Последние тенденции

За последнее десятилетие, материально-техническое обеспечение третьей стороны приобрело большую популярность. Существенный рост объемов внешнего материально-технического обеспечения очевиден, хотя эксперты и расходятся во мнениях относительно объемов их проникновения на рынок. Роберт В. Делани сообщает, что третья сторона в настоящее время обеспечивает свыше 20% основных функций материально-технического обеспечения, тогда как в 1992 – меньше 10%.³ "У привлечения внешних ресурсов материально-технического обеспечения есть огромные возможности роста. Американские производители сегодня нанимают компании третьей стороны только для 12% своего материально-технического обеспечения. Из-за возросшей конкуренции в мировой экономике, компании, стремясь к большей эффективности, будут привлекать внешние ресурсы в объеме от 25% до 30%".⁴ Независимо от действительных чисел, нет сомнения в действительном существенном росте использования внешнего материально-технического обеспечения, особенно складского хранения третьей стороны, в пищевой промышленности и отрасли потребительских товаров. В других отраслях промышленности: автомобильной, технической, упаковочной и строительных материалов переход к привлечению внешних ресурсов может быть не настолько существенен, но, тем не менее, заметен. Этот рост использования складского хранения третьей стороны привел к существенному росту требований к поставщикам услуг третьей стороны. Эти ожидания не всегда оправдываются, что ведет к смене поставщика услуг третьей стороны, разочарованию и даже разрушительным последствиям для карьеры. Этот непрерывный рост спроса на складское хранение третьей стороны привел к появлению значительного количества новых поставщиков складского хранения третьей стороны. Меньше чем десятилетие назад было всего лишь несколько поставщиков складского хранения третьей стороны, предлагавших любые формы обслуживания по всей стране. Десять лет назад, в отрасли доминировали сильные региональные и городские операторы, За последние несколько лет, многие из них объединились вместе, чтобы сформировать современные общенациональные системы. Сегодня есть целый ряд общенациональных операторов материально-технического обеспечения третьей стороны с основой на складском хранении и с основой на транспортировке, а также бесчисленные региональные операторы, часто объединенные функциями обслуживания и сбыта.

Рис. 5.1 Перечень видов внешнего обслуживания

Кроме того, есть значительное количество региональных, городских и специальных операторов, предлагающих услуги склада третьей стороны. Рост складского хранения третьей стороны побудил многие организации начать работать в сферах, в которых у них были минимальные знания и опыт. Это делает процесс выбора и оценки возможностей исключительно важным.

Как выбирать оператора третьей стороны

Выбор оператора, предлагающего услуги склада третьей стороны, должен осуществляться с помощью исследования и сбора информации. Ниже предлагается вариант такого процесса.

• Сбор исходной информации, чтобы определить рынок, необходимое обслуживание и общий объем работ,

• Разработка требований к возможностям и рассмотрение ответов от возможных альтернатив третьей стороны,

• Оценка возможностей всех кандидатов,

• Оценка возможностей финалистов на месте,

• Выбор поставщика услуг третьей стороны.

Первым этапом в этом процессе является сбор информации внутри вашей организации, чтобы определить конкретный рынок, необходимое обслуживание и общий объем работы, ожидаемый вами от склада третьей стороны. Среди собранных данных должна быть такая основная информация как:

• Характеристики продукции,

• Прогнозируемые объемы,

• Методы приемки ввозимой продукции,

• Упаковка, сортировка при приемке,

• Осмотр при приемке,

• Размеры продукции,

• Вес,

• Объем,

• Срок годности,

• Поврежденные изделия,

• Сезонное распределение.

И другие характеристики заказов:

• Принято,

• Количество заказов, получаемых ежедневно, еженедельно, ежемесячно,

• Любое сезонное распределение принимаемых заказов,

• Метод передачи заказов,

• Формат, в котором они были приняты.

Кроме того, вам потребуется собирать типичные характеристики заказа, т.е. количество наименований продукции в заказе, количество изделий в наименовании продукции, типичный размер выполненного заказа (вес и физический объем) и другие характеристики. В-третьих, должны собираться данные по отдельным отгрузкам. Будут ли они частичной отгрузкой? Будут ли они объемом меньше чем грузовместимость автомобиля? Будут ли они объемом в полную грузовместимость автомобиля? Кто будет выбирать перевозчика? Кто будет вести переговоры об оплате? Кто будет заниматься платой за перевозку, управлением транспортировкой? Какими ожидаются цикл заказа, время отгрузки и другие характеристики обслуживания? Какое количество заказов будет приниматься, обрабатываться и отгружаться ежедневно, еженедельно, ежемесячно? Есть ли какое-нибудь сезонное распределение такой деятельности, т.е. максимумы по месяцам, и/или пики отгрузки в каждом месяце года? Характеристики заказов? Есть ли специальные требования к маркировке, накладной, декларации груза и т.д.? Наконец, должны быть собраны данные о дополнительных услугах перевозчиков. Они могут включать в себя специальную упаковку, маркировку, приклеивание ценника, термоусадочную упаковку, переупаковку, дополнительную упаковку, специальные товарные запасы, подсчет циклов, специальную экспортную документацию, административные отчеты, и/или любое другое дополнительное обслуживание.

