Вопрос №40. Рутины, их основные типы и черты

Рутины — повторяющиеся, нормальные и предсказуемые процедуры решения бизнес-проблем.

Именно рутины связывают людей в единый коллектив. Любой ра­ботник знает, что он должен делать в той или иной ситуации. A его коллеги в свою очередь понимают, какие задачи ставят перед каж­дым из них его действия. Без людей с необходимыми для конкретной ситуации знания­ми, умениями и практическими навыками рутины неисполнимы.

Основные черты рутин:

• широкое распространение рутин:

Комплекс проблем, которые поддаются ре­шению с помощью рутин, исключительно широк, что и предопределяет повсеместное распространение рутин в бизнес-практике. Основную часть времени работники любой фирмы тратят на рутинные операции. Рутинным является процесс производства каждого следующего экземпляра выпускаемого товара, рутинна процедура сбора и обработки заказов, столь же рутин­ны закупки сырья, составление финансовых отчетов и инспекционные поездки высшего руководства по филиалам. Рутинное поведение может быть достаточно слож­ным и гибким.

• наличие внутренней иерархии рутин:

Эффективности рутин способствует и иерархический харак­тер их системы. Столкнувшись со сложным случаем, рядовой испол­нитель может не найти подходящей к нему рутины. Но, попав в ту­пиковую ситуацию, он обычно должен передать дело более опытному сотруднику, т.е. запустить в действие рутину более высокого поряд­ка. Таким образом, эшелонированное построение системы рутин позволяет им быть одновременно эффективными (все простые вопросы быст­ро и дешево решаются на «нижних этажах» системы с привлечени­ем сравнительно неквалифицированных работников) и универсаль­ными (даже сложнейшие задачи могут быть решены специалистами экстра-класса, когда рутина заставит привлечь их к делу).

• связь рутин с неявным знанием фирмы :

.Наконец, очень важно понимать тесную связь рутин с неявными, т.е. нигде не записанными и часто вообще неосознаваемыми знаниями и умениями фирмы. Так, очень многие рутины передаются от сотрудника к сотруднику, где более опытный работник показывает новичку, как можно наиболее эффективно справиться с определен ной задачей.

Еще один распространенный вариант включения неявных знаний в рутину — краткая постановка задачи. Когда начальник предлагает подчиненному взять некую деталь со склада, он не разъясняет соответствующую процедуру, предполагая, что работник ее знает. Какие-то иные рутины существуют в качестве неписаных обычаев (в нашей фирме не при­нято делать так). Ряд других рутин складывается как результат ба­ланса сил между сотруниками фирмы. Например, приказание вы­сокопоставленному менеджеру отдается не в той форме, в которой отдают распоряжение рядовому сотруднику, и т.д.

Несмотря на неявный характер таких установлений, соответ­ствующие рутины строго соблюдаются. Деятельность фирмы имеет тенденцию обрастать «невидимыми» рутинами, ведущими; скрытое существование, но от этого не менее сильно влияющими на работу фирмы, чем явные (скажем, прописанные в должностных инструкциях) положения.

Типы рутин:

а) рутины, управляюшие текушим бизнесом с использованием существующего производственного потенциала (рутины краткосроч­ного периода);

б) рутины, управляюшие инвестиционными процессами и, сле­довательно, изменениями производственного потенциала (рутины долгосрочного периода);

в) рутины, управляюшие изменением рутин.

Рутины краткосрочного периода, как правило, предельно децентрализованы. Решения по этому кругу вопросов принимаются на местах, функции же руководства сводятся к контролю.

Инвести­ционные рутины определяют будущее фирмы на длительный пери­од. Инвестиционные решения исклю­чительно ответственны, а потому управляющие ими рутины обычно предполагают участие руководства фирмы.

Третий тип рутин (рутины изменения рутин) на первый взгляд вообше носит нерутинный характер. Однако даже радикальные но­вовведения в работе фирмы час­то имеют рутинное происхождение. Рутины изменения рутин по своей природе ориентированы преимущественно на менеджеров.