Как применить на практике

После того как выбор сделан, и общий план составлен и одобрен, приходит время для подробного планирования и воплощения. Также как в выборе вариантов, здесь тоже есть зарекомендовавшая себя методика, увеличивающая вероятность успеха.

1. Планируем применение. Стратегия применения была достаточной для получения одобрения, но теперь ее нужно детализировать. Отсутствие подробных планов – это наиболее распространенная ошибка при внедрении.

2. Разрабатываем функциональный список предложений. Будет ли система интегрироваться работниками компании или внешним поставщиком, функциональные спецификации необходимы, чтобы компания получила систему, которая ей нужна. Функциональные спецификации выходят за рамки функционального описания, разработанного раньше, т.к. будут более подробными. При приобретении системы у внешнего поставщика покупатель получает преимущества от конкурентной ситуации на рынке.

3. Составляем уточненный список компаний-претендентов. При выборе поставщика системы, цель состоит в выборе от трех до шести фирм, имеющих достаточные опыт и квалификацию. Нужно принять решение, будет ли интегратором основной подрядчик, или различные продавцы могут действовать независимо при поставке своих компонентов.

4. Запрашиваем конкурентные предложения. Функциональный список предложений, корпоративные условия закупок и инструкции претендентам – вот содержание запроса о предложениях. Во время периода подачи предложений, ожидается и предполагается взаимодействие между покупателем и претендентами. Вопросами для обсуждения могут быть как техническое толкование и пояснение предложенных спецификаций, так и условия соглашения. Это естественно.

5. Выбираем поставщика и приобретаем нужную систему. Хорошо, чтобы предполагаемая компания-поставщик направила своего представителя для ознакомления проектной группы со своими предложениями. Оценка предложений должна быть тщательной и беспристрастной, учитывающей интересы покупателя. Критерии выбора должны быть определены заранее и разделены по значимости.

6. Подготовка работников. После выбора поставщика, настало время больше вовлечь в этот процесс тех, кто использует систему. Как минимум, они должны информироваться о стадиях воплощения. Нужно использовать любую возможность использовать их опыт и понимание.

7. Проводим приемные испытания. Эти испытания являются типовыми и могут начаться на объекте поставщика еще до отгрузки. Окончательные тесты приемки проходят на объекте покупателя. Это отличное время для привлечения пользователей (практических работников) системы.

8. Устанавливаем оборудование и систему. Установка может оказаться сложным делом, особенно если существующие операции проходят на том же самом участке. Именно здесь окупаются усилия по подробному планированию внедрения.

9. Операции запуска. Сейчас начинается реальная жизнь. Реальные операторы, реальные требования потребителей и реальные системы. В каком-нибудь романе, мы назвали бы это кульминацией!

10. Отладка системы. Во всех системах есть проблемы при установке. Системы с наименьшими проблемами – это те, где провели подробное планирование и составили спецификации. Просто сделайте это, но сделайте это быстро!

11. Выполняем послеустановочный аудит. По крайней мере, через шесть месяцев после запуска системы проводится послеустановочный аудит. Эта проверка нужна, по крайней мере, для достижения двух целей. Это возможность скорректировать курс. Из-за неадекватного планирования, изменения требований или изменения целей, но изменения бывают необходимы. Вторая цель – это изучение и ответственность. Те, кто планировал систему и внедрял ее, должны измерить ее эффективность и обеспечить, чтобы она использовалась так, как планировалась.