После того как эти данные собраны, внутри вашей организации должно существовать ясное понимание конкретных видов деятельности, которые вы ожидаете от складского хранения третьей стороны. Должно быть предполагаемое соотношение между обслуживанием, ценой и/или другими возможными переменными. Ожидаемые виды деятельности должны быть ясно выражены и содержать как стратегические, так и тактические управленческие подходы в отношениях между вашей организацией и складом третьей стороны. После того как вы собрали вышеуказанную информацию, вы готовы перейти к составлению списка возможных операторов логистики третьей стороны, способных выполнить необходимое вам обслуживание. Есть ряд справочников и ассоциаций, которые можно использовать как отправной пункт. К сожалению, слишком часто эти источники информации являются неполными. Лучше обратиться за помощью к людям, знакомым с этим рынком. Эти люди могут быть как внутри вашей собственной организации, так и специалисты из других организаций, например, из одной с вами ассоциации. Во многих случаях, может потребоваться помощь консультанта, имеющего экспертные знания в данной области.

После определения возможных операторов, следующим этапом будет составление запроса предложений. Запрос предложений должен основываться на уже выполненной работе. Этот запрос предложений отправляется возможным операторам третьей стороны, предоставляя им достаточное время для ответа. Ответы должны быть в заранее определенном формате. Этот формат облегчает вам процесс оценки. В то же время нужно помнить, что это первый шаг отбора кандидатов среди складов третьей стороны. Нижеследующие критерии оценки могут использоваться для такого первоначального просмотра запросов предложений.

Критерии оценки

Перед тем как отправлять запрос предложений предполагаемым операторам складского хранения третьей стороны лучше составить список вопросов для оценки, ваши ожидания, и критерии сопоставления ответов. Ниже предлагается подборка из 14 вопросов для оценки и критерии их сопоставления.

Общенациональные операторы с множеством складских объектов

Если общенациональная сфера действия важна для вашей организации, то, в идеале, оператор складского хранения третьей стороны должен быть с хорошо развитой общенациональной сферой действия и иметь региональные представительства, соответствующие рынкам вашей организации. У такой третьей стороны будут прекрасные возможности для обслуживания всех объектов со временем отклика в 24, 48 и 72 часа.

Рейтинг Описание

4 Развитая общенациональная сфера действия с региональными объектами, соответствующими рынкам вашей организации,

3 Хорошая общенациональная сфера действия с некоторыми недостатками,

2 Ограниченная общенациональная сфера действия не меньше чем с тремя региональными объектами,

1 Не обеспечивает общенациональной сферы действия,

0 В настоящее время не имеет множества объектов.

Управление товарными запасами и контроль

При обеспечении полного набора услуг, часто необходимо управлять товарными запасами. Для этого третья сторона должна обладать возможностями по управлению товарными запасами и контролю, включая в себя оборот товарных запасов, повторные заказы, закупку и прогнозирование.

Рейтинг Описание

4 Современный уровень систем управления товарными запасами и контроля, установленных и работающих,

3 Главные приложения по управлению товарными запасами и контролю установлены,

2 Существует основная структура для управления товарными запасами и контроля,

1 Минимальные возможности,

0 Недостаточные возможности или отсутствие управления товарными запасами и контроля.

Получение и обработка заказов

В цикле заказа есть четыре основных этапа: получение заказа, управление товарными запасами, заполнение заказа и транспортировка. Первым компонентом будет получение и обработка заказов. У идеального оператора третьей стороны будет современный уровень получения и обработки заказов, установленная система и довольные клиенты.

Рейтинг Описание

4 Современный уровень получения и обработки заказов, установленная система и довольные клиенты,

3 Некоторые недостатки в установленной и работающей системе получения и обработки заказов,

2 Частичная система получения и обработки заказов,

1 Организация в настоящее время обдумывает покупку и/или освоение системы получения и обработки заказов,

0 Системы получения и обработки заказов нет, и не планируется.

Операции по отбору и упаковке заказов

Вашей организации может потребоваться отбор отдельных партий, и обслуживание по отбору и упаковке таких изделий.

Рейтинг Описание

4 Современный уровень операций с отбором заказов, отбором и упаковкой по отдельности,

3 Имеются операции с отбором заказов, отбором и упаковкой по отдельности,

2 Частичные операции с отбором заказов, отбором и упаковкой по отдельности,

1 Есть опыт операций с отбором заказов, отбором и упаковкой по отдельности, хотя в настоящее время нет таких обслуживаемых объектов,

0 Нет операций с отбором заказов, отбором и упаковкой по отдельности, и нет показателей, что у управляющих есть какой-нибудь опыт в этой сфере.

