7.2. Функції та обов'язки контролерів і їх помічників функції та обов'язки контролерів і їх помічників

Оскільки контролінг явище відносно нове для вітчизняної практики і посади контролера практично не фігурують у штатних розкладах українських підприємств та організацій, висвітлимо дане питання, використовуючи для цього зарубіжний досвід.

Функції контролера у США, яким є, як правило фінансовий службовець великої або середньої корпорації, зводяться до контролю за бухгалтерським обліком, аудиторством, складанням бюджетів і плануванням доходів корпорації, складанням фінансових звітів і сплатою податків корпорацією і т. п. Дані функції контролерів базуються не на прямому змісті слова "контроль" — управління; у даному разі мається на увазі прийняття рішень і контроль за їх виконанням з метою одержання компанією прибутків. Найбільш яскравим прикладом принципів контролю у загальноприйнятій практиці є бюджетний контроль, який включає в себе всякого роду оцінки і виміри. Іншими словами, "управляють менеджери"; контролер— це всього лише штатний співробітник. Титул "контролер" історично зв'язаний з бухгалтерським обліком, а не з "управлінням", оскільки термін "controller" походить від "comptroller>, який, у свою чергу, походить від французького іменника "compte" — рахунок.

Відділ контролю в американських корпораціях є порівняно новим, проте значення його продовжує зростати.

У деяких корпораціях посада контролера не є виборною: контролер наймається так само, як і начальники інших відділів. В інших корпораціях рада директорів вибирає контролера, обов'язки якого обумовлені в статуті корпорації. По-третє, відділ контролю створюється на основі рішення виконавчого комітету, його права і обов'язки визначаються цим же рішенням. Деякі організації визначають обов'язки контролера в наказі, підписаному президентом.

Обов'язки контролера, які передбачені йому статутом, резолюцією виконавчого комітету або наказом президента, як правило, зводяться до наступних:

1. Обов'язків головного бухгалтера, який відповідає за бухгалтерські книги, бухгалтерські рахунки і документи бухгалтерського оформлення.

2. Ревізії всіх платежів і грошових виправдних документів та спостереження за тим, щоб вони належним чином були завірені.

3. Підготовки балансів, фінансових звітів та інших фінансових документів і звітів, а також доповіді президенту про результати діяльності компанії за останній квартал чи фінансовий рік.

4. Спостереження за підготовкою, складанням і зберіганням усіх звітів, балансів, статистики та інших даних, необхідних у відповідності з законом або таких, які необхідні президенту корпорації.

5. Одержання звітів від агентів і відділів компанії, необхідних для документування діяльності компанії, або для управління і спостереження за її бухгалтерією.

6. Здійснення загального контролю за бухгалтерським обліком у всіх дочірніх компаніях.

7. Контроль за веденням і функціонуванням переліку рахунків та інших правил і вказівок (приписів) бухгалтерського обліку, виданих будь-яким регулюючим органом.

8. Посвідчення своїм підписом всіх чеків, які скарбник виписує на фонди компанії або її дочірніх фірм, за винятком тих, які виписані правлінням.

9. Візування оплати всіх розписок, перевідних векселів та інших розрахунків кредиторів на вимогу президента або іншої правомірної офіційної особи.

10. Візування всіх наказів, які видаються скарбником, на депонування цінних паперів у сейфі компанії у банку або вилучення з них цінних паперів.

11. Призначення начальника і співробітників відділу внутрішньої ревізії і встановлення їм окладів.

12. Складання бюджету, що висвічує майбутні потреби компанії, відображені на її рахунках і в заявках генерального менеджера та інших адміністративних працівників.

13. Контроль всієї документації, конторських процедур у відділах компанії і її дочірніх фірмах.

14. Виконання інших обов'язків і володіння іншими повноваженнями, які може від випадку до випадку доручати контролеру рада директорів або призначати президент.

До інших обов'язків можна віднести питання оподаткування, страхування власності компанії, довгострокової оренди і керівництва відділом контролю. В деяких компаніях контролер також відповідає за всі допоміжні підрозділи, такі як телефонний зв'язок, штат посильних, прибиральників, канцелярію, що реєструє документи, поштовий відділ тощо.

Контролер часто бере участь у роботі різних комісій, таких як фінансовий комітет, інвестиційний комітет, пенсійна рада, планово-фінансова комісія, страхова комісія, а також у спеціальних комісіях.

Головним чином контролер займається перевіркою витрат і грошових надходжень скарбника. Контролер може посвідчувати розписки перед платежем і часто встановлює методи ведення рахунків у відділі скарбника.

Контролер також надає президенту або скарбнику статистичні дані, взяті з бухгалтерських звітів та інших джерел, як основу для поточного і майбутнього фінансування корпорації. У функції контролера входить також застосування електронної обробки даних до бухгалтерських систем і процедур та впровадження і координація документопотоку.

Контролери інколи виступають в якості радників, і тоді їх рекомендації виконуються керівниками відповідних відділів. Контролери можуть порекомендувати процедури останнім для функціонування виробництва або потреб відділу збуту.

Нерідко в діяльності зарубіжних фірм можна зустріти ще й посаду помічника контролера. Помічник контролера зобов'язаний допомагати контролеру у спеціальних галузях (сферах). Класифікація помічника контролера повинна доповнювати класифікацію контролера. Якщо основна спеціалізація контролера — бухгалтерський облік, помічник контролера повинен бути спеціалістом з норм затрат, статистики, бюджету, або з інших сфер, що вимагають спеціальних знань.

Багато компаній мають декілька помічників контролера. Компанія з двома помічниками контролера може зробити одного з них відповідальним за рахунки у головній книзі і бюджетні (планові) процедури, а другого— за виробничий облік. У компанії з трьома помічниками контролера один може відповідати за рахунки і методи бухгалтерського обліку, другий — за нормативи і статистику, третій — за фінансове планування і прогнозування.

Помічник контролера, у свою чергу, перекладає частину своїх щоденних обов'язків на інспекторів. Мета цього — звільнення контролера, по можливості, від поточних питань шляхом поділу значної частини роботи між підлеглими. Це дає можливість контролеру зосереджуватися на процедурних і стратегічних питаннях.