство в компании. Когда определена цена, рассчитываются выручка от реализации и производственные затраты реализуемой продукции. Разница между выручкой от реализации и производственными затратами – это результат от реализации без учета на доставку. Затем следует прогноз затрат на доставку товаров потребителям, если они осуществляются за счет компании. Контролируемые торговые издержки включают в себя заработную плату торгового персонала, командировочные и представительские расходы, также расходы на формирование спроса и организацию сбыта.

Смета производства составляется также в натуральном выражении и включает:

а) объем производства для реализации по товарам;

б) запасы на начало;

в) запасы на конец.

Смета затрат включает расчет прямых материальных затрат, прямых расходов на оплату труда, общепроизводственные, общехозяйственные расходы.

При анализе исполнения бюджета продаж и производственного бюджета определяется отклонение фактической величины от прогноза или плана, выясняются причины отклонения. Анализ исполнения сметы позволяет оценивать деятельность отдела, подразделения с точки зрения экономии затрат, осуществлять контроль за издержками.

Для оценки деятельности начальника цеха необходимо обратить внимание на показатели себестоимости, качества и количества продукции. Оценка работы отдела маркетинга проводится по объему продаж его доли на рынке. Показатель прибыли необходим для оценки деятельности фирмы в целом. При этом используются различные аналитические методы и приемы.

Гибкая смета является исключительно полезным инструментом контроля затрат. Гибкая смета отличается от сметы с фиксированными показателями следующими особенностями:

1. Она ориентирована на целый диапазон объемов производства, а не на один-единственный уровень деловой активности.

2. Она носит динамический, а не статический характер. С помощью формулы соотношения затраты-объем (иначе, формулы гибкой сметы) исходя из различных уровней деловой активности можно легко разработать целый ряд смет и планов.

Характерные особенности гибкой сметы следующие:

-наличие формулы гибкой сметы, называемой иногда формулой соотношения «затраты—объем», представляющей собой совокупность нормативов для каждой статьи затрат и позволяющей определить нормативные затраты для любого (как планового, так и фактического) уровня деловой активности;

-переменные и постоянные затраты даются отдельно, что позволяет анализировать влияние каждой составляющей затрат на формирование себестоимости как единицы продукции, так и всего выпуска на любом возможном уровне деловой активности. При этом очевидно, что по мере перехода на более высокие уровни деловой активности переменные затраты на единицу продукции не изменяются, а на весь выпуск увеличиваются пропорционально росту объема производства. В свою очередь, постоянные затраты применительно к выпуску не изменяются, а на единицу продукции уменьшаются.

Универсальная полная формула гибкой сметы представляет собой следующее: А постоянных затрат + B переменных затрат на единицу объема деятельности.

В зависимости от специфики предприятия, существующей системы планирования, уровня управления и других факторов объем деятельности может быть представлен в стоимостном выражении, натуральных единицах (штуках, тоннах, метрах и т.д.), временем работы основных производственных рабочих или производственного оборудования, в процентах загрузки производственных мощностей.

Исходя из данной формулы возможны два способа разработки и представления гибкой сметы. По первому способу любая статья является «чистой», т.е представляет собой либо переменные, либо постоянные затраты. В этом случае формула, как говорят математики, «вырождается», поскольку для переменных затрат ее первая часть равна нулю, а для постоянных затрат нулю равняется вторая часть формулы.

Можно заметить, что в гибкой смете, составляемой на уровне цеха, производственные накладные расходы, являющиеся смешанными для предприятия в целом, представлены тремя «чистыми» статьями постоянных, одной статьей переменных, и тремя статьями смешанных затрат. Очевидно, на более низком уровне, например, в смете производственного участка или службы цеха из состава смешанных затрат также будут выделены переменные и (или) постоянные затраты. Таким образом, система гибких смет, составленных по функциональному признаку (местам возникновения затрат), обеспечивает информационные возможности анализа как на стадии принятия управленческих решений, так и при оценке результатов деятельности за прошедший период.

Использование гибких смет для анализа вариантов управленческих решений

Как известно, на стадии планирования осуществляется разработка вариантов предполагаемой хозяйственно-финансовой деятельности и выбор из них наиболее приемлемых. При этом уровни деловой активности (объемы производства), закладываемые в гибкую смету, представляют собой варианты управленческих решений. В свою очередь, информация о затратах и финансовых результатах по каждому варианту позволяет осуществлять анализ с целью выбора того варианта, который исходя из имеющихся или предполагаемых производственных возможностей предприятия и потребностей рынка представляется наиболее эффективным. Можно выделить следующие задачи (направления) анализа, осуществляемого на данной стадии управления.

Анализ изменения себестоимости единицы продаж (как в натуральном, так и в стоимостном выражении) по уровням деловой активности

Составляя данные о затратах и возможных ценах в зависимости от выбранного или установленного критерия эффективности (а таким критерием может быть максимум прибыли на единицу продукции, рентабельность продукции или продаж, сумма прибыли, процент загрузки производственных мощностей и т.д.), можно выбирать соответствующий вариант.