Заполнение заказов

Кроме операций по отбору или отбору и упаковке заказов по отдельности, очень важны текущие возможности по заполнению заказов по отдельности. Такое отдельное заполнение заказа включает в себя операции по получению заказов, обработке, отбору, упаковке, отгрузке, отслеживанию и уведомлению о получении данных.

Рейтинг Описание

4 Современный уровень возможностей установленной и работающей системы по обработке отдельного заполнения заказов, включая получение заказов, уведомление о получении данных, декларацию груза, отслеживание и т.п.,

3 Существуют необходимые виды деятельности по заполнению заказов,

2 Управляющие имеют опыт в заполнении заказов, хотя в настоящее время и не на всех региональных объектах, но необходимые возможности для этого есть,

1 Ограниченные возможности по заполнению заказов и/или управленческий опыт,

0 Нет возможностей по заполнению заказов и/или отсутствует управленческий опыт.

Виды деятельности по собиранию / упаковке / с добавленной стоимостью

Кроме обычных четырех этапов по получению заказов, управлению товарными запасами, заполнению заказов и транспортировке, обычно ассоциирующихся с привлечением внешних ресурсов материально-технического обеспечения, есть растущая необходимость в обслуживании с добавленной стоимостью (с дополнительными позитивными характеристиками). Эти виды деятельности включают в себя: упаковку, комплектование, сортировку, испытание на отказ, тестирование, ремонт, модификацию и слесарную обработку.

Рейтинг Описание

4 Существующие операции обеспечивают бесчисленные виды деятельности с добавленной стоимостью для целого ряда различных заказчиков, включая в себя многие их выше упомянутых видов обслуживания с добавленной стоимостью,

3 Виды деятельности с добавленной стоимостью выполняются на ряде объектов для различных заказчиков,

2 Есть ограниченные с добавленной стоимостью виды деятельности,

1 Управляющие понимают и могут предоставить виды деятельности с добавленной стоимостью, хотя в настоящее время такого обслуживания нет,

0 Нет видов деятельности с добавленной стоимостью и/или опыта у управляющих.

Подтверждение подлинности кредитной карточки

При осуществлении деятельности по получению заказов вашей организации может потребоваться подтверждение подлинности кредитной карточки. Если вашей организации нужен полный набор видов деятельности по заполнению заказа, то подтверждение подлинности кредитной карточки может быть очень важным.

Рейтинг Описание

4 Современный уровень компьютерных возможностей соединения существует как часть систем по получению и обработке заказов и позволяет подтверждать подлинность всех кредитных карточек,

3 Система подтверждения подлинности кредитных карточек существует и в настоящее время работает,

2 Возможно ограниченное подтверждение подлинности кредитной карточки с помощью ручного или полуавтоматического процесса,

1 Подтверждение подлинности кредитной карточки может быть предоставлено через отдельные контакты с компанией, продающей товары по кредитным карточкам,

0 Нет и не будет вариантов подтверждения подлинности кредитной карточки.

Выставление счета-фактуры, кредит и сборы

Кроме подтверждения подлинности кредитной карточки при операциях между компаниями часто необходимо иметь возможности для кредита и сборов, включая выставление счета-фактуры за отдельную отгрузку.

Рейтинг Описание

4 Современного уровня система существует как часть системы по получению и обработке заказов, чтобы обеспечивать деятельность по кредитованию и сборам, подтверждению кредита, пределам кредита и выставлению счета-фактуры за отдельную отгрузку,

3 Существует система по обеспечению кредитования и сборов и выставлению счета-фактуры за отдельную отгрузку,

2 Есть основные элементы системы по обеспечению кредитования и сборов и выставлению счета-фактуры за отдельную отгрузку,

1 Нет системы по обеспечению кредитования и сборов и выставлению счета-фактуры за отдельную отгрузку, но управляющие уверены в своих возможностях по выполнению этих видов деятельности,

0 Нет системы по обеспечению кредитования и сборов и выставлению счета-фактуры за отдельную отгрузку, и у третьей стороны нет какого-либо желания заниматься данной деятельностью.

Возможности предварительной сортировки

Для лучшего соответствия требованиям вашей организации по транспортировке и доставке, от третьей стороны может понадобиться деятельность по предварительной сортировке для подготовки отгрузки с максимально возможными скидками.

Рейтинг Описание

4 Возможность полной предварительной сортировки существует для обработки отправляемого груза вашей организации, с предоставлением заказчикам максимально возможных скидок за такую предварительную сортировку,

3 В настоящее время существуют ограниченные возможности предварительной сортировки,

2 Возможности предварительной сортировки понимаются и могут предоставляться,

1 Третья сторона хочет выполнять предварительную сортировку отправляемого груза,

0 Нет предварительной сортировки, и у третьей стороны нет желания выполнять эту работу.

