Документирование сети распределения

Этапы по документированию сети распределения, определению требований к доставке и созданию базы данных можно выполнять одновременно. Основная цель этих этапов в понимании существующей системы и определении требований к будущей системе. При документировании существующих систем, информация должна собираться об оптовых базах и системах транспортировки. При сборе информации на оптовых базах, очень важно документировать все существующие объекты, т.к. в результате исследования могут появиться рекомендации о закрытии, перемещении или расширении объектов. О каждом объекте нужно собрать следующую информацию:

• Использование пространства. Определяет использование оптовой базы. Это позволит вам определить объем физического пространства для товарных запасов, который потребуется, если этот объект будет закрыт после завершения анализа. Здесь также определяется, сколько еще товарных запасов можно разместить на этом объекте.

• Схема расположения и оборудование. Составьте список оборудования и его схему расположения на каждом объекте. Если у вас есть список оборудования, то будет легче определить необходимые инвестиции в новый объект или расширение существующего объекта.

• Операционные процедуры склада. Узнайте процедуры отбора заказов и отгрузки. Если два наименования продукции хранятся в одном месте хранения, то отбираются и отгружаются ли они вместе? Узнайте различия в операционных методах на разных объектах. Это может помочь вам понять, почему на одном из объектов достигнута более высокая производительность на одного работника. Узнайте, как заказы для пополнения запасов размещаются или поставляются на оптовую базу.

• Уровни персонала. Задокументируйте уровни по должностям. Узнайте какие должности можно объединить. Соберите данные об уровнях оплаты труда, включая дополнительное вознаграждение.

• Объемы приемки и отгрузки. Узнайте количество прибывающих и убывающих грузовиков и количество погрузочных платформ. Это важно, если на объекте потребуется увеличить производительность.

• Характеристики здания. Соберите характеристики здания, такие как высота в свету, уровень освещения, пространство для колонн и т.д. Соберите эту информацию по той же причине, что и информацию о схеме расположения оборудования, но помните и о возможном расширении.

• Доступ к объекту. Просмотрите доступ к основным автострадам. Определите какие будут последствия для затрат на грузоперевозки.

• Ежегодные операционные расходы. Соберите данные о расходах на аренду, налоги, страховку, обслуживание, энергию и другие расходы объекта.

• Товарные запасы. Соберите информация об обороте и уровне товарных запасов, покрытии запасов, безопасном уровне запасов и управлении запасами типа ABC (по популярности и значимости). Имея эту информацию, можно определить объединенную экономию объектов. Также, соберите информацию, какие и сколько товарных запасов медленно перемещаются или являются сезонными, чтобы помочь определить, не нужно ли их централизованно разместить на одном объекте или воспользоваться услугами общественного склада. Определитесь с целями для товарных запасов на будущее.

• Отчеты о работе. Узнайте, как измеряется работа с точки зрения требований к обслуживанию, выполнения заказов, точности отгрузки и т.д.

Следующая информация должна собираться о системе транспортировки:

• Типы груза и скидки. Соберите информацию о типах груза и тарифах. Кроме типов груза, соберите информацию о скидках по перевозчикам или объектам. Также важно понимать, когда предлагаются скидки (при каких параметрах, например: маршруты, минимальный вес).

• Операционные процедуры транспортировки. Узнайте, как выбирается данный вид транспорта и данный перевозчик.

• Требования к доставке. Какие есть требования к доставке (дней доставки) от заказчика в днях, и как измеряется работа перевозчика? Измеряется ли выполнение заказов?

• Вес и объем пополняемых запасов. При каком весе измеряется объем трейлера? Получите эту информацию с каждого пункта пополнения запасов и для типичного груза товаров смешанного ассортимента.

В конце посещения объектов, нужно провести собрание проектной группы, на котором обобщаются собранные данные, и дается оценка каждому объекту. Это оценка даст группе большее понимание своих операций и, скорее всего, им удастся обнаружить неизвестную руководству информацию, которая будет полезна при разработке вариантов.

При документировании будущих требований к сети распределения потребуется понимание стратегии сбыта и прогноз продаж. В следующем списке приведены вопросы, на которые должны ответить отделы сбыта и продаж:

• Появится ли какая-нибудь новая продукция? Из каких источников? Где будет рынок сбыта (географически)?

• Какие параметры у заказов прямо сейчас? Например, какие минимальные размеры заказа? Есть ли изменяющиеся условия заказа (например, плата за быстрое обслуживание)?

• Какие тенденции существуют на рынке (в изменениях упаковки, у оптовых торговцев, у крупных торговцев большими партиями)?

• Увеличение продаж за год?

• Изменения среди заказчиков – меньше клиентов заказывают более крупные по объему заказы, больше заказов на одного заказчика или больше заказчиков?

• Географические сдвиги, увеличение продаж по географическим регионам?