Связь экономического анализа и бюджетирования прослеживается в основном по двум направлениям:

1. анализ проводится перед составлением бюджета и способствует его обоснованию;

2. анализ проводится в ходе выполнения бюджета и по окончании планового периода для выявления отклонений и причин, на них повлиявших.

Эти направления взаимосвязаны, так как при проведении прогнозирования и аналитических процедур перед состалением плана учитываются результаты оценки степени выполнения запланированных заданий предыдущих периодов, отклонений и факторов, повлиявших на их выполнение.

Первое направление включает стратегический и текущий анализ.

Второе направление анализа связано с необходимостью проведения контроля за исполнением бюджета. Если бюджетирование сочетается с нормативным учетом и учетом по центрам ответственности, то проводимый анализ дает результаты, которые можно рационально использовать для ликвидации последствий нежелательных отклонений и корректировки бюджетов.

Для организации проведения последующего анализа возникает проблема выбора форм, структуры внутрихозяйственной отчетности и выбора методик проведения анализа. Отчетность должна строиться в соответствии со структурой бюджетов и составом их статей.

Как и бюджет, отчетность должна быть определенным образом структурирована. Анализ выполнения бюджета может проводиться по таким традиционным направлениям, как: статьи и элементы затрат; продукты; виды деятельности; подразделения оргструктуры управления; центры финансовой ответственности, а также и нетрадиционным: операции; процессы; бизнес-процессы; клиенты; поставщики.

При проведении анализа исполнения бюджетов широко используется механизм гибких бюджетов. Гибкий бюджет - генеральный бюджет, пересчитанный на выполнение какого-либо показателя, в основном объема продаж. В результате анализа жесткого бюджета заинтересованное лицо может получить информацию о величине общего отклонения от бюджета в абсолютном и относительном выражении, информацию об отклонениях по статьям и соотношение изменений, например объема продаж и затрат. При анализе гибких бюджетов можно углубить анализ, выявив влияние ряда факторов.

Выделяют три уровня анализа. На первом уровне выявляется общее отклонение от бюджета в абсолютном и относительном выражении.

Информация об общем отклонении недостаточна для принятия управленческих решений. Для углубления анализа данное отклонение раскладывают по составляющим его показателям.

На следующем уровне анализируется гибкий бюджет.

Далее происходит попарное сравнение жесткого и гибкого бюджетов, а также гибкого бюджета и фактических сумм.

Предприятие на этапе разработки бюджета должно создать систему контроля за исполнением бюджета. Система проводимых мероприятий, связанных с организацией внутреннего контроля, называется контроллингом. Контроллинг исполнения бюджета заключается в необходимости постоянного наблюдения за состоянием бюджетного процесса.

Источником существующего состояния может служить бухгалтерская система предприятия. Но в этом случае, к сожалению, информация чаще всего запаздывает, поэтому организация оперативного контроля за исполнением бюджета, необходимая для принятия управленческих решений, невозможна.

В связи с этим структурные подразделения должны оперативно готовить информацию об исполнении бюджета и передавать ее в соответствующие службы для группировки и подготовки отчета об исполнении бюджета. В итоге осуществляется контроль за исполнением бюджета, включающий сравнение фактических и плановых затрат и поступлений по статьям бюджета и подразделениям (центрам ответственности).

Определяется граница значимости отклонений между плановыми и фактическими показателями. При переходе этой границы необходим детальный анализ причин неисполнения бюджета.

Бюджетирование на предприятии - достаточно сложный процесс, поскольку при этом требуется обработка большого количества информации, но его внедрение на предприятии в основном окупается. Наибольший эффект достигается при применении специализированного программного обеспечения. Автоматизированная система бюджетного планирования упрощает проведение операций, связанных со сбором и передачей данных, консолидацией бюджетов.

Анализ выполнения смет можно сделать в форме финансовых отчетов, сравнивающих фактические результаты с данными, представленными в смете. Отчеты должны составляться периодически для каждой сметы.

Известно, что система бюджетирования - составная часть управленческого учета. Управленческий учет, в свою очередь, является одной из составляющих бухгалтерского учета. Но система бюджетирования также связана с финансовым планированием деятельности предприятия.

Каждое предприятие, применяя систему бюджетирования, сталкивается только со своими, индивидуальными проблемами, поэтому обобщить и систематизировать невозможно.

Обычная практика показывает, что ситуация, когда на предприятии организацией бюджетирования занимается один специалист и на него возлагаются все вопросы, связанные с его непосредственной деятельностью, не рациональна. Решения принимаются автономно, что порой приводит к печальным последствиям. Поэтому в любом случае желательно привлекать независимых внешних консультантов, которые могут оценить сложившуюся систему и дать рекомендации по организации дальнейшей деятельности.

110