Документирование непроизводственных видов деятельности

Кроме стандартов, определяющих задачи в каждой складской деятельности и время для их выполнения, необходимо также знать и контролировать деятельность работников, которая не предназначена для склада. Удивительно, какие действия, происходящие ежедневно, обнаруживаются при анализе. Контролеры ответственны за данное количество работников. Управляющие предполагают, что эти работники выполняют свою работу все 40 часов в неделю, с приемлемыми нормами и допусками из-за усталости, личного времени и неконтролируемых задержек в рабочем процессе. Однако есть обоснованные ежедневные события, которые уменьшают количество часов, которые работники могут регулярно посвящать складским видам деятельности. Эти "другие часы" включают в себя оплачиваемые отгулы и отпуска, перерывы, время для контролера, собрания, время, потраченное на обучение и специальные проекты и т.д. Данные о «других часах» могут быть получены из данных об истории компании (например, процент прогулов) или из запланированной информации, такой как график отпусков или план обучения.

Частая ошибка, которую допускают управляющие, например, состоит в том, чтобы 800 часов, необходимых для выполнения работы рассчитывать как 8 часов на одного работника в день. При таком вычислении потребуется 100 работников. Это непрактичный подход к определению необходимого для операции персонала. Вспомним про традиционную систему с двумя перерывами на чашку кофе, которая так популярна в американской промышленности. Два 10-минутных перерыва плюс некоторое время, необходимое для начала смены и окончания смены, дают 30 минут непроизводственного времени в день. В этом случае, предполагаемое производственное время работника составит 7,5 часов в день. Пример с 800 часами работы станет ближе к реальности, если мы посчитаем количество необходимых людей на основе 7,5 часов на работника в день или 107 работников в целом.

На Рис. 10.1 иллюстрируется типичная ситуация для отрасли. Будет полезно для контролеров и управляющих проанализировать, как работники во время своей смены законным образом тратят время не на работу и планировать работу отделов соответственно. В данном примере рассматривается 10 работников. Каждому из них платят за 40 рабочих часов в неделю. Обратите внимание, что один работник находится в оплачиваемом отпуске и не работает. При кадровом планировании отпуска и больничные часто упускаются из виду. Важно обратить внимание, что в этом примере контролер не имеет в своем распоряжении работников, которые бы работали все 400 часов.

Рис. 10.1 Использование трудовых ресурсов

В колонке 1 представлены часы, которые, как обычно предполагается, работник доступен для выполнения заданного объема работы. Это количество часов, за которые работнику платят. Колонка 2 – это объем потерянного времени в 40 часовой рабочее неделе из-за оплачиваемых отпусков или больничных. Колонка 3 – это объем потерянного времени каждую неделю из-за двух десятиминутных перерывов на кофе и 10 минут на начало и завершение рабочего дня. Эта цифра варьируется на разных складах. В колонке 4 представлен объем времени, необходимого для собраний группы, решения проблем или непрерывного улучшения деятельности. Колонка 5 – это время, необходимое работнику, от момента прекращения работы до ее возобновления, для амбулаторной медицинской помощи, будь то порезанный палец, жар, головная боль, головокружение, проверка зрения и осмотр глаз водителя вилочного погрузчика или другое, определяемое компанией, обследование. В колонке 6 представлен объем времени, потерянного из-за мероприятий и программ, посещаемых работниками. Колонка 7 касается работы профсоюза, которая, в зависимости от традиций компании, может вестись и за счет времени, выделенного на дела компании. В колонке 8 документируется время, которое работники временно работают на другой отдел. В колонке 9 документируется неизмеряемая работа или специальные проекты, в которых работник занят за рамками своих обычных обязанностей. В колонке 10 документируется потерянное время, когда один или несколько членов группы не выполняли свои производственные функции по независящим от них причинам. В колонке 11 представлена общая сумма колонок 2 - 10. Колонка 12 – это общий объем работы теоретически заданной в этом примере и выполненной. Колонка 13 – это чистый объем времени работника, когда он доступен для выполнения своей работы. Процент эффективности по отношению к заработной плате подсчитывается делением колонки 12 на колонку 1. Мы видим, что группа была эффективна только на 84,6%. Процент эффективности по отношению к доступности высчитывается делением колонки 12 на колонку 13. Мы видим, что группа была эффективна на 100,5%.

Если управляющие складом и контролеры не ведут, в каком либо виде, регистрации работы и не имеют стандартов для сравнения, то могут очень легко ошибиться при оценке усилий работников. Также, если непроизводственные виды деятельности не планируются и не проектируются, то будет трудно выявлять тенденции в происшествиях или инцидентах с травмами, излишнего общения, когда есть законные поводы для посещения других участков, или подобных ситуаций, которые влияют на эффективное использование складских трудовых ресурсов.