Как электронный обмен данными может повлиять на складские операции

Оптовые торговцы через электронный обмен данными получают от изготовителей уведомления о предстоящей доставке и посылают через электронный обмен данными уведомления о предстоящей доставке своим потребителям. Если эти потребители – это розничные торговцы с другими потребителями, то цепочка уведомлений о предстоящей доставке может продолжиться еще на один уровень. Другой вариант – это электронный обмен данными изготовителей и оптовых торговцев с общественными перевозчиками. И внутри организаций и изготовители и оптовые торговцы могут поддерживать связь между своими объектами через электронный обмен данными и уведомления о предстоящей доставке.

Или главная ЭВМ изготовителя посылает уведомление о предстоящей доставке главной ЭВМ оптового торговца, которая передает данные из полученного уведомления о предстоящей доставке складской системе. В таком случае, изготовитель сообщает оптовому торговцу существенные подробности об отгруженных товарах: сколько коробок в партии, количество и изделия в них, вес и количество паллет, марку грузовика и дату и время прибытия грузов. Особенно нужны оптовым торговцам серийные номера и сроки годности, т.к. на сбор этой информации самими оптовыми торговцами потребовалось бы слишком много трудовых затрат.

Склад готовит партию товаров для отгрузки потребителю и затем посылает похожие данные на главную ЭВМ оптового торговца. В это же время, оптовый торговец может осуществить электронный обмен данными с общественным перевозчиком, который повезет грузы потребителю, сообщив перевозчику, какие размеры грузовика потребуются, и, предоставив информацию, которая позволит перевозчику составить график и маршруты движения грузовиков. Перевозчик позднее отвечает оптовому торговцу уведомлением о предстоящей доставке, сообщая информацию о состоянии и доставке.

Концепция уведомлений о предстоящей доставке основывается на отношениях доверия между партнерами по бизнесу. Каждая сторона доверяет, что партия товаров, указанная в уведомлении о предстоящей доставке, будет ему точно соответствовать. В результате, когда товары прибывают, процесс приемки проходит очень быстро. Принимающая сторона может просто просканировать продукцию и размещать ее, отмечая только расхождения. Это облегчает возможность объединения функций приемки и размещения.

Появляются и другие преимущества от использования электронного обмена данными и уведомлений о предстоящей доставке между деловыми партнерами:

1. Управление погрузочными платформами для приемки множества трейлеров с партией товаров,

2. Прогнозирование персонала и оборудования, необходимых для разгрузки грузовиков,

3. Быстрое обнаружение прибывающих изделий, которые нужны для перепродажи или задолженных заказов,

1. Знание заранее требований к складскому пространству и резервирование этого пространства,

2. Планирование размещения (с помощью радиокоммуникаций или напечатанных списков изделий для отбора),

3. Прогнозирование необходимых для размещения персонала и оборудования.

Т.е. уведомление о предстоящей доставке предоставляет данные для планирования работ с прибывающими грузами. Оптовый торговец знает размеры и особенности доставляемых грузов и как их обработать. Кроме того, оптовый торговец может спланировать распределение товаров и разослать подобным образом подробные уведомления о предстоящей доставке своим потребителям, т.к. заранее известно, какие и когда товарные запасы будут в наличии. Все преимущества, которые оптовые торговцы получают при приемке товаров от изготовителей, равным образом относятся и к потребителям, получающим товары от оптовых торговцев.

Потребителями могут быть гигантские компании розничной торговли со своими оптовыми базами, обслуживающими других потребителей. Отправляемое оптовым торговцем уведомление о предстоящей доставке дает розничному торговцу всю подробную информацию, необходимую для передачи магазинам через складские уведомления о предстоящей доставке. Процесс напоминает снежный ком, переходящий от изготовителей к оптовым торговцам, к розничным торговцам и к конечным пользователям. Во время всех этих передвижений продукция остается под наблюдением.

В общем, уведомления о предстоящей доставке требуют отношений с высокой степенью точности. Скажем, у оптового торговца и потребителя есть соглашение о 99,9% точности отгрузок. Потребитель знает, что отгрузка будет точной, и дату и время прибытия товаров. Часто соглашения составляются таким образом, чтобы оптовые торговцы и изготовители, посылающие уведомления о предстоящей доставке своим потребителям, могли получать от потребителей отчеты о работе. В этих отчетах указывается степень точности уведомлений о предстоящей доставке и что потребителям нравится и не нравится в полученных товарах.

Электронный обмен данными – это принятый отраслью стандарт для обработки информации и ее электронной передачи от одного пункта к другому в цепочке поставок. А не проще ли было бы использовать факс? Т.к. электронный обмен данными управляется компьютером, то главная ЭВМ может автоматически собирать, форматировать и распределять своевременную информацию для всех заинтересованных сторон, включая склад и отделы закупок, обслуживания потребителей, диспетчеров — всем бизнес-подразделениям, которым эта информация необходима. В противном случае, для сбора этой информации потребовалось бы слишком много труда, например, для сбора серийных номеров и других уникальных данных о коробках или партиях товаров.

Каковы размеры типичной компании, использующей электронный обмен данными? Ответ сегодня совсем не тот, что был пять лет назад. Использование электронного обмена данными стало обязательным условием бизнеса. Массовые розничные торговцы настаивают на использовании электронного обмена данными, чтобы обмениваться информацией со своими бизнес-партнерами; многие отказываются иметь дело с поставщиками без электронного обмена данными. Эти компании розничной торговли достаточно крупны, чтобы навязать свои условия меньшим по размерам компаниям.

Уведомления о предстоящей доставке и электронный обмен данными сейчас приемлемы даже для небольших компаний, хотя у них может быть меньшая автоматизация. Т.к. небольшие компании, как правило, используют менее современные компьютеры, многие обрабатывают информацию вручную и вводят ее через клавиатуру в какой-нибудь транзакции с электронным обменом данными, вместо того, чтобы в каждом внутреннем процессе информация собиралась автоматически. Кроме того, не все компании предоставляют своим деловым партнерам одинаково детализированные уведомления о предстоящей доставке.

Подготовка информации, перекодировка ее для электронного обмена данными и ее отправка – это не так дорого. В мире радиокоммуникаций и управляемых компьютерами операций, подготовка данных является частью обычного рабочего процесса. Оптовые торговцы, не использующие электронный обмен данными, очень серьезно ограничивают свои возможности в бизнесе.