Обработка возвратов

Если в вашем бизнесе необходима обработка возвратов, то третья сторона должна иметь такие возможности. Возможность заниматься возвратами от потенциальных покупателей, каталоги, операции между компаниями и другие формы распределения часто исключительно важны для успешности операций третьей стороны.

Рейтинг Описание

4 Существующие системы занимаются обработкой возвратов и частичной отгрузкой, а также возмещением и пополнением товарных запасов,

3 Системы с ограниченными возможностями в настоящее время занимаются обработкой возвратов и частичной отгрузкой, а также возмещением и пополнением товарных запасов,

2 Есть возможности ручной обработки возвратов,

1 Есть минимальный опыт в обработке возвратов,

0 Нет возможностей для обработки возвратов.

Декларация груза

При обслуживании многих организаций необходимо иметь систему автоматического декларирования груза, чтобы подтверждать отгрузку и отслеживание отдельных заказов.

Рейтинг Описание

4 Современного уровня системы декларации отгружаемого груза установлены и являются неотъемлемой частью систем поступления и обработки заказов,

3 Отдельные системы декларации отгружаемого груза установлены и в настоящее время используются,

2 Есть возможность отдельных деклараций отгружаемого груза,

1 Третья сторона думает об установке отдельных систем декларации отгружаемого груза,

0 В настоящее время нет систем декларации груза и возможность их установки не рассматривается.

Структура операционного управления

Для того чтобы оператор услуг третьей стороны мог предоставлять материально-техническое обеспечение, ему необходимо иметь управленческие возможности и операционную структуру для быстрого применения и последовательного осуществления операций.

Рейтинг Описание

4 Есть структура операционного управления, обеспечивающая однородные операции на общенациональной основе; поддержка крупномасштабных операций с помощью централизованного персонала и отличной организации управления на местах,

3 Есть квалифицированный персонал в центральном офисе и поддержка отдельных крупномасштабных операций на местах,

2 Есть операционная организация с хорошим операционным опытом по выполнению заказов, который может пригодиться при выполнении необходимых операций,

1 Есть хороший опыт операционного управления,

0 Сомнительные операционные, организационные возможности.

Организационное стратегическое направление

Для того чтобы партнерство между вашей организацией и возможным оператором услуг третьей стороны было успешным, у обеих сторон должна быть общая стратегическая цель или тип бизнеса. Многие организации материально-технического обеспечения третьей стороны стратегически объединены отгрузкой объемами в полную грузовместимость автомобиля или полную паллету в розничной или оптовой торговле, и/или выполнением заказов небольшими по размеру грузами. Если тип бизнеса вашей организации отличается от стратегического направления возможного партнера, то подходите ли вы друг другу?

Рейтинг Описание

4 Оператор услуг третьей стороны стратегически заинтересован и ищет ваш тип деятельности и отгрузки,

3 Ваш тип деятельности и отгрузки – неотъемлемая часть стратегических планов оператора услуг третьей стороны,

2 Ваш тип деятельности, хотя и не является главной стратегической целью оператора услуг третьей стороны, однако является частью его общего стратегического плана развития,

1 Ваш тип деятельности и отгрузки является меньшей частью стратегического плана оператора услуг третьей стороны,

0 Ваш тип деятельности и отгрузка небольших по размеру грузов не являются частью стратегического направления оператора услуг третьей стороны.

Финансовая стабильность

Финансовая поддержка оператора услуг материально-технического обеспечения третьей стороны не может быть целью вашей организации, а так как этот оператор будет смотрителем за вашими товарными запасами, то его финансовая стабильность в бизнесе (чтобы он не запятнал имидж вашей организации) крайне важна.

Рейтинг Описание

4 Продемонстрирована ясная финансовая стабильность третьей стороны,

3 Сильные финансовые позиции, хотя и не были ясно продемонстрированы, но нет причин, чтобы сомневаться в их наличии,

2 Хорошая финансовая стабильность под вопросом из-за недостаточной продолжительности бизнеса, недавних приобретений, крупных долгов и/или других обстоятельств,

1 Неустойчивая финансовая стабильность и/или сомнительная способность участия в таком партнерстве,

0 Неприемлемый уровень финансового риска.

После того как вы получили ответы на запрос предложений, можно сделать первоначальную оценку, используя критерии оценки, приведенные выше. Вам нужно сократить число кандидатов до приемлемого количества. После сопоставления рекомендательных писем, опыта работы в важной для вашей организации конкретной области, и общих суммарных ответов, вы оставляете небольшое количество из первоначального списка операторов услуг третьей стороны, чтобы перейти к их оценке на местах.