8. Інформація в системі контролінгу та вимоги до неї Інформація в системі контролінгу та вимоги до неї

Сучасні умови господарювання висувають перед менеджментом потребу у забезпеченні його оперативною і достовірною інформацією щодо діяльності підприємства чи організації. Досить вдало реалізацію інформаційної функції здійснює на ряді зарубіжних фірм контролінг.

У господарській та фінансовій діяльності підприємств проходять постійні зміни, тому система контролінгу, а також його інформаційне забезпечення вимагають постійного удосконалення відповідно до цих змін.

Система контролінгу сьогодні вимагає звітної (фактичної) інформації, яка формується, в значній частині, в бухгалтерському управлінському обліку. Для оперативного, поточного та перспективного управління необхідною є раціоналізація збору інформації на таких принципах:

- концепція функцій управління в центрах прийняття рішень, що дає можливість узгодити дії з планування, обліку, контролю, аналізу на всіх управлінських рівнях;

-делегування повноважень і відповідальності лінійним та функціональним працівникам;

- координація роботи облікового апарату, який знаходиться в лінійних та функціональних центрах прийняття рішень і відповідальності;

- удосконалення системи комунікації (інформаційних зв'язків) всередині підприємства;

- підпорядкування систем планування, обліку, контролю і аналізу службі контролінгу.

Як відомо, розрізняють два види методів контролінгу — оперативні і стратегічні, головна мета яких полягає, відповідно, у забезпеченні прибутковості та довгострокового (тривалого) існування фірми. Якщо для оперативних методів контролінгу можна вважати задовільним існуючий стан отримання інформації, матеріалів внутрішньої і частково зовнішньої звітності, то для інформаційного забезпечення стратегічного і фактичного планування, що є надзвичайно важливим компонентом стратегічних методів контролінгу, інформації звітності не досить.

Для того щоб майбутні вдалі можливості зробити видимими, необхідно використовувати інформацію про подальший розвиток зовнішніх обставин, що дасть змогу розробити і запровадити в життя оптимальну стратегію зовнішніх умов. Це, у свою чергу, потребує відповідної системи інформаційного забезпечення. При цьому систему інформаційного забезпечення розглядають як перший етап систем планування і контролю. На практиці проте системи інформаційного забезпечення планування і контролю є паралельними процесами у часі, які тісно пов'язані між собою. У зв'язку з цим процеси інформаційного забезпечення слід розглядати у тісному взаємозв'язку з процесами прийняття рішень.

На сьогодні щодо інформації, яка використовується, слід виділити певні проблеми, головними з яких є такі:

- кількісна проблема;

— якісна проблема;

— часова проблема;

- комунікаційна проблема;

— потреба в інформації;

— вартісна проблема.

Суть кількісної проблеми полягає у визначенні раціонального обсягу інформації, необхідної для стратегічного контролінгу. Зараз відсутні критерії їх обчислення. Значній кількості інформації, яка необхідна для стратегічного і тактичною планування, часто дають не зовсім точну або взагалі неточну кількісну оцінку. Тому на передній план сьогодні поставлено розвиток побудованих за принципом модуля систем часткової інформації, які мають розвиватися на основі розподілу прані і використовуватися для одержання і об'єднання раціональних показників.

Проблема якості зумовлена необхідністю достатнього обгрунтування інформаційних характеристик тих чи інших показників. Не всі вони однаково добре обгрунтовані, що позначається в багатьох випадках на хибних напрямках прийняття рішень. А це. у свою чергу, впливає на важливість вибору стратегії розвитку підприємства у широкому розумінні.

Надзвичайної актуальності набуває зараз проблема часу отримання необхідної інформації. Швидкий розвиток світової науки і практики веде до значного скорочення актуалізацій них циклів, тобто за відносно короткі проміжки часу важливість і цінність інформації знижується, вона "морально" старіє.

Проблема комунікації стосується питання напряму передавання інформації, оскільки інформація виникає часто не там, де вона потрібна. З цим питанням пов'язаний також спосіб підготовки і ущільнення інформації.

Зупинимось дещо детальніше на суті та шляхах вирішення цієї проблеми, яка, на наш погляд, є одним з визначальних факторів організації та удосконалення бухгалтерського обліку, як найбільш важливого і достовірного джерела інформації, його орієнтації на управлінську систему.

Комунікація є суттєвим компонентом системи управління і при не продуманій моделі подання інформації вона може виявитись непотрібною навіть у тому випадку, коли в ній є певна цінність. Недооцінка досліджень процесу комунікації є причиною того, що значна частина даних обліку обробляється безсистемно і безадресно, а це ускладнює її застосування з боку управлінського персоналу. Таке становище можна пояснити тим, що методологія ведення бухгалтерського обліку регламентована різними інструкціями, які передбачають єдині вимоги до обробки інформації і залишають за своїми межами проблему комунікаційних процесів.

