2.1. Система економічної інформації

Економічний аналіз базується на системі економічної інформації, що лежить в основі оптимальних управлінських рішень.

Математична теорія інформації досліджує способи визначення оцінки кількості інформації, процесів збереження і передачі її за ка­на­лами зв'язку. Вона виходить з даних, призначених для збереження в запам'ятовуючому пристрої для передачі за каналами зв'язку. Відо­мими тут є лише множини, з яких можуть бути обрані ці дані, чи ймовір­ності вибору тих чи інших даних. Потоки планових, норматив­них, статистичних, бухгалтерських, оперативних відомостей, їхнє збере­ження, переробку і використання можна раціонально організовувати тільки на науковій основі, на основі математичної теорії інформації.

Створення раціонального потоку інформації повинне спиратися на визначені принципи. Такими є: виявлення інформаційних потреб і способів найбільш ефективного їхнього задоволення; об'єктивність ві­до­браження процесів виробництва, звертання, розподілу і спожи­ван­ня, використання природних, трудових, матеріальних і фінансових ресур­сів; єдність інформації, що надходить з різних джерел (бухгалтер­сько­го, статистичного й оперативного обліку), а також планових даних; усунення дублювання в первинній інформації, що забезпечується засто­суванням новітніх засобів зв'язку і впровадженням методів дистанцій­ної передачі первинних даних безпосередньо на комп’ютер; усебічна розробка первинної інформації на персональному комп’ютері з виділен­ням на її основі необхідних виробничих показників; можливе обме­ження обсягу первинної інформації і підвищення коефіцієнта її викори­стання; кодування первинних даних з метою ефективного використання каналів зв'язку і перетворюючих пристроїв; розробка програм викори­стання й аналізу первинної інформації для цілей планування і управління.

Об'єктивність відображення процесів виробництва, звертання, роз­­поділу і споживання, використання природних, трудових, мате­ріаль­них і фінансових ресурсів – основна вимога, яку повинні задовольняти діючі в даний час системи інформації, обліку і звітності. Первинні доку­мен­ти, що складаються зацікавленими сторонами (переважно матеріаль­но відповідальними особами), і зараз у масі своїй об'єктивно відбивають суть тієї чи іншої господарської операції. На жаль, мають місце і під­робки, перекручування, приписки, помилки. Перенесення первинної реєстрації операцій на машини (телефони, телетайпи, телебачення й інші контрольно-вимірювальні і передавальні пристрої) не тільки істот­но скорочує трудомісткість робіт, але й підвищує об'єктивність даних.

Єдність інформації – основний принцип, що нерідко порушуєть­ся. Первинна документація в різних організаціях однієї і тієї ж галузі не уніфікована, тим більше, що немає такої уніфікації на підприємствах різних галузей, при різних формах власності. Наукова система пер­винної економічної інформації може ґрунтуватися на єдиних принци­пах, вільних від відомчої обмеженості і відокремленості різних видів обліку – бухгалтерського, статистичного й оперативного.

З цього принципу випливає необхідність усунення відокремле­ності і дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинен реєструватися тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі й аналізі.

Сьогодні установлюються єдині форми бухгалтерської звітності, наближені до міжнародних стандартів. Усі підприємства й організації, що є юридичними особами (кооперативи, орендні, колективні і приватні підприємства, спільні підприємства й організації), складають бухгалтерський баланс і звіт про фінансові результати за єдиними формами. Єдність звітних форм ґрунтується і на загальних принципах обліковості.

Ефективність аналізу може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес виробництва згідно з його результатами. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика як найшвидше. Оперативність інформації – одна з найваж­ливіших умов організації правильного обліку, аналізу і контролю на всіх підприємствах різних форм власності. Однак діюча зараз система бухгалтерського і статистичного обліку цій умові повною мірою поки що не відповідає. Звітність, що надходить у зведені ланки, як прави­ло, не має значення для оперативного керівництва. У кращому випад­ку вона використовується як відхідний матеріал для складання бізнес-планів на майбутнє. Для поточного управління діяльністю підприємств необхідний оперативний облік, питання методології і техніки якого вимагає докладної розробки. Лише принципово інша система еконо­мічної інформації й обробка її за допомогою швидкодіючих електрон­них машин забезпечать своєчасне надходження необхідних звітів.

Раціональна система інформації припускає скорочення обсягу переданих даних, тобто вимагає мінімуму витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища чи процесу потрібна різнобічна інформація, адже при її відсутності аналіз буде неповним. З іншого – над­ли­шок інформації затягує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. Звідси випливає необхідність вивчення корисності інформації й удоско­налювання інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введенням потрібних. На основі необхідної (можливо, суворо обме­же­ної) кількості базисних показників, що постійно накопичуються в ­пам'яті комп’ютера, можна обчислювати всі похідні показники, виписувати динамічні ряди, робити потрібні зіставлення.

Важливе значення мають питання збереження первинних даних у запам'ятовуючих пристроях і терміни їхнього збереження. Інформа­ційно-логічні машини, без яких неможливе здійснення принципів кібернетичного управління, наділяються винятковою пам'яттю, але й вона не безмежна. Тому варто обмежити економічну інформацію вихід­ни­ми, базисними даними. Більш того, можна раціоналізувати і передачу вихідних даних, включаючи інформацію лише про їхні зміни (+, -), списувати застарілі дані, час від часу розвантажуючи пам'ять машини.