Основні вимоги до облікових працівників щодо комунікації і полягають в забезпеченні поточності обробки інформації, а також її передачі в певному лінгвістичному коді. Для попередження збоїв в інформаційних потоках їх необхідно формалізувати, визначивши, хто, яку інформацію, в якій формі, в які строки, кому повинен передавати і яка відповідальність покладається на посадових осіб при затриманні та викривленні поданої інформації.

Інформація при передачі споживачами повинна бути подана певною мовою. Мова виконує ряд функцій: емоційну, описову, оцінну, інформаційну. Вона відіграє важливу роль у комунікації, забезпечує єдиний підхід до розуміння переданої інформації. Мова визначається узгодженням між трансмітером і споживачем.

Для упорядкування комунікаційних потоків необхідним є дослідження можливостей бухгалтерського обліку, з одного боку, та запитів споживачів, з другого.

Важливе значення для контролінгу має класифікація комунікацій, яка дозволяє визначити проблеми та слабкі місця комунікаційного процесу, Комунікації поділяються на такі групи:

— міжрівневі (інформація переміщується всередині підприємства "знизу вгору" та "згори вниз". Така комунікація отримала назву вертикальної);

— між різними підрозділами (інформація циркулює на одному ієрархічному рівні управління між окремими структурними підрозділами та відділами. Така комунікація Називається горизонтальною);

— міжособистісні (обмін інформацією між керівниками, які витрачають на розмови від 50 до 90 % свого робочого часу. Тому раціональна побудова таких комунікацій дозволить вирішити питання розвантаження керівників. У цій справі важливу роль відіграють вербальні бар'єри та семантика (сукупність символів), що часто спричиняють спотворення інформації); організаційні (враховується те, що рух інформації між рівнями управління може призвести до недостовірності повідомлень, інформаційних перевантажень працівників внаслідок незадовільної організаційної структури підприємства).

Комунікації тісно пов'язані з інформаційним обміном між членами колективу, керівниками та підлеглими, тому проектування комунікаційного процесу починається після того, як буде сформовано організаційну структуру та визначено функціональні обов'язки всіх членів управлінської команди, описано, яку інформацію, в які строки і в якій формі слід подавати кожному з управлінців. Без узгодження інтересів в цьому процесі неможливо досягнути мети підприємства та координувати дії колективу.

Важливим з погляду контролінгу є виявлення попиту на інформацію. Потреба в інформації виявляється через процеси планування і контролю та відповідні їм рішення. Щодо цього і визначають попит на інформацію.

Основними характеристиками інформації є: вид, ступінь ущільненості, актуальність, форма викладу, значення, якість, призначення. Суттєвими для контролера є також переконливість і ознаки ризику інформації.

На практиці слід розрізняти:

— управлінську інформацію й інформацію для виконання;

— попередню інформацію й інформацію для майбутнього;

— періодичну інформацію й інформацію непостійного надходження.

Контролінг у своїй практичній діяльності "споживає" у більшій чи меншій мірі вищенаведені види інформації.

Якщо розглядати інформаційний процес у взаємозв'язку з процесами планування і контролю, то можна виявити відмінність між:

— інформаційними системами, як і їх частинами, спрямованими здебільшого на стратегічне планування і контроль;

— інформаційними системами, спрямованими переважно на тактичне планування і контроль;

— системами забезпечення інформацією, спрямованими здебільшого на оперативне планування і контроль.

Конкретизація ознак показує, що абстрагування від інформаційних запитів споживача і мети неможливе.

Щодо інформаційного попиту для окремих етапів планування і контролю можна загалом встановити таке:

1. Стратегічне планування використовує насамперед зовнішню, некількісну інформацію, яка значною мірою є одноразовою, зорієнтованою на майбутнє, і неточною.

2. Тактичне планування використовує поточну інформацію в постійній формі. Складність полягає у фінансовій і контрактній інформації. Поряд з цим важливу роль відіграє інформація про стан ринку.

3. Оперативне планування передбачає використання значною мірою кількісних Даних, даних часу, потужності. Всю інформацію слід надавати дуже швидко. На відміну від тактичного планування, де також досить передбачень і приблизних даних, тут необхідні точні дані.

Сучасна практика засвідчує, що отримання необхідної інформації потребує щоразу все більших фінансових затрат. Суть вартісної проблеми якраз і полягає у необхідності пошуку резервів зниження вартості інформаційного забезпечення. Головний напрямок її реалізації — оптимізація інформаційного попиту в системі контролінгу. З цією метою необхідно заздалегідь визначитись у необхідності конкретної інформації, яка стосується виробничих питань, ринкових партнерів, можливих конкурентів, зовнішнього середовища тощо.