Дослідження корисності економічної інформації, раціональності інформаційного потоку в умовах його систематичного наростання – справа складна: постійно уточнюються взаємозв'язки економічних явищ і процесів; іноді змінюються традиційні уявлення про зв'язки між госпо­дар­ськими показниками; здійснюється їхня критична пере­оцін­ка. В цих умовах не завжди можливе використання раніше існуючих систем показ­ників для виявлення тенденцій і закономірностей у формуванні інформа­ційного потоку на майбутній час для цілей інформаційного прогнозу­ван­ня, тим більш, що в даному випадку мова йде про інфор­мацію, яка ха­рактеризує теперішні події, що мають ймовірний хара­к­тер. До того ж постійно приходиться мати на увазі критерій інформа­ційної корисності.

Систему економічної інформації сучасного підприємства можна охарактеризувати в такий спосіб: економічна інформація вкрай неод­норідна; схема взаємозв'язків окремих її видів відзначається певною складністю, до того ж чітко виявляється тенденція до їхнього подаль­шого ускладнення. Поряд з систематичним ростом обсягу інформації відчувається нестача її для прийняття управлінських рішень.

У той же час зростання потоку інформації приводить до надмір­ності даних. Потреби наукової організації управління викликають необ­хідність вивчення інформаційного потоку в напрямку, що сприяє стри­муванню зростання, яке відбувається, його обсягів і ліквідації інфор­ма­ційної недостатності за рахунок усунення зайвих даних.

Економічний аналіз, виступаючи основним споживачем інформа­ційних даних, використовуваних у процесі ретроспективного, поточ­но­го і перспективного аналізу, скоріше, ніж будь-яка інша спеціальна наука, виявить достоїнства та недоліки діючої системи економічної інформації.

Усі джерела даних для економічного аналізу поділяються на пла­нові, облікові та позаоблікові.

До планових джерел відносяться всі типи планів, які розроб­ля­ються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники й ін.

Джерела інформації облікового характеру – це всі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного й оперативного обліків, а також усі види звітності, первинної облікової документації.

Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку і звітності, де найбільш повно відбиваються господарські явища, процеси, їхні результати.

Одним із найважливіших принципів бухгалтерського обліку є принцип достатньої аналітичності формуючих, відображених у системі звітностей даних. Не всі корисні зведення можуть знайти свій вияв безпосередньо в звітності, частину їх приходиться давати додат­ково у вигляді доповнень і приміток до звітності, аналітичних записок, графіків. Це актуалізує проблему змісту і структури бухгалтерського звіту. Дана проблема розглядається в двох аспектах: припустимого ступеня уніфікації звітних форм і структурного надання річного звіту.

Цілі бухгалтерської звітності, як і аналізу, визначаються потре­ба­ми користувачів, тому вони повинні містити дані про результати фінан­сово-господарської діяльності, а також про поточні зміни у фінансо­во­му стані та змінах, що відбуваються в ньому за звітний період.

Конкретизація цілей бухгалтерської звітності може бути виконана різними способами, найчастіше будують ієрархічну структуру дерева цілей. Винятково важливою для розуміння логіки побудови звітності є ідентифікація якісних характеристик інформації.

Одне з основних достоїнств бухгалтерської звітності як засобу комунікації – її аналітичні можливості. Аналіз річного звіту компанії входить до основних розділів поточної діяльності фінансових служб підприємства. Важливість його визначається тим, що в умовах ринкової економіки бухгалтерська звітність суб'єктів, які господарю­ють і є єдиним засобом комунікації, невірогідність якого дуже ви­сока і за певних умов підлягає незалежному аудиту, стає найважли­вішим елементом інформаційного забезпечення аналізу фінансово-господарської діяльності. Саме бухгалтерська звітність у сукупності зі статистичною й поточною інформацією фінансового характеру дозво­ляє одержати перше і досить об'єктивне уявлення про стан і тенден­ції змін економічного потенціалу можливого контрагента об'єк­та інве­сти­­цій.

Дані статистичного обліку, в яких міститься кількісна характе­ри­стика масових явищ і процесів, використовуються для вивчення й ос­мислення взаємозв'язків, виявлення економічних закономір­но­стей.

Оперативний облік і звітність сприяє більш оперативному в порів­нянні зі статистикою та бухгалтерським обліком забезпеченню аналізу необхідними даними і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних досліджень.

До позаоблікових джерел інформації належать документи, які регулюють господарську діяльність, а також дані, які належать до раніше перерахованого. До них належать нормативно-правова база (за­кони, укази, постанови й ін.), господарсько-правові документи (дого­вори, угоди тощо) і т. ін.

Єдина система економічної інформації себе цілком виправдовує, якщо на її основі будуть вчасно робитися висновки, якщо аналіз машин­них даних (отриманих виробничих показників, динамічних рядів, вико­наних угруповань і зіставлень, оптимальних значень змінних величин) буде оперативним. Взаємозв'язок економічного аналізу й інформації виражається в тому, що в процесі аналізу здійснюється контроль за самою інформацією, що, в свою чергу, служить вихідною базою для проведення аналізу. Перевірка вихідних даних завжди вважалася одним із важливих етапів організації аналітичної роботи. У зв'язку з перебу­довою інформаційної служби контрольна функція аналізу значно під­силюється.